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第5章 管理名著:从优秀到卓越的提升 (4)

当时英特尔的销售情况很一般,销售部的工作也不太好做,约翰背地里想:“这一次把我调到最糟的销售部,一定是杰克在搞鬼,见我原来的工作出色嫉妒我,怕我抢他的位置。哼,我们以后走着瞧!”

到了销售部后,约翰整天板着脸,对所有新同事都是爱答不理,工作也不热心。慢慢地,同事们逐渐疏远了他。

有一次,一个重要的客户打电话来,让他转告杰克,因为关系到一大笔业务,所以要求杰克第二天必须按时赶到客户那里。约翰听后,认为这是一个绝好的报复机会,于是装作不知道这件事,也没告诉杰克。

第二天,杰克将约翰叫到自己的办公室,非常严肃地告诉他:“约翰,客户那么重要的事情你为什么不告诉我?如果不是客户今天早晨又打电话催我,我们几乎失去了一笔上千万的生意。我本来以为你平时工作表现好,只是为人欠历练,所以把你调到销售部,考察磨炼你一下,看你是否能在以后担当重任。可你不但不和我多沟通,反而故意报复,我们整个部门的前途差点就毁在你的手上。对于你的这种表现,我非常失望。我不得不告诉你,你被解雇了。”

鉴于此次的教训,英特尔分公司专门召开了一次会议,要求员工“张开嘴巴,拒绝不愿沟通的人”,强调并鼓励所有员工之间应该多进行沟通。

一个团队要有效地运作,一个重要的因素就是沟通。如果你不主动做好沟通,不但会给执行增加障碍,还有可能滋生出矛盾。对每一个执行者来说,沟通能力是一种至关重要的能力。

安利在面试求职人员时,往往会问求职者最开心的事情是什么。如果求职者回答最开心的事就是和朋友聚在一起,做好吃的与朋友一起分享,那么这个人的求职过程就会变得简单和容易。安利公司认为做出这一回答的人,一定具备良好的团队精神和沟通能力,那么他就具备了进入安利公司工作的基本素质。其他公司的员工同样需要具备沟通精神。

沟通在提高工作效率中有着十分重要的作用。例如,你在工作中可能会出现“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理”这样的抱怨,这时候如果你保持沉默,很可能会给老板留下办事不力的印象。所以,如果你的工作中出现了这种情况,切不可保持沉默,而应该主动沟通,清楚地向老板说明你的工作安排,主动提醒老板安排事情的优先级,并认真聆听老板的意见,这样可大大减轻你的工作负担。

简化你的行动

【原文欣赏】

宝洁公司的制度是人员精简、结构简单,且符合公司的行政政策。主管经常谈到“明显确定的人事常轨”。因此,其制度运作顺利,沟通良好。公司坚持“一页备忘录”,以强调行动的重要性。

有位金融分析师曾经说过:“宝洁做得如此彻底简直到了无趣的地步。”另外一位则说:“这是一家思维缜密、要求精确的公司。”外人可能想不透,宝洁只要一页的报告,怎么可能做到如此思维缜密、信息精确的地步。其实部分答案就在把所有的重点以一页篇幅呈现出来的过程。宝洁的传统是,由助理品牌经理或年轻品牌经理撰写的第一份一页备忘录通常需要至少15份草稿才行。另外,宝洁跟其他公司一样,也拥有许多支持性分析。差异在于,宝洁不会把这些厚重的分析报告丢给大家。另外一个提倡一页报告的原因则是……减少用纸。

一页备忘录、诚实的数字,以及专注的目标,固然是卓越企业在制度上的特质,但是配合的环境也同等重要。问题是,外界所观察到的往往只是一些看似平淡无奇的特质。许多企业曾尝试所有的特质和制度——简短的沟通、以事实为依据做决策、目标管理。可是他们一开始并未成功,然后就放弃了,这些重要的特质就这样浪费了。没有几家公司坚持这样的制度设计,直到在简单与复杂之间取得平衡为止。宝洁已经在“一页备忘录”的沟通制度上花了长达50多年的工夫。

