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第11章 管理时间的能力—充实人生的关键(2)

一个人大部分的重大成就——包括一个人在专业、知识、艺术、文化或体能上所表现出的大多数价值,都是在他自己的一小段时间里达成的。 用20/80法则来表述就是,80%的成就是在20%的时间内达到的;反过来说,剩余的80%时间,只创造了20%的价值。

所以,我们有必要花一点时间去印证20/80法则,几分钟也好,几小时也行。试着找出在时间的分配与所得的成就之间,是否真的有一种不平衡现象。你最有生产力的20%的时间,是不是创造出了80%的价值?你80%的快乐,是不是来自生命中20%的时间?

我们对于时间的品质及其扮演的角色所知甚少。许多人用直觉即可明白这个道理,而千百个忙碌的人并不知道学习管理时间,他们只是瞎忙。我们必须改一改我们对待时间的态度,用时间的20/80法则来提高自己运用时间的效率。

精确地计算时间

雷巴柯夫曾经说过:“时间是个常数,但对勤奋者来说,则是个变数。”

要科学地支配时间,时间管理者就必须彻底清除含糊不清、陈旧的计时单位和计时方法。诸如“一会儿给你打电话”、“走了一会儿啦”、“吸支烟的工夫”,等等。这些表示时间的单位和方法,写小说可以,放在生活中就不适合了。一顿饭可以吃10分钟,也可以吃2小时,甚至更长,用“吃顿饭的时间”来描述时间长短是极不准确的。想要在高科技时代有效地管理时间,就必须彻底丢弃这些含糊不清的时间概念。

法国哲学家爱尔维修说得好:“实际上,大多数人的幸福或不幸,主要区别于这10个或12个小时使用是否巧妙。”精确地计算时间,可以杜绝时间使用上的无计划状态,可以堵住浪费时间的漏洞,可以把全天每个环节富余下来的分分秒秒的零碎时间,拼接成大的“时间板块”去干更有价值的事。节约了时间就等于创造了时间,赢得了时间就等于赢得了主动。成功者与失败者的区别也就在这里。

爱迪生从小就对很多事物感到好奇,而且喜欢亲自去试验一下,直到明白了其中的道理为止。长大以后,他就根据自己这方面的兴趣,一心一意做研究和发明的工作。他在新泽西州建立了一个实验室,一生共发明了电灯、电报机、留声机、电影机、磁力析矿机、压碎机等总计两千余种东西。爱迪生的研究精神,使他对改进人类的生活方式做出了重大的贡献。“浪费,最大的浪费莫过于浪费时间了。”爱迪生常对助手说,“人生太短暂了,要多想办法,用极少的时间办更多的事情。”

一天,爱迪生在实验室里工作,他递给助手一个没上灯口的空玻璃灯泡,说:“你量量灯泡的容量。”他又低头工作了。

过了好半天,他问:“容量多少?”他没听见回答,转头看见助手拿着软尺在测量灯泡的周长、斜度,并拿了测得的数字伏在桌上计算。他说:“时间,时间,怎么费那么多的时间呢?”爱迪生走过来,拿起那个空灯泡,向里面斟满了水,交给助手,说:“里面的水倒在量杯里,马上告诉我它的容量。”助手立刻读出了数字。

爱迪生说:“这是多么容易的测量方法啊,它又准确,又节省时间,你怎么想不到呢?还去算,那岂不是白白地浪费时间吗?”助手的脸红了。

这个故事告诉我们一个道理,人生的意义就是时间。

有一个“剪时间尺”的游戏可以阐明人生就是时间的意义,很通俗,也非常形象。

首先,你要准备一把80寸长的软尺。假如你有80岁寿命,那么每1寸就代表1年,1~20岁可能是你不能自主的,截下不谈。现在你的软尺有60寸,表示你20~80岁的时间。你60~80岁这20年是老年时期,处于半退休或退休状态,所以你可以用剪刀把软尺上表示你60~80岁20年时间的20寸剪去。现在你的软尺只剩下40寸——你一生的黄金时间。

