2．用语重赘。
在批复文种写作中，为了表示收到对方来文并已阅知所述内容，常在开头部分写明你“单位（局、厂等）……收悉”，或写为“你单位（局、厂等）……悉”。但二者究竟哪一个更为恰当呢？显然是后者。因为前者中的“收悉”存有用词重赘的病误。根据《现代汉语词典》（商务印书馆1978年版）的诠释，“悉”系知道之意。这显然意味着已经收到对方来文，不然“知道”便无从谈起。而且遍查该词典中所有的”收”和“悉”词条，亦未见“收悉”组合而成的词语。因此，对于批复行文中这一不规范用词，应当予以更正。
3．标题过繁。
实践中。批复文种的标题模式一般为“（发文机关）关于（事由）给（请示单位）的批复”。这里，“给（请示单位）”这一述宾结构（批复的致送对象）完全可以省略，其理由是：
（1）公文法规规定，“公文标题，应当准确简要地慨括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。”据此，可以看出，公文标题应当由发文机关名称、事由和文种三个要素组成。作为法定公文之一的批复，其标题构成自然不应例外。因此，将行文的致送对象（主送机关）写入标题，实无必要，也不合规范。
（2）批复的致送对象即主送机关，有其特定的标识域，它位于标题之下，正文之上，靠左顶格。这是包括批复在内的法定公文的重要格式项目之一。为此，倘在标题之中载入致送对象名称，就势必造成二者的重复，故还是以删略为宜。
（3）在标题中省略致送对象名称，对批复行文的运转及其效用不会产生任何影响。相反，却使之甩掉了“包袱”，更趋简洁、凝练，合乎规范。
十二、怎样撰写“会议纪要”？
〔解答〕“纪要”适用于记载、传达会议的主要精神和议定事项。也就是说，“会议纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作。
会议纪要在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似通知，发给下级贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上反映情况。
会议纪要与会议决议、会议记录、会议简报、会议公报等，同属会议文件，都是会议的直接产品。但由于它们产生的方式和各自的作用不同，所以又有着一定的区别。大会决议是按照法定多数表决通过的，而会议纪要主要是由会议主持机关审定制发的；决议的内容要较比纪要原则，而纪要要求详尽具体。会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一，经过筛选、整理的会议记录才能写入纪要。会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况，所载内容只具有参考性，不像会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。会议公报的内容与纪要有类似之处，但公报是报道会议核心内容的，十分简要，是纪要的要点，另外会议公报仅用于党和国家的高层次会议。
会议纪要按其内容和表达形式的不同，可分为“指示型会议纪要”与“通知型会议纪要”。
（1）指示型会议纪要。
“指示型会议纪要”，即就某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要，既有综合性的，也有专业、专题性的，既包含对党的方针、政策的具体贯彻意见，又有对这一重要工作或重大事项各种思想认识的统一，还有对今后工作的具体打算与安排，如《广东、福建两省座谈会纪要》。
（2）通知型会议纪要。
“通知型会议纪要”，即用来宣布会议决定事项的纪要。这类纪要大都是各类机关领导层集体开会决定问题后使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。例如《中共×市委第9次常委会议纪要》、《省人民政府省长办公会议纪要》（第××次）。
会议纪要的结构与写法一般包括以下几个部分。
1．标题。通知型会议纪要由于均有特定的版式（如前所述），所以一般不再另有标题。只有指示性会议纪要，才会有显示会议名称或中心内容的标题，如《××省第八次政法工作会议纪要》、《煤矿集团公司二00九年度生产工作会议纪要》、《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》等，前两个显示的是会议名称，后一个显示的是中心内容。
2．正文。一般分为三个部分。
一是开头，又称前言。通知型会议纪要，由于大都有固定的排列格式（如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等），故比较简单。而指示型会议纪要的前言，就相对比较复杂一些。例如中共中央召集的《广东、福建两省座谈会纪要》，开头部分写了近600字，介绍了开会的时间、地点、召集人、参加会议的人员范围及人数；交代了会议的中心议题以及会议的指导思想；叙述了会议的主要活动及主要收获，并对会议做出总的评价。又如《县蔬菜工作会议纪要》，开头部分用近200字表述了会议的自然情况：“二00八年三月十七日至二十一日，县人民政府在惠圆宾馆召开蔬菜工作会议，副县长刘流留主持会议并作了报告。会议总结了二00七年蔬菜产销工作经验，表彰了在蔬菜生产上取得显著成效的11个先进产地，安排布置了二00八年蔬菜工作任务。郊区各乡镇和渤海农工贸联合总公司等44个经销单位向人民政府递交了蔬菜上市任务的承诺书。根据市委、市政府农村工作会议精神，二00八年蔬菜的产销要切实抓好以下七项工作：……”（以下转入会议纪要的主体部分）。
二是主体部分。有三种写法。
（1）按孤立的问题顺序，一个问题一个问题地去写。内容比较简单的通知型会议纪要，就采用这种写法，即按问题顺序排列，逐个问题地说明会议研究了什么问题及对这个问题所做出的决定。如某工厂第16次厂长办公会议纪要，对所决定的问题和内容的写法是：
“……（会议自然情况，省略）
一、听取了行政科关于为下夜班工人开设班车的汇报。会议同意行政科的意见，这是今年我厂改善职工生活的十件大事之一，必须积极做好。同意每次发车10辆，有关司机人员的调配由车队负责。
二、……
三、……