【读后感】

有一家杂志社曾举办过一项奖金高达数万元的有奖征答活动,内容是:

在一个热气球上,载着三位关系着人类命运的科学家。

第一位是一名粮食专家,他能在不毛之地甚至外星球,运用专业知识成功地种植粮食作物,使人类彻底脱离饥荒。

第二位是一名医学专家,他的研究可拯救无数的人们,使人类彻底摆脱诸如癌症、艾滋病之类绝症的困扰。

第三位是一名核物理学家,他有能力防止全球性的核子战争,使地球免于遭受灭亡的绝境。

由于载重量太大,热气球即将坠毁,必须丢出去一个人以减轻重量,使其余的两人得以存活。请问,该丢出去哪一位科学家?

征答活动开始之后,因为奖金数额庞大,很快吸引了社会各界人士的广泛参与,并且引起了某电视台的关注。在收到的应答信中,每个人都使出浑身解数,充分发挥自己丰富的想象力来阐述他们认为必须将哪位科学家丢出去的“妙论”。

最后的结果通过电视台揭晓,并举行了热闹的颁奖仪式,高额奖金的得主是一个14岁的小男孩。他的答案是:将最胖的那位科学家丢出去。

这个故事为我们提示了这样一个道理,很多事情其实很简单,但人们往往把它们复杂化了。化繁为简,善于把复杂的事物简明化,是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中,我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化、办事又快又好,效率高;而有的人却把简单的事情复杂化,迷惑于复杂纷繁的现象中,结果陷在里面走不出来,工作忙乱被动,办事效率极低。

通用电气公司的前任CEO杰克·韦尔奇认为,最简单的方法就是最好的方法。曾任苹果公司总裁的约翰·斯卡利说过,“未来属于简单思考的人”。如何在复杂多变的环境中采取简单有效的手段和措施去解决问题,是每一个渴望快速高效地解决问题的员工应当认真思考的问题。

简化工作是一种提升工作效率的重要方法。它可以帮我们把握工作的重点,集中精力做最重要或最紧急的工作。在高强度的工作环境下,如果我们不能以复杂问题简单化的思路来开展工作,有针对性地解决重点问题,那么最初制定的各项目标就都难以实现。

查斯特·菲尔德博士说:“从一个易于成功的对象开始,成功就显得容易了。”同样,在工作中,我们也应当从最简单、最容易把握的地方做起,这样才能够将问题顺利解决。

《经理人员的职能》:合作共赢

作者切斯特·巴纳德(1886~1961),美国高级经理人员和管理学家,西方现代管理理论中社会系统学派的创始人, 先后获得了7个名誉博士学位。

《经理人员的职能》一书被誉为“美国现代管理科学的经典著作”,是切斯特·巴纳德毕生从事企业管理工作的经验总结。书中的语言显示出当时的时代特征,思想非常全面,一直得到那些发现该书的现代思想家的赞扬。它十分精确地触动了现代管理学思想的心弦,被誉为“管理思想的丰碑”。

协作让一加一于二

【原文欣赏】

协作意愿是所有组织中不可缺少的第一项普遍要素,其含义是自我克制、交付出个人行为的控制权以及个人行为的非个人化。

好的组织是一个协作系统。组织成员有协作的意愿就意味着个人要克制自己,交出自己的控制权、个人行为和非个人化等。没有这种意愿,就不可能将不同组织成员的行为有机地结合起来,协调一致地活动。例如,作为工人,就必须按时上班,严格按照工厂机器操作运转的规律进行,遵守工厂的各项制度,使个人行为非个人化。

大多数时候,每个人的协作意愿是不同的,同一个人不同时候的协作意愿的强度也是不同的,个人并不能自发地产生协作意愿。组织的目标能够正常运转在于个人通过努力和牺牲。在达成组织目标实现的同时,也利于个人目标的实现。

