案卷标题要简明确切，注明保管期限，卷内文件排列的顺序应在案卷标题中得到反映。
§§§第八节公文归档
公文归档是将立卷后的公文按归档制度向档案部门移交，作为档案保存：
应建立归档制度，确立归档范围、时间及要求。
一、范围
归档范围，就是公文立卷部分所述的立卷范围，凡是反映本机关活动的工作情况，具有查考、保存、利用价值的公文都应该立卷归档，这些文件主要包括：本机关收进的文件、本机关向外发出或在内部使用的文件。归档的重点应该是本机关形成的文件。
应当准确地掌握公文的立卷归档范围，既要防止“有档不归”，保证该归档文件收集整齐完整，又要防止“有文必档”，保证不该归档的文件不立卷归档，属于立卷归档范围的文件材料，不管是永久保管、长期保管、短期保管的文件，都要向档案部门归档。
掌握了公文归档与不归档的范围，对保证案卷的质量，节省人力、物力、时间，确保机关档案的准确、齐全、完整，有着重要的意义。
二、时间
归档时间即向档案部门移交案卷的时间。“归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。”（《办法》）具体时间一般在第二年上半年（即7户1日以前）向档案部门移交。有些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体情况另行商定归档时间。
三、要求
即对归档案卷的质量要求，根据有关规定，向档案部门移交案卷必须移交案卷（移交）目录，清点核对，接收的案卷应符合下列要求：
1．“要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要情况。”（《办法》）归档文件必须收集齐全完整，包括应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的页数都收集齐全完整，归档文件必须是经过整理、立卷、编目的案卷，能正确地反映本机关的主要工作情况和历史面貌，而不是一些散乱的文件材料，这是保证归档质量的前提。
2．文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。
3．归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
4．“拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。”（《办法》）
5．“联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。”（《办法》）
6．“本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。”（《办法》）
四、手续
文秘部门按照案卷的排列顺序，用钢笔或毛笔填写编制案卷（移交）目录后，即向档案部门办理归档手续，交接时，档案部门要对接受的案卷进行严格检查，核对无误，双方可在案卷移交目录的备考表上签字盖章并填明交接日期，交接目录一式三份，一份留存文秘部门备查使用，另两份由档案部门保存使用。
§§§第九节公文管理
公文管理指对公文从形成、运行、办理、利用到存放、销毁等过程的组织、监督工作。公文管理直接关系到整个机关、部门的工作效率及国家秘密的安全，是公文处理的一个重要环节。
一、内容
1．发文办理的管理
是对以本机关名义制发公文的过程的管理，包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这一阶段的管理，其任务是确保公文的质量。主要是把好三关：一是把好内容关，在公文内容上确保符合国家的法律、法规及其有关规定，反映的情况准确无误，提出的措施和方法具有可操作性等；二是把好规范体式关，检查公文是否符合行文规则，使用的格式是否规范等；三是把好文字关，对文字进行润色修改，使文字准确无误、标点正确、符合语法规范，写作结构严谨、条理清楚、直述不曲、篇幅简短等。
2．收文办理的管理
是对收到公文的办理过程的管理，包括签收、登记、审核、批办、承办、催办等程序。这一阶段的管理主要是确保公文办理的效率，一是了解核实情况，把握政策依据，保证拟办意见的正确性；二是及时传递，加强催办，保证公文及时办理；三是保证公文的安全运行。
3．公文归档过程的管理
是对办理完毕后的公文的管理，包括将公文办理完毕后的具有查考价值的公文及时整理（立卷）、归档；将不具归档和存查价值的公文销毁，这一阶段的管理主要是确保归档文件的完整性、安全性、保密性，并能及时为机关提供有效的服务。
“机关合并时，全部公文应当随之合并管理。关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。”（《办法》）
二、组织管理
1．由文秘部门或专职人员统一集中管理
《办法》对公文管理工作的机构设置和人员组成作了统一规定，即“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁”。要求公文由文秘部门或专职人员统一管理，这是加强公文的组织管理的关键，只有建立统一的公文管理机构和专职人员，才能协调和保证公文管理工作中高效率、高质量、高效能地运行。
随着公文管理科学化的深入和现代科学技术的不断进步，机关公文逐渐趋向一体化管理的趋势，这既反映了机关管理对信息综合利用的需求，也反映了公文管理工作发展的内在规律。专设文秘部门或专职人员统一集中管理公文，实施统一的文件运行机制，是与公文处理的程序相适应的，公文处理是一个严密的系统，其公文的收发运转，上承下联是有机衔接、环环相扣的处理流程，建立一个统一的管理组织，既可防止因管理分散、环节过多而影响工作效率，又可防止因环节的脱节而贻误工作。
公文实行统一集中组织管理，要做好五个方面工作：
①统一渠道，即一个机关的公文，无论是接收还是发出，都应从文秘部门一个口子进出；
②统一处理程序，如收文办理、发文办理等都应由文秘部门按统一的程序办理；
③统一查办反馈，凡需办理的公文，均由文秘部门统一审核、拟办、催办等；
④统一行文制度，严格遵循统一的行文制度行文；
⑤统一文件管理，即公文的收、发、传、存、销应由文秘部门按统一规定进行。
2．建立健全有关制度
“文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。”（《办法》）建立健全本机关公文处理的各项规章制度，使公文管理制度规范化，做到公文处理的各个环节都有章可循，手续清楚，责任明确，严防文件丢失和泄密。
包括三个方面：
①定岗位职责，做到各个岗位的工作任务明确，每个文秘人员的职责明确、固定；
②定操作程序和操作要领，使各岗位人员统一按规范操作；
③定工作标准，包括数量标准、质量标准和时效标准，各项标准应尽可能做到量化，具有可操作性。
三、翻印
《办法》规定：
“上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。”
“公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。”
四、印发
“公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明盖章。”（《办法》）
五、销毁
“不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。”（《办法》）
1．销毁文件的范围
①上级下发的文件、材料不需归档立卷的，或归档立卷后重份文件；
②本机关制发的文件，归档立卷后的余份；
③不相隶属机关抄送本机关无存档价值的文件、材料；
④无归档立卷价值的内部刊物、资料等；
⑤上级机关指定销毁的文件、材料等。
2．销毁文件的程序
①清点。将无存档保存价值的文件材料清理出来，逐份核对点清，并注明“销毁”字样。
②登记。“销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。”（《办法》）
③签批。销毁文件登记后，送机关文秘工作的领导审核批准，领导批准后方可销毁。
④备案。文件销毁后，监销人员要在《文件销毁登记表》上签字，写明销毁时间。销毁登记要长期保存。
3．销毁文件的要求
①销毁文件必须实行两人监销制度，个人不得私自销毁文件。“销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。”（《办法》）
②待销文件、材料，绝对不准当废纸出售给废品收购部门，以防泄密。
③“公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。”（《办法》）
