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第11章 时间管理(10)

有一位债主向债务人讨债时说:“不还钱没关系,拿你的女儿来抵债!”说着,便从地上黑白交杂的石堆里捡起两块石头来,狡猾地笑着说:“来吧!我两手中一边是黑石头,一边是白石头,你选一个。如果选中白石头的话,欠的钱无限期延期;如果选中黑石头的话,嘿嘿,就拿你的女儿来抵债!”

其实,债务人已清楚地看到债主拾起的两块都是黑色的石头。不论选择哪一边,都得立即还债,没有选择的余地……终于,债务人勉强地伸出手来指着债主的一个拳头,作了抉择。就在接过石头的时候,他故意不小心把石头掉到地上。地上满是黑白石头,谁也找不出到底哪一个才是掉下去的石头。这时,债务人一副抱歉万分的神情:“对不起,我把石头弄掉了。你手中的石头是什么颜色的呢?”

结果很明显,因为留在债主手中的肯定是黑石头,债务人化险为夷了。如果债务人一味绕着“选或不选”的问题伤脑筋的话,是无法找出解决对策的,必须重新思考,才能从另一个角度发现解决问题的方法。

解决工作上的问题也是同样的道理,在垂直思考之外,也要加进水平的思考才能找出解决办法来。所以,为了避免陷于垂直思考的僵局,在碰钉子的时候,不妨暂且搁置问题,让头脑静下来。切忌应付了事。

我们来把前面所提的事项做个整理:

遇上一时无法解决的难题时,不妨把它记录下来,暂且搁置一旁。

把问题“存档”于潜意识中,可以从别的事物上意外地得到解决的线索。

切忌随便找个方法应付了事。

“记录问题”不仅可以留待日后找出好的方法,还有一项效用:当你把问题详细记录下来之后,由于不必担心忘记它,便可安心地全力去做另一项工作。

据说,即使是已达上乘悟境的禅僧,打禅时仍不免会有若干杂念产生。许多禅僧因此在打禅时随身备妥纸笔,一旦杂念浮现便立即画写下来。画此一笔心便静下来,便不会为杂念所限,而能继续打禅。

为解决难题而撇下手边的其他工作,是最不明智的举动。建议你把它记下来,以便集中注意力继续全力完成手边的工作。

多一点长远的眼光

牺牲睡眠实在是极不明智的。因为,即使熬夜的时候能保持极高的工作效率,但就长远看来,其效果仍然不佳。更何况,走出校门之后,工作的压力远比学生时代要大得多,所以保持身体健康无论如何要列为第一考虑的事情。

我们重视最终的成绩,因此对于只求暂时效果的方法素来不敢苟同。把眼光放远,展望未来才是重要的。

熬夜加班处理事务,固然可能对隔天的工作有益,但也可能因而影响了后天或是大后天的精神,降低了工作效率。所以从长远的角度来看,仍然不能算是有好效果,因为它一定会在某处造成负面的影响。

上班的人的生活就像马拉松比赛一样,如果在中途为了超越对手而乱了自己的步调,绝对无法取得好成绩。抵达终点时的成绩才是真正的成绩,光是追求中途的领先,只是满足自己一时的虚荣罢了。

而且,如果养成了集中工作时间的习惯,工作的步调势必不平均。因为心存“反正到时做出来就可以了”的念头,所以做起事来就慢吞吞地、拖泥带水,效率低下。

我们向来反对为了工作不吃不喝。为了保持工作的高效率,最重要的就是集中精神,饥肠辘辘一定无法集中精神,有道是“皇帝不差饿兵”,但有些人确实是一忙起来,连肚子饿都感觉不出来。这种情形每个月一两次还无所谓,长期如此就算是铁打的身子也会受不了的。

健康是做任何事情的最大资本,千万不可掉以轻心。失去健康,不仅生活的步调大乱,有时甚至工作也做不成了。如果只为了逞一时之能而造成长期的弊害,得不偿失啊。所以,为了保持马拉松般的步调,切莫空着肚子硬撑着做事。

空着肚子做事固然不好,吃得太饱也一样做不了什么事,因为血液过度集中于腹部时,脑筋自然就会迟钝,与这个很类似的还有一种情形——喝酒。吃太饱或喝酒均会因身体状况异于平常,而导致脑筋反应迟钝。

不要忘记休息的威力

一般公司的上班时间,如果包含午休的1个小时的话,通常都有9个小时。所以9点钟上班的公司,办公时间大概就是:上午3小时,下午5小时。

相信许多人都有同样的经验,上午的3个小时还没有什么问题,下午便常常感到疲劳。开始感到倦怠,工作的效率便会降低。这时候最需要的是以适度的休息恢复精神。

我们很赞同适度的休息,而且认为:不论面对如何紧要的工作,一旦发现自己疲倦了,就应该停下来休息休息,让紧张的身心得到喘息的机会。因为,若明知自己的体力极限已至,却还勉强自己继续工作,除了会陷入工作的低潮之外,对自己毫无益处。天下再没有比这更蠢的事了。

