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第14章 对时间的态度:立即去做,决不拖延(1)

*不浪费时间

就算不能第一个到办公室,也不做最后那个姗姗来迟的人。

时间是由分秒积成的,用“分”计算时间的人,比用“时”来计算时间的人,时间多59倍。所以,善于利用零星时间的人,总会做出更大的成绩来。因为时间观念差而在职场上屡屡受挫,已不是什么新鲜事。在老板眼中,下属的所有时间都属于公司,都属于工作。迟到、早退、一加班就开始抱怨的人不可能干好工作。

一位成功的职业人土这样告诫他的后辈:“就算不能第一个到办公室,也不做最后那个姗姗来迟的人。在星期一早上,如果你能比其他人都早到一些,即使只是趁别人还没有进办公室之前查查自己的电子邮件,或者整理一下办公桌,都会让自己提早进入一周的工作状态。同时跟周围的人比起来,你的精神显得特别愉快,也绝对是当天最让上司眼睛一亮的员工。”

所以,在工作中积极主动的员工总会比公司所规定的时间早到几分钟,利用这短短的几分钟,使自己的心沉静下来,准备迎接一天工作的挑战,在下班前注意整理桌面,重要文件归档,确认第二天的工作。

上班时间丝毫马虎不得,要充分利用起来,提高工作效率,否则,你的工作常常落在别人后面,别说升职加薪,恐怕连下月的薪水都无处去领。

经专家研究发现,人们的精神状态和时间密切相关,不同的人最有效率的时间段也不同,但无论如何要把最重要的事情放在自己做事最有效率的时间去做,以达到充分利用时间的目的。

那么,一天中什么时间最适合于从事重要的工作呢?专家发现,上午的后段和晚上的中段是人的精神状态最佳的时刻,在此时就可以去处理各种棘手的工作和创造性思考。中午之后,人开始有睡意,下午2~3点,人的工作效率到达了“谷底”。那么这段时间就可以从事一些不是太重要的工作或是休息。晚上6~8时,人的体温达到一天之中的最高点,许多人在这之后会出现精神状态变差的情况,这时你可以读读报纸、看看电视等以放松一天的精神紧绷状态。

一般情况下,人们早晨醒来后最好不要赖床,否则会失去很多宝贵时间。早起不仅有益身体健康,还有利于节省时间或为上午工作做各种准备。

在你工作忙的时候,总会有许多不必要的电话来找你,扰乱你的思绪,最好的办法是请秘书替你挡驾和过滤,若你还没有资格请个秘书,买一部电话录音机吧,若还有困难,请公司的接待员暂时帮忙,替你把信息记下来,或请比较空闲的同事接听所有电话。

当你的工作告一段落后,抽一点时间去复电,当中可能会有重要事件。或者,干脆在午饭前或下班前再复电给他们。除了电话,一些讨厌的同事在你最忙的时候来烦你,有秘书当然可以挡驾,有独立办公室,不妨挂个“不见客”牌子在门外;若你的办公桌是在一处大空间,你不妨放一个大钟在桌上,告诉来访者你只给他数分钟,对方仍死缠烂打,不妨离开座位表示有事办;或利用便条与其他同事联系,省去了多讲无聊话的时间。

在办公室里“煲私人电话粥”是不适宜的。要将私人事务完全摒诸于公事以外,十分不容易;我们也难以将公事从私事里划分出来。比较好的做法是将私人电话好好安排一下。给自己一个限制,就是谈私人电话不要超过十分钟,这样一来不会阻挠自己的工作进度,也不会影响别人。

试想,你的老板来找你,可你正抓着电话,在与友人大谈昨晚狂欢之事,老板会有什么感受呢?老板一定认为你在“盗用”公司的宝贵时间,间接要他多付出了工钱!