一般人平均每天睡眠8小时,一年365天,一年平均的睡眠时间约是1/3,40年中睡眠时间是13年,软尺便剩下27寸。

一般人每天早中晚三餐,平均需要25小时,一年大约用去912小时,40年便是36480小时,相当于4年时间,所以请你把软尺剪去4寸,现在的软尺还剩下23寸。

在交通上,如今一般人每天用于交通的时间平均为15小时,40年便是219万小时,等于25年。请你在软尺上剪下25寸,现在软尺剩下205寸了。

如果你每天用于与朋友聊天闲谈、打电话的时间,或平时闲聊的时间是1小时,40年就用去了146万小时,等于15年,那么现在你的软尺应该剩下19寸。

此外,据统计,一般人平均每天花在看电视上的时间接近3小时,而一些事业有成的社会精英则每星期少于1小时。假设你每天平均看电视3小时,40年所用去的时间就是438万小时,亦即等于5年时间。请你在软尺上剪去5寸,现在它剩下来的应该是14寸,也就是仅有14年时光……

上述计算方法很精准,并没有夸大其词。试问:以这短短14年时光去养活自己80年的人生,可能吗?

答案是不可能的。这个游戏告诉我们:人生就是时间,能够精确地计算时间,合理地利用时间,才能把握人生存在的价值。

充分利用闲暇时间

如果你总感觉学习或工作的时间不够用,那么不妨试试将闲暇时间充分利用起来。

闲暇时间也称作零碎时间,是指不构成连续的时间或一个阶段与另一个阶段衔接的空余时间。由于这样的时间不起眼,往往被人们毫不在意地忽略过去。零星时间虽短,但若一日、一月、一年地积累起来,其总量是相当可观的。充分利用闲暇时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但日子久了,一定会有惊人的成效。

我国宋代文学家欧阳修说:“余平生所做文章,多在三上——马上、枕上、厕上。”

三国时董遇读书的方法是“三余”:冬者岁之余;夜者日之余;阴雨者晴之余。也就是说充分利用寒冬、深夜和阴雨天,别人休息的时间发奋苦学。他还认为“三余广学,百战雄才”。

看来,闲暇时间里确实蕴藏着伟大的力量,它足以使你成为不同寻常的人。

古今中外,凡事业有成者,都是十分珍惜和善于驾驭闲暇时间的人。

世界闻名的科学家爱因斯坦就是一个榜样。他组织的“奥林比亚神学院”,每晚照例开会,因为与会者都是大忙人,只能利用晚上闲暇时间相聚。开会时,他们手捧茶杯,边饮茶,边议论科学上的各种问题。后来相继问世的各种科学创见,有不少产生于这个例会上。据说,他们用过的茶杯和茶壶,已列为英国剑桥大学的一种“独特设备”,它起着永远鼓励科学家们充分利用闲暇时间,沟通学术思想、交流科技成果的作用。

1904年,正当年轻的爱因斯坦潜心于研究的时候,他的儿子出生了。于是,在家里,他常常左手抱儿子,右手做运算。在街上,他也是一边推着婴儿车,一边思考着他的研究课题。妻儿熟睡了,他还到屋外点灯撰写论文。爱因斯坦就是这样充分利用零碎时间,通过日积月累,一年中完成了四篇重要的论文,引起了物理学领域的一场革命。

鲁迅先生说过:“我把别人喝咖啡的时间都用到读书和学习上。”他几十年如一日,从不浪费一分一秒,为我们留下了700多万字的著作。就在他重病缠身的日子里,还在抓紧时间工作和学习,在逝世的前一天,还写了他最后的一篇作品《因太炎先生而想起的二三事》,真是惜时到了生命的最后一息。

有人算过这样一笔账:如果每天临睡前挤出15分钟看书,假如一个中等水平的读者读一本一般性的书,每分钟能读300字,15分钟就能读4500字。一个月是126000字,一年的阅读量可以达到1512000字。而书籍的篇幅从60000字到100000字不等,平均起来大约75000字。每天读15分钟,一年就可以读20本书,这个数目是可观的,远远超过了世界上人均年阅读量。