休息是为了走更远的路,我们主张疲惫的时候稍做休息。但是休息也绝不是要你放肆地放松自己。依据经验,坐办公室的人在工作中感到疲劳的时候,只需要停下来稍稍活动一下筋骨就可以了。在走廊散散步,做些简单的体操等等,如果情况不允许的话,甚至只要在原地伸伸懒腰、打打呵欠也足够了。不过有些工作的确是不方便当场伸懒腰、打呵欠的。在这种情况下,你不妨到洗手间,舒舒服服地伸个大懒腰、打个大呵欠,甚至洗把脸。

三分钟的“积极的休息”

我们称这种为保持工作效率所做的休息为“积极的休息”。之所以将它冠上“积极的”三个字,只因为它有别于单纯的休息,它是在保持工作效率的大前提下所做的暂停。这样的休息必能在最短的时间内达到最大的效果。因为,办公时间是不可能做长时间歇息的。

一般而言,事务性的工作会令人感到疲倦,大概都是因为长时间保持同一姿势,使得血液的循环不良,导致筋肉疲惫所致。因此,如果你是一直保持着前屈姿势的话,那么在休息时可以做一些反方向的动作,使受压迫部位的血液得以畅通,让过度使用的筋肉得以舒展。我们虽然不是生理学家,无法做出立论确鉴的说明,但就很多人的经验而言,这些动作的确很有效果。

疲倦的感觉是身体自然反映出来的警示信息,一定是身体某部位有了超负荷,所以提醒你“不妙喽!”如果你还是视若无睹、我行我素地工作,将更增加身体的负担。所以,一旦出现了警示信息,最好停下来,让负担过重的部位恢复功能才是明智之举。

把“积极的休息”的时间定为3分钟,虽然没有什么生理学上的证明,但确有一些现实的根据。因为3分钟正好是许多事情的最小段落,一个电话、拳击比赛一回合、单曲小唱片一张的时间……都是以3分钟为一个单位的,所以我们认为,3分钟应该也是让紧张的精神恢复弹性最妥当的时间。如果休息超过了3分钟,可能因中止的时间太长而无法立即继续先前的工作,这么一来休息反而降低了工作效率。所以,休息3分钟为宜。

至于这3分钟的使用方法,因人而异。为了使疲劳的身心得到休息,你可以做运动、听音乐,也可以欣赏自己喜欢的画家的作品……不过,在办公室里听音乐、欣赏绘画似乎不太合适,所以还是以活动筋骨的方式最佳。当然,只要自觉达到休息的效果,两分钟或是两分半钟也是可以的。

此外,并非做每件事情都得“休息三分钟”不可。只要觉得身心仍在最佳状况,一点儿也不疲劳的话,一鼓作气完成工作是最好不过的。如果硬性规定每工作一小时就要休息,恐怕就会把正在进入情况的工作打断,不仅无法提高工作效率,甚至还降低了工作效率。如果你手边的工作正进入状态,最好在它告一段落之后再休息。因为,如果无视最终工作进行的情况,只为了休息而刻意中断工作,就适得其反了。

不要把工作带回家

其实,工作就是一连串精神与体力的消耗,既然是一种消耗,一定有其负面效果。同样的道理,生活也必须有张有弛才能保持工作的活力。而“家”,正是一个人在忙碌的工作之后最好的身心缓和场所。

不过,要求一走出工作场所就必须把工作完全抛到脑后,的确有其困难。许多人习惯回到家里还要谈些工作上的事情,如果是聊些工作上的成就,倒是有助于全家团聚的快乐气氛。若回到家里还要唠叨些工作的内容,在精神卫生上委实不妥。

斯蒂芬完全是用自己的激情说完了所有自己的想法,然后用一种渴望的眼神看着一分钟经理。

一分钟经理并没有立刻作答,相反他保持着沉默,但是看得出他是在以外表的沉默来掩饰自己内心的激动。确实斯蒂芬让他感到激动,因为斯蒂芬身上那股激情让一分钟经理感觉到一种冲动,但是作为一名成功人士,其涵养又让他保持着冷静。

缄默了一段时间,一分钟经理人才缓缓地说了几个字:“年轻人,你会成功的,你将成为一名成功的一分钟经理。”

……

告别了一分钟经理,斯蒂芬迈着轻松而愉快的步伐大踏步向家走去,刚才一分钟经理的最后一句话更让他陡生一股挑战人生巅峰的激情。他决定回家,再认真总结一下这段时间以来的所得。回到家,打开电脑,斯蒂芬写下了几个字“关于时间管理”。

现代社会人类生活工作的节奏越来越快,要做的事越来越多,如何从纷繁复杂的大小事中找到你真正要做的事,冲破迷雾明确人生目标呢?这时你需要的是计划,短至日常工作计划,长至人生计划,由它们领你在人生路上节节胜利。

