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第2章 树立高效意识(1)

方法1 一切从效率出发

保险公司职员Joseph谋到一个新的位子,在美国Price Smart担任信息员。在他看来,自己大学的学历,肯定能够胜任百货零售的工作。

信息员的工作很简单,就是将来自四面八方的客户的电子邮件、电话、信函记录、登记、整理,然后送交下一个部门处理。由于人员紧缺,Joseph没有能够参加公司的培训。但是,上班第一天,Joseph就发现自己简直太差劲了,就连办公室业绩最差的、刚从学校毕业的女同事也比他的工做出色。

Joseph很不服气,但他认为正如那些包裹员能闭着眼睛将条形码打好一样,这项工作也不过是个熟能生巧的过程。Joseph注意提高工作技能,改进工作方法,比如打字的速度,一边接听电话一边工作等。但是,一个月下来,Joseph的业绩依然垫底。

普尔斯马特总部人力资源管理部的专员找到Joseph,帮助他分析工作效率低下的原因。表面上来看,Joseph比同事们工作都认真卖力,但一天下来,效果就是不明显。专员发现,Joseph有很多不好的工作方法。

这天刚上班,Joseph打开计算机、布置好登记本和原子笔,投入到紧张的工作之中。只见他打开邮箱,阅读所有电子邮件,然后copy到计算机上。接着接听电话,登记电话内容;一会儿工友送来信函,Joseph开始拆阅信件……;MSN图示闪动,Joseph急忙停下工作回复信息;不一会,同事请求Joseph帮忙,Joseph又不得不停下工作……。

专员摇摇头,说:“Joseph,不是你不努力,而是你没有高效意识。”Joseph耸耸肩,他不得不承认,自己长期从事保险公司的办公室工作,养成了慢条斯理地工作的习惯。专员让Joseph离开座位,安排到一位老同事的旁边让他观摩。

老同事干起事来慢腾腾的,Joseph实在看不出什么技巧。电话铃声响了,老同事摁下按钮,通过便携式耳麦对话:“嗯,好,发电子邮件给我吧。”接听一个电话不到30秒,就这30秒他还拆阅了一个无效的信件。

计算机上图标闪烁,提示有电子邮件到来,但那位老同事并不急忙接收,过了一阵,他打开信箱,一共35封信件,他一一打开浏览,然后将信件分别放入分类的文档夹里。接着,他将收集到的有用的客户信息集中起来,统一发送出去。他的工作就完成了。

通过对比分析,Joseph发现自己在保险公司养成了无人监督的工作习惯,缺乏一切从效率出发的意识。看似同样的工作,自己就比同事业绩差,因为他将大量的时间浪费到无用的工作上去了。老同事的工作方法,看似并不勤快,实际上每个环节都非常优化。比如,他使用有线耳麦,将摘拿听筒的时间和手解放出来;他不经常性地处理邮件,便于时间的零存整取;他将电子邮件分类整理,可以让工作更加条理化,缩短工作时间;他善于完成阶段性工作,便于及时清零,为下阶段工作扫清障碍。

这些提高工作效率的方法,可能一天两天就能学会,但要真正贯彻到工作时间中却需要很长的时间。第二次世界大战之后,为了从挫折中迅速恢复起来,日本松下公司让员工牢固树立效率意识,不但创造了拼命三郎式的超负荷工作法,还将管理和生产的每一个环节都尽量简化。他们缩短午餐和午休的时间,将车间的一切杂物清理干净,给工人营造一个从灯光、空气到墙壁颜色都尽量有利于提高效率的工作环境,然后给每个工人制定了完成每道工序的最低时间。通过种种手段,松下不断发展成为高效生产的典范。作为个体的人,也必须从最初就养成一切从效率出发的方法,才能从每一个生活细节都注意矫正低效的动作,不断提高效率。

一切从效率出发,加倍珍惜时间,不但不浪费每一寸光阴,而且还可以主动改进工作方法,养成良好行为方法,节约出来大量的时间。每天在心头喊几声“效率,提高效率!”,就会克服许多浪费时间的行为,可以谢绝许多耽误时间的应酬;喝咖啡闲聊的时间、网络游戏的时间还有看肥皂剧傻笑的时间,只要善加利用,都会变成促进事业进步的财富。

树立一切从效率出发的意识,便会从点滴做起,合理规划生活和工作,让自己永远保持良好的状态投入到工作中,获得比别人更为优秀的执行力。富有效率的人,像吃饭和睡觉这样的日常琐事都会合理安排,不会贪吃贪睡,不会接受没有意义的应酬,不会无谓地加班熬夜;他们会将生活琐事暂时抛在脑后,以便集中时间和精力攻克工作的难关;也会抓紧时间休闲娱乐,充分地享受生活,为高效率提供身心保证。

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