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第5章 关于电话的礼仪(2)

能会讨要领导的手机号码。不管你知道与否,最好不要告诉对方,以免给领导的日常生活带来麻烦。领导麻烦了,你的日子就不会好过了。

打电话的礼仪——注意自己的第一句话

首先,你要做的就是确认所拨打的电话是否正确。当对方的电话接通之后,可以先问一下对方,以免打错了电话,白白浪费时间,让对方感到莫名其妙。

其次,在确认之后,要进行自我介绍,报上自己的姓名和所属的单位。如果是别人转接,在本人接电话的时候,还需再报一次姓名和单位。说话时,要注意语速和发音清晰。当你要找的人不在,而又不便说出自己的姓名时,应该婉转地回答,如:“我是他的一位朋友,我以后再打来吧。”

再次,清楚表达自己的目的。打电话的时候,切勿东拉西扯,问候之后,应向对方讲明自己打电话的目的,然后转入正题。职业专家们认为,在30秒之内引起别人的注意,才是明智的行为。

最后,切勿在电话接通之后,就显得迫不及待地和对方说个不停。当你给他人打电话时,要问对方此时是否方便,以示尊重他们的时间。如果对方没时间,则要选适当的时间再打来。你可以说,如“您现在接电话方便吗?”或“这个时候给您打电话合适吗?”等等。

另外,注意自己的第一句话,这和对方第一次见面一样,第一印象非常重要。试想对方一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快。那么接下来的谈话,也会显得比较融洽和愉快。因此要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意识。

打电话的恰当时间——选择恰当时机,以免打扰别人休息

(1)一般打电话时间选在白天8点以后,晚上10点以前。节假日为了不打扰别人休息,最好选在9点以后。太早或太迟都不合适,以免打扰对方休息。当然,对于特殊情况不在此限制。

(2)上班时间最好不要打电话,尽管有时是不可避免的,但也要注意打私人电话的时间不宜过长。因为,这些时间属于公司,而不是雇员个人的。否则不仅是对自己不负责,同时也会影响到其他的员工。

(3)尽量不要挑选在吃饭的时间打电话,否则会有失礼貌,也影响通话效果。尤其是家中有老年人的,尽量不要挑选在休息的时间打电话。

(4)临近下班的时候,最好不要打电话。因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。

(5)打公务电话最好选择在早上9点~下午5点之间,如果有些公司有午休,则应是上午9点~11点,下午3点~5点。同时,公务电话应尽量打到对方单位,即使对方已将家中的电话号码告诉你,也尽量不要往对方家中打电话。

网络礼仪的基本原则——网络自由,但不能肆无忌惮

由于网络有着极大限度的自由,有的人的行为便变得肆无忌惮,不顾及个人形象。其实,网络也是一种环境,和我们的生活环境一样,也同样需要遵守一定的礼仪和原则。

(1)要尊重他人隐私。网民一般不愿公开自己的真实姓名、地址、电话号码等个人情报。所以,对于已知的个人情报,应注意保密。同时,与别人的电子邮件或私聊的记录,也是别人隐私的一部分,也不能擅自将其公开。

(2)网络内外要一致。在现实生活中大多数人都遵纪守法,同样地在网上也应如此。不要以为虚拟世界里,别人看不见、听不着,就可以随随便便、为所欲为。

(3)网络是学习和交流经验的场所,分享知识也是网络的乐趣。当你向他人求教时,态度诚恳,尽量每次只询问一个问题,以便对方回答。当对方暂时没有回复时,不要再次发送询问信件。

(4)给网友留个好印象。因为网络的匿名性质,别人无法通过你的外观来观察,所以在语言交流的时候,要尽量的委婉、平和、友好,这样才能给他人留个好印象,这是尊重他人的体现,也是获得他人尊重的开端。