更好的做法是将私人电话全安排在固定时间里去打,如上班前、午饭后、下班后等,或者在完成一个任务后,告诉你的亲戚朋友,在什么时候打电话才最适合。

一些成年人,他们荒芜时间以后,就变得精神颓废。有些人到了三十岁出头,就开始沉溺在平淡舒适的刻板生活之中。他们看电视、看电影、打牌,甚至不工作。他们没有学习,没有充分运用时间,培养自己的心智,若他们不察觉并改变生活方式,就会老化、颓废。唐朝百丈禅师说:“一日不作,一日不食。”要维持一个人心灵的健康,一定要避免时间的荒芜。生命的真理就是勤奋工作,让自己振作起来。

若你想用最少的时间,发挥最大的工作效率,你必须注意下列各点:

1.为每件工作定下最后完成的时间,除非在很特别的情况下,不然不要拖延。

2.对于不是自己分内的工作,坚决地说个“不”字。

3.如果你整天的工作排得满满的,应该把一些必须马上完成的事情抽出来,专心处理。

4.假如你觉得自己的心情不好,应先放下工作,让自己有松弛的机会,待心情好转时再投入工作。

5.中午时间,不要安排太多的会议,你可以利用午餐时间会见客户,尽量利用每一个机会。

6.若你能用电话直接处理事务,就不要浪费时间写信。

7.把文件整齐排列,你不需费时找寻资料报告。

制定行动进度表,能使你系统地了解整个计划,那是累积经验的好办法,请别忘了考虑一下其他的成果,做到一举数得,才是真正好的计划。

根据进度表,虽然小节不需你操心,但了解全盘情况则是你的责任。还有,请考虑各个方面的反映,对执行者的表现表示一下欣赏。一件任务的成功,是不可能只归功于你一个人的!

怎样才能在短促的时间内,把工作做得最好?

1.不管你面对的工作怎样艰巨,你都保持心平气和,集中精力,把自己需要完成的事情都记录下来。

2.把整件工作划分为几个独立完成的部分,每个部分又分成多个容易解决的步骤,使工作变得有条理,方便自己着手进行。

3.每天为自己制定出先完成的工作目标,并且分先后次序,一切依照计划进行。

4.把较为复杂又艰巨的工作,放在最先完成,这样可帮助你减轻工作的压力,发挥你的潜能。

5.把你已经完成的步骤记下来,再看看你还有什么需要改进的地方。

6.为每一个独立步骤定下最后完成的期限,不论在什么情况下,都不要让自己拖慢工作的进度。

7.不要只顾工作,忘了常反省一下,要知道一味埋头苦干会迷失方向,而自己却不知道。

*领会上司意图

要学会领会老板意图,读懂老板心理需要长期练习。只有经常紧紧跟着老板关心的敏感点进行思考,才会具有把握老板意图和工作思路方面超过别人的可能性。

领会老板意图,最能考验你的社交水平。我们经常听到老板说某某“悟性好”,也经常听到老板抱怨某某“死脑筋”。由此可知,善于表现的重要方面是领悟老板的意图。

一次,曾国藩召集众将开会,研究当时的军事形势说:“诸位都知道,洪秀全是从长江上游东下而占据江宁的,故江宁上游乃其气运之所在。湖北、江西都被我收复了,仅剩皖省,若皖省克服……”

曾国藩手下的爱将李续宾,此时已经清楚了曾国藩的意思。顺势道:“大帅的意思,是想要我们进兵安徽?”

“对!”曾国藩欣赏地看了李续宾一眼,“续宾说得很对,看来你平日对此早有打算。为将者,踏营攻寨计算路程尚在其次,重要的是要胸有全局,规划宏远,这才是大将之才。续宾这点上,比诸位要略胜一筹。”

李续宾一句话就赢得曾国藩这么多的信任和夸奖,实在是太高明了。

要学会领会其意图,读懂老板心理需要长期练习。只有经常紧紧跟着老板关心的敏感点进行思考,才会具有把握老板意图和工作思路方面超过别人的可能性。

很多公司都要求员工对公司的指示或命令,要以迅速无误的态度来接受。一般说来,员工必须做到正确地听懂公司所下的指示,在接受指示时,应该留意以下八点:

(1)被上司叫到时,要马上回答“是”,而且立刻准备纸张和笔记,朝上司的位子移动。

(2)笔直地站在上司位子前方约一步的左侧。

(3)边听指示,边记下“5w2H”重点,数字、专有名词、人名等尤其要弄清楚。(“5W2H”之中的“5w”是:When、Where、Who、Why、What,即:何时、何地、何人、何因、何事;“2H”是:How、HowMuch,即:如何、多少。)

(4)应好好理解指示,并不光是听(hear),还要用心地倾听下来(listen)。

(5)有疑问或不懂之处,应该在上司指示完后才发问。

(6)复述上司的指示——为防止听错或未充分了解,而必须如此做。在重复指示内容时,须将“5w2H”说清楚,特别是日期,更应该弄清楚。

(7)如果员工的工作和时间无法配合,不能自行调整,应该向上司报告。要知道,轻易做出承诺是失败的根源。

(8)直属上司以外的主管做出指示后,应该向自己的直属上司报告,让他了解。这样做,是为了避免工作流程出现混乱。

*立刻去做

从某种意义上讲,“万事俱备”还是个“窃贼”,它会窃取你宝贵的时间和机遇,让你的工作不能迅速、准确、及时地完成,从而毁掉你走入老板视线的机会。

一天,6岁的王安外出玩耍,发现了一只嗷嗷待哺的小麻雀。他决定带回家喂养。走到家门口,忽然想起未经妈妈允许,他便把小麻雀放在门后,进屋请求妈妈。在他的苦苦哀求下,妈妈答应了。但是,当王安兴奋地跑到门后时,小麻雀已不见了,看到的是一只意犹未尽的黑猫。原来,小麻雀已经成了黑猫的腹中餐了。

由此可见,“万事俱备”固然可以降低你的出错率,但致命的是,它会让你失去成功的机遇。企盼“万事俱备”后再行动,你的工作也许永远没有“开始”。世间永远没有绝对完美的事。“万事俱备”只不过是“永远不可能做到”的代名词。

所以,不管从事什么行业,当老板给了你某项工作后,抓住工作的实质,当机立断,立即行动,只有这样,成功才会大限度地垂青于你。

然而,往往在事情到来之时,总是先有积极的想法,然后头脑中就会冒出“我应该先……”这样一来,你的一只腿就陷入了“万事俱备”的泥潭。一旦陷入,结果就很难说了。你顾虑重重,不知所措,无法定夺何时开始……时间一分一秒地浪费了,你陷入失望情绪里,最终只有以懊悔面对仍悬而未决的工作。

很多时候,你若立即进入工作的主题,会惊讶地发现,如果拿浪费在“万事俱备”上的时间和精力处理手中的工作,往往绰绰有余。而且,许多事情你若立即动手去做,就会感到快乐、有趣,加大成功几率。一旦延迟,愚蠢地去满足“万事俱备”这一先行条件,不但辛苦加倍,还会失去应有的乐趣。

比如,一个艺术家行走在路上时,某种灵感如同闪电般闪现在他的脑海里。如果他在那一刹那迅速执笔,把那个灵感画在身边的某一片纸上,或者他的衣服上,必定会有意外收获。可是这个艺术家一定要等回到了画室,展开了画布,调好了颜料等等,才执笔捕捉。结果,待一切就绪后,无论他再怎么苦苦思索,美好的灵感火花却早已模糊,难觅其踪了。

难怪有人讥讽地评判,说做事奢求“万事俱备”的人,是最容易被失败俘虏的人。从某种意义上讲,“万事俱备”还是个“窃贼”,它会窃取你宝贵的时间和机遇,让你的工作不能迅速、准确、及时地完成,从而毁掉你走入老板视线的机会。