【读后感】

去过寺庙的人都知道,一进门,首先看到的是笑脸迎客的弥勒佛,而在他的背面,则是黑口黑脸的韦陀。《佛经》里有记载:相传在很久以前,他们并不在同一个寺庙里,而是分别掌管不同的寺庙。弥勒佛热情快乐,所以来的人非常多,但他什么都不在乎,丢三落四,无法好好地管理账务,所以寺庙入不敷出。而韦陀虽然管账是一把好手,但成天阴着个脸,像所有的人都“欠了他的谷子还了他糠”似的,来的人越来越少,最后香火断绝。佛祖在查香火的时候发现了这个问题,就让他们俩掌管同一个寺庙,由弥勒佛负责公关,笑迎八方客,由韦陀负责财务,铁面无私。他们分工合作,寺庙里一派欣欣向荣的景象。

弥勒佛和韦陀性格完全不同甚至相反,竟然能配合得如此之好,值得我们学习。在我们的工作中,我们常常因为身边有个性格与自己迥异的同事而烦恼不已,认为他不好合作,生出厌恶的情绪。要知道,每个人都有自己的长处。在讨厌的人身上,也有一些我们难以具备的优秀素质。放下成见,学会欣赏别人,说不定会成为弥勒佛和韦陀那样的好搭档。在职场,要学会与人合作,这样才能充分发扬每个人的长处,形成合力,从而取得1+1>2的效果。

2002年,联邦快递公司以上年营业额196亿美元的成绩,在《财富》杂志2002年全球500强中排名第246位。美国田纳西州的一位参议员曾评价道:“联邦快递的空前成功有赖于多种因素,但最重要的是所有员工所表现出来的群策群力的精神和态度。”

一个公司要正常运作,需要每个员工的通力合作。团队的合作精神被越来越多的经营者所重视。各个员工间相互协调和配合,可提高整个公司的工作效率,从而创造出不可估量的价值。对个人而言,就需要思考如何将自己放在适当的位置,以求能与工作伙伴协调,达到提升自我的目的。

把团队目标变成个人目标

【原文欣赏】

共同目标是协作系统的第二个普遍要素,是达成协作意愿的必要条件。如果组织成员不了解组织要求他们做什么,成功以后他们会得到什么样的回报,就不可能诱导出协作的意愿来,更不会有好的协作效果。

组织成员对组织共同目标的理解,有协作性和个人性的区别。协作性理解,是指组织成员脱离了个人立场,站在组织整体利益的立场上,客观地理解组织的共同目标。个人性理解正好与此相反,是指组织成员站在个人立场上,主观地理解组织的共同目标。

巴纳德还指出,组织目标是整个组织存在的灵魂,也是组织奋斗的方向。

【读后感】

有个年轻人大学毕业应聘到奥美公司上班。上班的第一天,他的上司就分配给他一项任务:为一家知名企业做一个广告策划方案。

这个年轻人见是上司亲自交代的,不敢怠慢,就埋头认认真真地做了起来。他不言不语,一个人费劲地摸索了半个月,还是没有眉目。显然,这是一项让他难以独立完成的工作。但是这个年轻人没有去寻求合作,也没有请教同事和上司,只是凭自己一个人的力量蛮干,甚至忽略了客户的时间要求。最后,他没有拿出一个合格的方案来。

年轻人没有将自己的目标融入企业目标,结果导致了失败。共同目标,是为了让每一个员工都明确自己在组织中的作用。大家有了一致的目标,就增加了企业的凝聚力。当所有人都为一个目标而努力时,就意味着所有人都处于一个共同体中。在这个共同体中,大家休戚相关,企业的荣誉就是员工的荣誉,企业的失败就是员工的失败。

团队目标是全体成员奋斗的方向和动力,也是感召全体员工精诚合作的一面旗帜。对于一个集体、一个公司,甚至一个国家,拥有共同目标、表现出团队精神是非常重要的。微软公司在做产品研发时,有超过3000名开发工程师和测试人员的参与,写出了5000万代码。如果没有高度统一的团队目标,没有全部参与者的默契与分工合作,研发工程根本不可能完成。

在竞争激烈的情况下,任何一家企业都在宣扬自己的文化和价值观。每一个员工进入企业,都有义务接受企业的共同目标和价值观。德鲁克认为,只有建立了共同的价值观,才能算建立了企业,否则,只能是一帮乌合之众。

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