我们也可以效仿这些成功的伟人,充分利用自己的闲暇时间。如果你想提高自己的英语水平,让自己的事业更上一层楼,你可以将外语单词和语法记在小本子上,将本子随身携带,等公交车时拿出来读一读,等人的时候掏出来背一背,日积月累,你的英语水平一定会有显著的提高。让自己的闲暇时间活动起来,相信每个人都可以做到。

学会时间统筹

人的一生是十分短暂的,时间又是一辆不会掉头的列车,错过了,就不会再追赶上。那么,要充分、合理地利用这有限的时间,学会时间统筹是必需的。

关于时间统筹,下面有几条准则,你不妨试试看。

1明确目标,制订计划

时间统筹的第一项法则是设定目标、制订计划。目标能最大限度地聚集你的时间,因此,只有目标明确,才能最大限度地节省和控制时间。

人生的道路,时间和价值是存在对应关系的。有目标,一分一秒都是成功的记录;没有目标,一分一秒都是生命的流逝。爱默生说:“用于事业上的时间,绝不是损失。”

每天都应把目标记录下来,并且把行动与目标相对照。相信笔记,不要太看重记忆,养成“凡事预则立”的习惯;不要定“进度表”,要列“工作表”;事务要明确具体,比较大或长期的工作要拆散开来,分成几个小事项。

玛丽凯说:“每晚写下次日必须办理的6件要务,挑出了当务之急,便能照表行事,不至于浪费时间在无谓的事情上。”

确定每天的目标,养成把每天要做的工作排列出来的习惯,把明天要做的事,按其重要性大小编成号码,第二天上午头一件事是考虑第一项,先做起来,直至完毕;接着做第二项,如此下去。

这样,就可以将事情按计划有序地完成,并且可以提高办事效率。

合理运用时间,可以让你生命中的每个日子都值得“计算”,而不要只是“计算”着过日子。要学会制订可行性目标的尺度,并将每天的目标做出详细的实现计划。天天有目标,时时有计划,这样就能合理利用自己的时间,不致浪费。

2轻重缓急,主次分明

工作和生活中你也许会对那些高效能人士的精力感到惊奇,他们每天有那么多的活动安排,却还能将自己的时间分配得有条不紊,不仅能轻松完成工作、阅读自己喜欢的书籍,并且还有时间休闲娱乐,与朋友相聚。难道他们一天不是24个小时吗?其实,答案是他们比别人更懂得“要干最重要的事情”。

列出你今天、这一周和这个月要处理的事情,在一张纸上划出四栏,并在左上角贴上“重要而且紧急”的标签,你应在这一栏内填入必须立即处理的工作,并依次写下每项工作的处理日期和时间。

在右上角贴上“重要但不紧急”的标签,并填入必须做,但不必立即处理的工作。同样依次写下每项工作的处理日期和时间,你应每天审查一下这一栏的工作,看会不会有工作变成“重要而且紧急”的项目。

左下角贴上“不重要但却紧急”的标签,在这一栏中所填写的,都是一些必须立即处理的琐事,诸如某人需要你的建议,有人要你马上去买一些小东西,等等。

最后,在右下角贴上“不重要也不紧急”的标签,你当然可以让这一栏一直空着,反正写在这一栏的工作,都是你可以不必在意的,但本栏的目的在于告诉你事实上有许多事情是属于“不重要也不紧急”的项目。

3分配时间,提高效率

如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做,你就能花较少的力气,做完较多的工作。何时做事最有效率、最对自己的胃口,因各人的生物钟不同而有差异,我们要根据自己最佳的学习状况最充分地利用最显效率的时间。当你面前摆着一堆事情的时候,应先问问自己的学习习惯,哪一些时间做什么事最有效?大凡成功者都是码放时间的高手。

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