你若希望自己能以“积极者”的形象在老板心中生根发芽,赶快鞭策自己摆脱“万事俱备”的桎梏,即刻去做手中的工作吧。只有“立即行动”,才能挟制“万事俱备”的“第三只手”,把你从“万事俱备”的陷阱中拯救出来。

一旦你成为做事迅捷的人,你也就成为老板心中的一块“宝”。因为对于凡事立即行动的人,老板在布置工作之余,无需再辛苦地鞭策督促。

做主管的人,有时不能只求完美,很多事情就是赶鸭子上架,先让整个项目动起来再说。比如一个项目主管负责一个组的项目,假设某个地方还缺少某样东西,在这种情况下,语言描述哪儿缺了什么东西是很难说明问题的,最好通过结果导向,直接来分配、组装,完整演示一遍。很多项目都采用实实在在的试用版演示这一方式,实际上这也是结果导向的一种思维方式。

立即行动吧。这种态度还会消减准备工作中一些看似可怕的困难与阻碍,引领你更快地抵达成功的彼岸。

有个农夫新购置了一块农田,可他发现在农田的中央有一块大石头。

“为什么不铲除它呢?”农夫问。

“哦,它太大了。”卖主为难地回答说。

农夫二话没说,立即找来一根大铁棍,撬起石头的一端,意外地发现这块石头的厚度还不及一尺,农夫只花了一点儿时间,就将石头搬离田地。

也许,在开始的时候,你会觉得做到“立即行动”很不容易,因为这样难免发生失误。但最终你会发现,“立即行动”的工作态度,会成为你个人价值的一部分。当你养成“立即行动”的工作习惯时,你就掌握了个人进取的秘诀。当你下定决心永远以积极的心态做事时,你就朝自己的成功目标迈出了重要一步。

当老板交给你工作,就立即行动吧!

*要能独当一面

如果你把一摊子事独立做得很好,比如在公关或理财方面干得出色,上司就会觉得在这方面离了你就不行,觉得你的存在并非可有可无,那样你的价值和地位才能得以巩固,才能在单位立足扎根。

企业的全面工作只由上司来把握,但是其中每部分都要有具体的人分工负责,这种分工的特点就要求下属要有独立性,能够独当一面,替上司处理一摊子问题。

事实上,上司从解决问题的角度讲也不可能事必躬亲,他的精力不允许他每件事情都操心过多,更何况有些尴尬的事情上司不便于出面,需要有那么一些员工做“马前卒”挡驾。

工作有独立性,独当一面也是员工“生存”和发展的必备素质。如果你把一摊子事独立做得很好,比如在公关或理财方面干得出色,上司就会觉得在这方面离了你就不行,觉得你的存在并非可有可无,那样你的价值和地位才能得以巩固,才能在单位立足扎根。另一方面,一个人做下属可能只是一种“过渡”,在“过渡”时期积累工作经验和锻炼各种能力是很重要的,要想在未来顺利走上更重要的岗位,也需要有较强的决策能力。

然而,很多员工在独立性方面表现相当差,一味地依靠上司,离开上司就一事无成。在上司面前不敢发表自己的主张,唯唯诺诺,做事无主见,没有独创性,惟上司的命令是从。这样的下属上司并不喜欢,至少觉得靠不住,甚至认为有之不多、无之也不少。有些员工在工作中连需要干什么、怎么干、干得怎样,一点也不清楚,凡事都向上司请示、向上司汇报,不仅不让上司省心,还给上司增添了不少麻烦,把上司搞得焦头烂额,结果把上司搞得很心烦。

没有独立见解的员工不是好员工,上司决策时很希望下属出谋划策,想出一些“点子”供他参考。当然,这些见解并不一定被采纳,但它至少可以启发上司的思路,帮助上司修正他的决策。只有这样,上司才能重视你。

独当一面更多地体现在能干大事上,能够替上司承担一些棘手的问题是决策能力的重要表现。

要能够独当一面,需要一种重要的能力,就是工作要有主导性。

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