制订你的人生计划

一个没有目标的人就像一艘没有舵的船,永远漂流不定,只会到达失望、失败和丧气的海滩。

人如若没有自己的目标,显然是与毛虫毫无二致的行尸走肉。

伟大的人生取决于伟大的目标

不一样的目标就会有不一样的人生。

奋斗的动力来源于定下的伟大目标,喜人的成功归功于对目标孜孜不倦地追求。对一个健康人来说,列出一份“清单”不是一件难事,难就难在做出个一二三来,这必须要付出代价。戈达德为了实现目标,曾经18次死里逃生;朱颜夫为了一个信念,毅然向生命极限挑战。因此,每一个有志者,当务之急不仅仅是模仿一份“生命清单”,更紧要的是要照着既定目标,永不退缩,最终实现有价值的人生。

然而,在现实生活中,更多的是没有任何成就的普通人。普通人之所以为普通人,是因为他们没有计划任何事情,所以他们不认为没有做出成就就是失败,因为他们从未设定目标。这是他们比较安全而又没有风险的做法。

用这种推理方法,那么,是不是船停在码头比较安全,飞机停在地面比较安全,房屋空着不用比较安全呢?因为船离开码头会有风险,飞机离开地面会有风险,有人住进房屋也会有风险。但是船只待在码头上会因侵蚀而无法航行,飞机停在地面将锈得更快,房屋不用会损坏得更快。是的,设定目标有风险,但是不设定目标,风险更大。理由很简单,建造船只是为了在海中航行,飞机是为了在天空飞行,而房屋是为了供人居住。同样的道理,人活着同样需要一个奋斗的目标来成就自己。

人生像是一部脚踏车,除非你是向目标前进,否则就会摇晃跌倒。

不论你从事什么职业,是医生、商人、律师、推销员、牧师等,都有富裕的人跟你从事相同的工作。同样是经营服务业,一些人发财了,一些人破产了;同样是从事推销工作,有人富裕了,有人依然贫穷。可见机会首先跟个人有关,然后才跟职业有关,职业只有在个人尽其所能时才会为他提供机会。

不管你做的是什么,在相同的职业上已有许多人做出过重大贡献。使你成功或失败的不是职业或专业,而是你对自己以及职业的看法。伟大的目标应该是“你必须在伟大之前,先看到它的伟大”。

伟大的目标首先是个长期的目标。

没有长期的目标,你可能会被短期的种种挫折击倒。理由很简单,没人能像你一样关心你的成功。你可能偶尔觉得有人阻碍你的道路,而且故意阻止你的进步,但是实际上阻碍你进步的人就是你自己。其他人可以使你暂时停止,而你是唯一能使你永远做下去的人。

如果你没有长期的目标的话,暂时的阻碍可能构成无法避免的挫折。家庭问题、疾病、车祸及其他你无法控制的情况,都可能是重大的阻碍。

当你设定了长期目标后,开始时不要尝试克服所有的阻碍。如果所有的困难一开始就解决得一干二净,便没有人愿意尝试有意义的事情了。你今天早上离家之前,打电话到交通岗询问所有的路口交通灯是否都变绿了,交通警可能会认为你无聊。你应当知道你是一个一个地通过红绿灯,你仅能走到你能看到的那么远的地方,而且当你到达那里时,你经常都能看得更远。

一般说来,伟大与接近伟大的差异就是领悟到如果你期望伟大,你就必须每天朝着目标前进。举重选手都知道,如果你想成就伟大就必须每天去锻炼肌肉。每一对想养育出有教养的可爱孩子的父母都知道,人格与信仰是每天不断培养的结果。

每天的目标是人格最好的显示器——包括奉献、训练与决心。我们采取伟大的长期目标来帮助我们实现梦想里的目标。

其次,伟大的目标还必须是坚定的。

目标很重要,几乎每一个人都知道。街上的一般人在人生的道路上,只是朝着阻力最小的方向前进,因此他们只能成为普通人,而不是“伟大的特殊人物”。

我们选一个阳光明媚的日子,从商店里买一个放大镜以及一些报纸,把放大镜拿来对着报纸,离报纸有一段距离。如果放大镜不断地移动,永远也无法点燃报纸。然而,放大镜不动,你把焦点对准报纸,就能利用太阳的威力,使报纸燃烧起来。

这个实验告诉我们:不管你具有多少能力、才华或能耐,如果你无法管理它,将它聚集在特定的目标上,并且一直保持在那里,那也将无法发掘你的内在潜能,你将无法取得成就。

凡是伟大的人物从来不承认生活是不可改造的。他会对他当时的环境不满意,但这种不满意不但不会使他抱怨和不快乐,反而激发了他闯出一番事业来的热情,而其所作的努力必将得出结果。

重要的不在于你做的是什么事,而在于你应当做点事。最大的错处便是不做一点事——躲藏在困难的后面。为困难所阻容易造成人的一种自卑感,对于什么事情都不敢下手去做。那么,什么时候一个人应当自认无用,什么时候又应当去和困难搏斗呢?

动力从目标中来

某著名的企业家讲述了一个关于一位厨具推销员的故事:

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