采取这种方法时应注意以下几点：
第一，要善于在广泛的资料中去伪存真，去粗取精，逐步培养出敏锐的判断力。
第二，要重视动态的资料，尤其是反馈信息，摸索出每一市场的特殊规律。
第三，要注意与其他掌握市场信息的方法有机配合，取长补短。
（三）通过各种业务活动
1.业务函电。与客户来往的业务函电，其中可反映出不少情况，涉外秘书人员应主动收集、积累资料，便于研究分析比较。
2.广州出口商品交易会、小型交易会和洽谈会。这类交易会云集国外客户，国内外贸易公司和厂家也会参加，因此，它是对国际市场进行调查研究的较好场所。涉外秘书人员可以有目的地同客户洽谈，进一步了解情况，听取反映意见。也可以组织专题座谈会，邀请有关客户介绍情况和进行座谈。对业务谈判和成交进行认真分析，也可以反映出许多问题。
3.展销会。目前，贸促会与各省、市、自治区经贸机构及外贸公司经常在国外举办展销会。这类展销会直接与厂家和消费者见面。因此，组织这种活动，不仅是为了展览产品和进行推销，而且通过展销活动，能建立客户关系，进一步了解当地市场的情况，系统地进行调查研究。
4.出口推销小组、进口订货小组。这类小组主要是完成出口（或进口）的任务，但是，在完成出口（进口）任务的同时，应把通过活动了解有关商品的国际市场情况，作为小组的重要任务之一。
通过上述渠道直接搜集到的资料是比较生动、具体和真实的。此外，国外来华参观访问的学者、友好人士和华侨，与我比较友好的贸易促进团体，也可以为我提供一部分有关资料。这些第一手的“活”资料，经过加工整理和分析，并同历史资料相结合，就可得到较全面的概念和认识，更好地指导对外业务的开展。
（四）组建信息网络
在国外市场推销产品，除本身的派出机构外，更重要的是充分利用当地客户，建立庞大的推销网。我们可以选择有经营能力的代理和经销客户，为我们定期提供国外市场信息以及对我产品的反映。这一内容可列入协议，作为代理和经销的重要任务之一。
同时，可同国外的信息机构和商会建立较密切的关系，定期交换资料，必要时，可支付一定费用。这也是信息网络的一部分。
（五）出国进行实地考察
为了开拓一个市场，开发一个商品，有条件的涉外秘书人员可随同组织到国外进行实地调查，深入了解当地市场情况。搜集当地市场的基本资料，要深入百货公司、连锁商店和超级市场，同各类客户进行交谈，仔细观察当地消费习惯的变化。
为了具体了解某一商品和市场，可以进行抽样调查，综合分析了解各方面的反映和意见，而后较科学地得出结论。这是作出销售决策的必要步骤。
（六）充分利用驻外机构
1.通过我驻各国大使馆、领事馆的商务处，系统地搜集各驻在国的有关材料，如经济发展情况、市场上对某种产品的供求变化情况、市场的竞争情况、金融市场的最新动态等。
2.通过政府对外经贸部门的业务机构、市场研究机构以及各外贸公司，系统地搜集与本行业有关的各种材料，如国际市场的最新变化，国外厂商的资本数额、经营能力、信用程度、经营范围等情况，国外客户与我方贸易往来、执行合同等情况。
3.通过中国银行及其在各国的分支机构，系统地搜集市场情报和经济情报，尤其是金融、外汇方面的情报以及有关厂商的经营情况等。
总之，上述这些机构都配有熟悉业务的专家，同当地企业有着广泛的接触和联系。在我们本身力量有限的情况下，应充分利用这些机构，为我们提供信息服务。
四、信息收集的要求
（一）价值性
我们必须了解各种信息源的信息含量、信息实用价值和可靠程度，对信息辨别真伪、去粗取精、去伪存真，获得真实、准确、可靠的信息。
（二）时效性
信息收集必须及时、适时，使有价值的信息不因错过时机而失效。
（三）层次性
从不同来源、不同渠道收集信息，从不同深度加工信息，针对不同对象开发利用信息。
（四）针对性
信息收集要明确服务对象的特点，针对实际需要，根据工作性质和任务，获取有使用价值的信息。
（五）全面性
全面性是指时间上的连续性和空间上的广泛性。要全面收集各种需求的信息，保持信息的历史联系或专业内容联系，不仅收集与工作活动直接相关的信息，同时也收集对管理活动有间接影响的各种信息。
五、信息收集的工作程序
（一）明确信息收集的范围
工作活动中的信息需求是不断变化的，具有针对性和灵活性。因此，在信息收集前，一定要以服务单位的各项工作为目标，确定好收集信息的范围。
（二）熟悉信息的来源
信息的来源非常广泛。秘书可以通过各种信息收集渠道获取信息，但一定要根据工作的目的确定信息来源，选择最佳信息来源。
（三）选择信息收集的方法