（2）综合起来归纳成几个问题来写。如座谈会、讨论会及内容复杂的大、中型工作会议的会议纪要多是采用这种写法，即把会议的中心议题所涉及的问题和意见，按内容分类加以归纳，然后分项来写。从结构安排上讲，这种写法属于并列式。如《×市整顿烟草市场工作会议纪要》，在主体部分写了八个问题：“一、进一步加大打假打私工作力度；二、加快企业发展的步伐，保证市场供应，防止供应断档；……八、加强领导，常抓不懈。”国务院《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》，主体部分提出五条四十个字的政策措施：“一、老账要清，逐步消化。……（约100字）；二、新账要扣，逐目扣清。……（约320字）；三、专户立账，体内循环。……（100多字）；四、完全到位，确保收购。……（约220字）；五、优先保证，消灭‘白条’。……（70多字）”
（3）按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。一般包括：对过去工作的估价，对当前形势的分析，对未来工作总的要求以及为实现这个要求所采取的措施。如《市乡镇企业工作会议纪要》，在主体内容上分作三个层次：第一层次写了五年来乡镇企业得到了很大成绩；第二层次，写乡镇企业到2009年的五年发展目标，论述了实现总产值超百亿的有利条件和困难因素；第三个层次写了实现上述奋斗目标的七条措施。
3．结尾。会议纪要的结尾一般是写会议提出的希望、号召，如中共中央召集的《广东、福建两省座谈会纪要》，结尾340多字，希望各省、市、自治区党委采取相应步骤，使全国反腐斗争取得重大胜利：“到会同志一致认为，我们党是一支马列主义和毛泽东思想武装的、久经考验的、有强大战斗力的革命队伍，我们能够在过去长期艰难困苦的斗争中，打败国内外阶级敌人各种形式的进攻，也一定能够在新的历史条件下，取得反对资本主义思想腐蚀斗争的全胜。广东、福建两省的同志通过这场斗争，一定会大大提高阶级觉悟和政治觉悟，一定会更正确、更积极地开展对外经济活动，把经济特区试办好，为社会主义现代化建设事业作出更大的贡献。”
写好“会议纪要”的要领包括以下五点。
1．巧设布局，多彩多姿。
除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成）外，对指示型会议纪要，不论是综合性的，还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。一讲公文结构就是“开头”、“主体”与“结尾”，不论具体文种，也不看具体内容，更不做深层次透视，只是把几个“木块”生拼硬凑在一起，这是违背公文写作实践那千变万化的运动规律的，因为公文的结构是多彩多姿的，不仅外形多变，而且内在结构更是变化无穷。为此，综合性的会议纪要，由于内容涉及前前后后，方方面面，情况比较复杂，故在结构布局上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾，对当前工作形势的分析，对今后工作的打算等，这是就整个篇章布局而言。至于具体到每一部分，特别是第三部分，可以是采用“梳辫子”的方法，归纳成几个问题并列说明，这是“横式”结构；也可以是一环套一环的层层递进，这是“纵式”布局。专题性或专业性的会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。“撮要分条”，即在开头讲完自然情况后，或相接、或独用一段文字，交代会议的中心议题、主要活动情况及总的评价；然后在内容上可并列写几个条段，每条之前标序号、提段旨，做到一目了然。“分条列项”的结构，体现“横向”布局，是把全篇纪要归纳成几个条条，既无独立的开头也无独立的结尾，若干条条之间是并列关系。总之，不管采用什么结构，都必须体现出一种严密的逻辑关系，中间不可出现“空白”，也不能产生“跳跃”，更不能按照会议的顺序来写“纪要”，这样出来的不是“纪要”，而是“流水线”、“会议日志”。
2．明确宗旨，突出中心。
一次工作会议，涉及的问题很多。在写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到，既想“抱西瓜”又想“拣芝麻”，要肯于舍“芝麻”，抱“西瓜”。
还要注意的是，一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见；同时，也要注意吸收少数人的正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来；对有分歧的意见，除学术性的研究会议纪要外，是不可写入”纪要”的。
3．讲究用语，注意条理。
要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等；下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。
要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。
4．忠实会议，做好记录。
会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，感到有的地方必须有所增减时，要经机关主要领导同志同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。
会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。
5．行文方式，单复结合。
通知型的“会议纪要”，由于有固定的“中共××市委第次常委会议纪要”、“省人民政府第××次常务会议纪要”等红色版式，所以它们大都是单体直接行文，且不加盖印章。
指示型的“会议纪要”，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做文件头，“会议纪要”作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式。
十三、怎样撰写“命令（令）”？
〔解答〕命令（令）适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，嘉奖有关单位和人员时使用的文种。
从实质上看，命令与令的特点基本是一样的，但又有细微的差别。公布令、任免令、嘉奖令、赦免令、通缉令等较多用“令”，发布重大军事行动与行政措施等又较多使用“命令”。
