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第1章 接电话的文明

如何接电话,也是一门艺术,要想做一个合格的受话人,有许多礼仪要学。首先,要做好通话前的准备,无论是私人还是公务电话,尤其是后者,应该在电话机旁准备好一些物品:如电话记录本和记录用笔等,不要总是在需要时告诉对方“请等等,我去拿纸和笔”。这样既拖延了通话时间,也是不礼貌行为。

其次,听到电话铃声,应尽快放下手中所做的事情去接电话。有些单位规定铃响三声内接电话,这是很有必要的。受话人所说的头一句话应当是亲切地问候对方“你好”。

电话铃响时,如果自己正在与客人交谈,应先向客人打声招呼,然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为外人所知,可以告诉对方“我身边有客人,一会儿我再给你回电话。”

为了尊重对方,在听电话时一定不要与旁人打招呼、说话、吃东西或小声议论某些问题,如果在听电话的过程中非要处理某些事物,一定要向对方打个招呼,并道声对不起。如遇接电话时房间内有许多人正在开会或聊天,可先请他们停下来,然后再接电话。

在通话过程中,为了使对方知道自己一直在倾听,或表示理解与同意,应不时地轻声说些“嗯”“是”“对”“好”之类的短语。工作时间打电话,最好简洁明快,千万不要在电话中聊天,以免影响他人的工作。

通话完毕后,可以询问对方“还有什么事吗?”或者“还有什么要吩咐的吗?”这一类客套话,既是表示尊重对方,也是提醒对方,请对方先放下电话之后,再轻轻放下自己的电话。

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