(1)框图式流程图
框图式流程图即用矩形框图和直线组成的一种流程图,框图内反映所处理的内容,直线反映信息及其载体的传递;框图也可反映信息及其载体,直线反映处理要求。常用于简单的业务处理流程。
(2)符号式流程图
符号式流程图是指用具有一定意义的符号反映业务处理过程的图表。它比框图式流程图更直观全面,符号式流程图不仅能反映业务处理部门、处理人员,还能反映信息传递、变换的过程和信息载体生成、传递、记录、存档的情况,广泛用于业务处理程序设计中。
①符号及其含义
目前,国际会计界对用于流程图的符号并没有统一界定,但在某些国家已经有专门规定,如美国、澳大利亚、日本等均由国家、行业或协会专门规定流程图的符号,我国尚未制定出统一的业务流程图符号。下面以某公司常用的会计符号举例。
②绘制方式
业务流程图的绘制方式一般有两种:纵向流程图和横向流程图。
纵向流程图以业务为主。将一项业务处理过程按照次序先后,用一条主线垂直串联起来,业务处理过程中发生的单据、凭证以及凭证的分类、记录、归集、汇总等处理步骤,都用具体图式描绘出来。其显著特点是:对每个处理步骤都有相应的注释,以简明扼要的文字阐明各步骤的工作内容、控制性质和特点,易于理解,但难以反映各部门之间的联系。
横向流程图,以部门为主。以业务处理过程中各部门的控制和实施范围以及部门之间的联系为基础,横向表示凭证、单据在部门之间和部门内部的传递、分配、记录、归档等步骤。其特点是可系统地、完整地反映业务处理过程中各职能部门之间的联系,但不便于对各步骤的活动做简单的文字叙述。
模块二会计工作组织制度设计
任务一会计组织系统设计
市场交易的内部化,客观上要求企业建立一个有效的层级组织,以防止由于行政协调机制无效而造成的资源配置不合理。企业管理应该根据企业所处的内部条件和外部环境权宜应变,灵活掌握。企业究竟应采用何种组织结构,应视企业具体情况而定,不存在普遍适用的结构模式。市场竞争已经深入到企业经营运作的各个层面,管理水平对企业生存和发展的重要性日益突显。科学有效的组织系统是确保管理效率的基础,是企业实现短期经营目标和长期战略目标的制度平台。
会计组织系统是由科学的机构设置、合理的人员分工、明确的岗位责任、完善的会计工作制度等有机组成的。会计组织系统设计主要包括会计机构设计和会计工作岗位职责设计两个方面的内容。
一、会计机构设计的原则
正确核算和监督会计对象是会计的基本职能;保证会计信息的真实性和完整性,提高会计信息的使用价值是会计工作的基本目标。要想充分发挥会计职能,及时完成会计任务,有效实现会计目标,必须建立健全会计机构。会计机构是企业组织系统中一个重要的基础构件,担负着反映和监督企业经济业务运作,进行财务分析、财务控制、成本管理、信息管理、信用管理及其战略与资源管理、建立绩效评估与薪酬分配系统等重任的关键职能部门,它在企业整个管理机构中扮演着越来越重要的角色。建立科学、适用的会计机构对企业管理具有重大的意义。
在实现会计信息化的背景下,企业应设置什么性质的会计机构、会计机构是分设还是合设、会计机构分几级设置、会计机构在企业组织机构中如何定位、会计机构与其他管理机构如何分工协调等一系列问题,在会计机构设置时都必须予以充分考虑。由于各个单位的规模大小、管理体制和经营管理情况有所不同,会计机构设计有不同的模式,在设计会计机构时,一般应遵循下列原则:
1.适应性原则
会计机构的设置,应符合企业组织形式的现状,充分考虑到各个企业的个性化问题。企业的业务类型和规模不仅是设计企业组织系统的依据,也是会计机构设置的依据。制造业、商品流通企业及金融保险业等的业务类型不同,对会计机构的要求也就不同。企业的业务类型和经营规模决定经济业务的内容和数量,也影响组织会计工作的方法和会计机构的内部分工。
如果规模较大、业务量较大、管理要求高,会计机构就要相应的大一些,内部分工也要细一些;如果规模较小、经营过程比较简单、业务量较小,则机构可以小一些,内部分工也可以粗一些。
2.效率性原则