根据信息收集的目的和任务，选择有效的信息收集方法，完成信息收集的工作。
（四）查找信息
根据要查找信息的主题、内容和用途，利用各种信息渠道提供的信息介绍、信息目录、信息咨询或其他信息查询途径，找出所需要的信息。
注意事项
1.注意信息的广泛性。广泛收集不同层次、不同角度、不同行业、不同环境的信息，防止利用中的片面、主观。
2.做信息的有心人。信息是各项工作的基础和保障，起着至关重要的作用。
人们应树立信息观念，做有心人，多听、多看、多阅读、多交往，善于敏锐地捕捉有益的信息，为各项工作服务。
3.建立通讯联系索引卡。为了更好地进行信息交流，应建立记载业务往来多的单位、个人或客户信息的卡片，便于在业务联系中迅速查到需要的信息。
4.信息收集在时间上要有超前性、预见性，要抢先捕捉信息，迅速加工传递，增强信息的指导性和预测性。
5.要明确信息收集的需求和目标，坚持调查研究，及时、准确地从大量信息中选取真实、适用、有价值的信息，为工作提供可靠的信息支持。
6.信息的收集是一个经常性的工作，人们必须具备较强的获取知识信息的能力。还要注意从实际出发适当调节和控制信息的数量、流向，优化信息质量。
第二节办公室常备信息资料的筛选
学习目标
本节内容的实用性较强，可采用讲解法、案例分析法结合的教学方法，通过实际操作加强对办公室常备信息资料筛选理论知识的理解和掌握。
案例导入
上司要到广州出差，吩咐李丽查一下当地宾馆情况、飞机时刻表。李丽在办公室中保存有最新版的旅行资料书籍，经过查阅，获得了宾馆列表以及提供服务的信息，掌握了飞机时刻。李丽迅速将这些信息告诉上司，得到了上司的赞赏。
理论知识
信息筛选是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。
人们每天的工作都要跟信息打交道。为了更好地工作，办公室中要准备好常用的信息资料，以便工作中随时查阅。
一、办公室常备的信息资料
办公室常备的信息资料有如下一些。
（一）参考书
1.工作用参考书
单位工作活动中需要利用的参考书，如邮局指南、有关旅行的书籍、电话簿等。
2.手册
一种汇集经常需要查考的文献、资料或专业知识的工具书。它采取分门别类的方式将经常使用的、具有实践指导意义的资料、知识加以汇编，供查阅用，如工作人员手册、用户手册等。
3.百科全书
一种供查阅的、广泛收集一切学科、专业门类信息的概述性工具书。以选收范围和读者对象划分，有广收各个学科、各个知识门类信息的综合性百科全书，有收集某种专题的特殊百科全书。
4.字典和词典
字典提供拼写、发音、定义以及其他方面的信息；词典告诉人们拼写、词的划分和发音的信息。
5.年鉴
全面系统记载某一年（或若干年）国内各方面情况、事实数据、成果进展等信息的工具书。它一般是逐年编写、连续出版。
（二）报纸、期刊
从报纸和期刊中可以得到商业经济方面的最新资料，了解与企业经营活动相关的国际信息、社会信息。
（三）统计资料
与企业相关的国内外经济技术统计资料。
（四）地图集
地图集不仅能提供详细的地图，而且还能提供其他方面的信息，如土壤和气候条件。
（五）档案
在工作与社会活动中直接形成的保留备查的各种文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
（六）内部文献
内部文献是指业务信息资料、本企业或本行业的现实情况资料。
（七）人名地址录
人名地址录是不同行业和商业领域最好的人名和地名资料来源。
（八）有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编从有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编中可获得关于人口、贸易、税收、法律等信息。
（九）广告材料和宣传品
广告和宣传品可以使人们了解新产品和新程序的市场行情和发展趋势，了解一些重要会议和商业活动。
二、阅读筛选信息资料的方法
（一）留意标题
信息资料篇幅很多，为了节省时间，秘书最好先浏览一遍标题，确定所需要的信息资料后，再考虑阅读内容。
（二）剪裁、复印
对资料中有价值的信息材料，秘书可先做记号，然后剪裁下来，放入文件夹。
（三）摘记
将有保存价值的信息材料摘录到手册或卡片上。注意摘录准确、简明，妥善保存。
（四）标记说明
对重要的信息内容，要标注出来，以引起注意。有的还需加注释或说明，阅读后，将剪裁下的资料贴在资料簿上，注明日期、出版，以便备查。