(5)待人宽容。正所谓:己所不欲勿施于人。要宽容对待别人的失误,当看到别人写错字、用错词,不要太过在意。如果你真的想给他建议,最好用电子邮件私下提议。

(6)尊重他人的劳动成果,不能剽窃别人的作品。试图对别人的作品做一些作者明确禁止的事情,不仅有失礼数,有时还可能是违法的。

最后,争论要以理服人。聊天时,意见难免会有分歧,争论也是正常现象。但要注意,争论要心平气和,要以理服人,不要进行人身攻击。

使用电子邮件礼仪——不要滥发电子邮件

(1)及时回复,不要将邮箱久久搁置不理,应当养成定期检查本人电子信箱的习惯。

(2)没必要的时候,尽量不要使用附件功能,以免占用收件人电脑空间和浪费别人时间。

(3)小心使用抄送功能。否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。

(4)不要滥发电子邮件,否则浪费别人的时间,是种很不好的行为。

(5)注意措辞,不论双方是否相识,都要用语文明,措辞恰当,不要口出轻狂、污秽之言。

(6)提前通知收件人。在发邮件之前,最好先通知对方,这样对方才能确认你的邮件对他是有价值的。

(7)避免使用字符图释。你也许对于各种专业术语和字符图释了如指掌,可是收件人也许不精通。

(8)讲究公德。在任何情况下都不允许不讲究“网德”,充当“黑客”,随意侵入别人的网站,擅自盗取别人的资料,或偷窥别人的私人电子邮件。

手机的使用原则——方便的同时,也带来的困扰

手机的出现和广泛使用,使得人们之间的联系更为便捷,但如果在使用时不注意礼仪,就会干扰了别人,给别人带来不方便。

(1)不应该在公共场合使用手机,如,在音乐会、美术馆、影剧院、重要集会等高雅、庄重场合。如果要用,应调成振动,把对他人的影响降到最低。

(2)呼机和手机最好不要别在身体的明显部位,也不要总是拿在手里,而应放在口袋或公文包里。

(3)不要在路上边走边打电话,如有急事,可在安静人少处打。与人进餐的时候最好不打手机。如果有必要,最好说一声“对不起”,然后去洗手间打电话或是接电话。电话的时间要简短,否则将对方放在一边,是很不礼貌的。

(4)管好自己手机的铃声,最好别添加一些乱七八糟的彩铃,否则容易将自己推向非常尴尬的境地。比如,一位二十几岁的姑娘在拜见客户时,小姑娘的电话里传来娇滴滴的声音:“妈妈,来电话了!”这会让彼此都很尴尬的。

(5)不要在驾驶汽车时接听手机电话或发短信,或查看寻呼机,以防止发生车祸。同时也不要在病房、加油站等地方使用手机,以免所发信号干扰治疗仪器,有碍治疗或引发油库火灾、爆炸。

短信礼仪——不要没完没了地发信息

(1)发送短信一定要确认发送的号码,如果发错会造成不良后果。

(2)不要没完没了地发送短信,会让别人反感,即使是祝福的短信也不能多发。

(3)当你要打电话给对方时,可先发送短信预约。如果对方并未及时回复,你可以过一会儿再试试。贸然打过去,会产生不好的效果。

(4)及时删除自己不希望别人看到的短信,不然不幸被对方传播出去,后果就不太好了。尤其是夫妻和异性朋友之间,难免会发一些语言亲昵的短信,若让爱人看见,就会引起不必要的误会。

(5)上班时间不要没完没了发短信,上班时间每个人都在忙着工作,即使不忙,也不能没完没了地发短信,否则就会打扰对方工作,甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项,闲聊天式的短信更会让对方心中不悦。

(6)短信不能太晚,短信虽然更加简便,但如果太晚,也一样会影响对方休息。

(7)事先已经与对方约好参加某个会议或活动,为了怕对方忘记,最好事先再提醒一下。这时适宜用短信,因为显得非正式。否则会给人一种不信任的感觉。

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