会计机构是为了完成任务、加强管理、提高经济效益而设计的,因此,会计机构的设计应当贯彻精简、高效、节约的原则,合理设计,使会计机构各个岗位人员各司其职,协调一致地履行职责,避免机构重叠、人浮于事,努力提高会计工作效率。
3.牵制性原则
内部牵制是内部控制的重要内容,在设计会计机构时应贯彻内部牵制的原则。一方面每个部门的工作人员应有明确的职权、责任和具体的工作内容,做到部门之间职责清楚、任务明确,有利于实行岗位责任制;另一方面在内部分工中,要贯彻内部控制制度,做到在工作中相互制约、相互监督,防止工作中的失误和舞弊。
二、会计机构设计的内容
会计机构的设计,应与单位整个组织体系相协调。一般来说,经营类型简单、业务量少的企业,会计机构可以小些;经营类型复杂、业务量多的企业,会计机构可以大些。《小企业会计准则》第五条规定:“各单位应根据会计业务的需要,设置会计机构,或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员。不具备设置条件的,应当委托经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构代理记账。”企业应根据自身所处的经营环境、管理要求和组织形式设置会计机构,配备会计人员,这是企业进行会计工作的前提条件。设置会计机构,既要符合会计法的要求,又要与企业的管理要求和管理形式相适应,同时也要充分考虑企业规模、经营特点等因素。因为一切会计工作都是围绕企业生产经营服务的。以下分别就集团公司、大中型企业、小型企业和微型企业进行说明。
(一)集团公司
集团公司是拥有多个控股子公司、分公司和其他分支机构的企业。从集团公司从事的经营范围看,它可以是同一行业的,也可以是不同行业的;从其分支机构分布的地域范围看,可以是我国境内的集团公司,也可以是跨国性集团公司。集团公司经济业务面广,牵扯到的利益方众多,业务类型相当复杂,层面涉及广,辐射性强。组织结构可按照不同的分类进行分别设计,在这样的组织结构下,会计管理系统除了日常的会计核算、财务管理工作外,还须管理和运用集团公司各分支机构或分公司之间的资金,收集汇总各子公司所在地的经济信息,以便更有效地调度集团公司的资金,提高集团经营管理的规模效益。因此,集团公司的会计机构通常独立于其他管理部门,甚至将对总公司本部的财务会计管理与对子公司的控制管理划分成两部分,专门组成一个集团财务公司或投资控股公司。财务部门和会计部门应分设,适宜采用非集中核算方式。
(二)大中型企业
大中型企业经济活动比较复杂,经济关系涉及面广,资金流量大,内部管理难度大,且大中型企业类型多,不可能采用一样的组织结构,但一般适宜采用职能式或事业部式结构。
大中型企业,由于其规模大,业务量繁多,经济业务发生的种类复杂,需要会计机构渗透到企业的每一个经营过程和各个管理领域,因此会计除了负责日常的核算工作外,还要开展对企业各职能部门运作绩效的考核。会计机构作为一个企业管理系统中的子系统,除了具有自身一整套的管理机构外,它的信息网络还深入到企业各个部门,提供的信息可反映企业生产经营的全貌和整个过程,其作用随时影响着企业管理者的经营决策。目前在我国大中型企业中一般实行总会计师制度(民营大中型企业多采用财务总监制)。总会计师是企业经济工作的负责人,全面负责企业的经济核算,与企业其他副级领导地位相同,直接对经理(或厂长)负责,报告企业财务状况和经营情况。大中型企业的会计组织形式采用分散核算形式的较多。大中型企业会计机构设置。
(三)小型企业
小型企业经营业务数量少,交易类型有限,生产组织和职能组织简单,基本上是“直线式”管理。由于小型企业的生产组织结构简单,与之相适应的会计组织机构也比较单一,会计发挥单一的核算作用,无须对数据进行深层次分析。通常按生产运营的程序和需要设置会计机构。其财会部门适宜采用集中核算的方法,财务与会计合设。小型企业会计机构设置。
(四)微型企业
1.不具备单独设置会计机构的条件,但配备了会计人员的企业
《会计基础工作规范》第六条规定:“不具备单独设置会计机构条件的,应当在有关机构中配备专职会计人员。”这是《会计基础工作规范》对设置会计机构问题提出的一个原则性要求,即对于不具备单独设置会计机构条件的单位,如财务收支数额不大、会计业务比较简单的企业、机关、团体、事业单位和个体工商户等,为了适应这些单位的内部客观需要和组织结构特点,允许其在有关机构中配备专职会计人员,这类机构一般应是单位内部与财务会计工作接近的机构,如计划、统计或经营管理部门,或者是有利于发挥会计职能作用的内部综合部门,如办公室等。只配备专职会计人员的单位也必须具有健全的财务会计制度和严格的财务手续,其专职会计人员的专业职能不能被其他职能所替代。
2.不具备单独设置会计机构的条件,没有配备相应会计人员的企业
某些企业经营规模很小,业务量少,会计的任务只是记录营业额、控制费用、计算盈亏及纳税所得。《会计基础工作规范》第八条规定:“没有设置会计机构和配备会计人员的单位,应当根据《代理记账管理暂行办法》委托会计师事务所或者持有代理记账许可证书的其他代理记账机构进行代理记账。”为了肯定代理记账业务,新《会计法》中明确规定,对不具备设置会计机构条件的单位,可以委托经批准设立的会计咨询、服务机构进行代理记账,从而确立了代理记账业务的法律地位。
三、会计人员岗位责任设计
《会计基础工作规范》对会计工作岗位设置规定了基本原则和示范性要求:一是会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或一岗多人,但应当符合内部牵制的要求;二是会计人员的工作岗位应当有计划地实行轮换;三是会计工作岗位的设计由各单位根据会计业务需要确定。各企业应本着有利于加强会计管理,提高工作效率,以及有利于分清职责,严明纪律的要求,建立会计人员岗位责任制。建立会计人员岗位责任制,要从实际出发,坚持精简的原则,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查,保证会计工作有秩序地进行。设计会计工作岗位时,应考虑单位经济管理对会计信息要求的详细程度和单位经济业务工作量的大小。下面以大型企业的会计组织机构为例,阐述会计工作岗位设置及相应职责。
1.总会计师的设置
总会计师一般是在单位负责人直接领导下进行工作的领导决策层成员。国有的和国有资产占控股地位或者主导地位的大中型企业必须设置总会计师。总会计师作为单位会计工作的主要负责人,全面负责本单位的财务会计管理和经济核算工作,参与本单位的重大经营决策活动,是单位负责人的参谋和助手。总会计师的任职条件:
(1)坚持社会主义方向,积极为社会主义建设和改革开放服务。
(2)坚持原则,廉洁奉公。
(3)取得会计师任职资格后,主管一个单位或者单位内一个重要方面的财务会计工作时间不少于3年。
(4)有较高的理论政策水平,熟悉国家财经法律、法规、方针、政策和制度,掌握现代化管理的有关知识。
(5)具备本行业的基本行业知识,熟悉行业情况,有较强的组织领导能力。
(6)身体健康,能胜任本职工作。
2.会计机构负责人的设置
会计机构负责人和会计主管人员属于单位中层管理人员,具体负责组织管理本单位的会计工作。在大中型企业里,一般设置专门的会计机构,称其为“财务部”。这些机构的负责人称为“财务经理”。在单位负责人和总会计师的领导下,会计机构负责人负有组织管理本单位所有会计工作的责任,其工作水平的高低、质量的好坏,直接关系到整个单位会计工作的水平和质量。任命会计机构负责人,应该考虑以下几个方面:
(1)会计机构负责人应遵纪守法、坚持原则、廉洁奉公,具备良好的职业道德。
(2)担任单位机构负责人的,除取得会计从业资格证书外,还应当具备会计师以上的专业技术职务资格或者从事会计工作3年以上的经历。
(3)会计机构负责人要熟悉国家财经法律、法规、规章制度,掌握财务会计理论及本行业业务的管理知识。
(4)作为会计机构的负责人,不仅要求自己是会计工作的行家里手,更重要的是要领导和组织好本单位的会计工作,因此要求其必须具备一定的领导才能和组织能力,包括协调能力、综合分析能力等。