袁丽玲
档案培训作为高校档案部门的一项管理职责，其目的是为了帮助学校实现档案的目标管理、提升档案人员的档案意识和业务素质、提高档案工作的效率。它包括有形的培训和无形的培训两种形式。有形的培训是指有固定时间、地点和讲师的培训，我们通常讲的培训就是这种培训。无形的培训是指专业的指导老师在日常的工作中对档案人员的业务指导、培养，这种指导、培养的方式可以是开会，也可以是一对一的当面交流，甚至可以是批评劝导。档案工作是高等学校的重要基础性工作之一。高校产生的档案不仅门类多，涉及面广，信息量大，而且科技含量高，不仅是学校的重要信息资源，而且社会意义重大。从1989年原国家教委六号令颁布实施以来，就要求高校实行档案材料形成部门立卷的制度，学校档案的立卷工作由各部门指定兼职档案人员来完成。立卷工作的成效将直接影响档案材料的齐全和完整以及档案的质量，从而影响学校档案工作的发展。由于各部门兼职档案人员基本都是非档案专业的，要想让他们胜任档案工作，学校档案部门对他们的培训就显得尤为重要。
一、档案培训工作现状
以我校档案培训工作为例，可以从一定程度上反映高校档案培训工作的现状。2000年合校以来，我校的档案培训工作采取有形培训和无形培训相结合的方式进行。合校后的武汉大学档案馆，对原四校的档案及档案人员进行了集中统一管理，根据国家教育部颁布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等规定，结合本校实际，制定并出台了《武汉大学档案管理办法》，此办法包含“武汉大学档案实体分类实施办法”、“武汉大学文件材料立卷归档工作规范”、“武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表”等制度规范，规定学校实行文件材料形成部门立卷的制度。新武大的档案工作制度在管理模式、分类方法等方面与原四校有着很大的不同，因此新制度在全校推行起来难度很大。为此，我校档案馆首先在全校建立档案管理网络，确定各立卷单位档案工作负责人、档案员、立卷员以及制定相关的职责，分级管理。建立了档案管理网络后，紧接着就是培训档案工作人员，通过培训来贯彻落实学校档案工作的各项规章制度、规范要求，达到学校档案统一标准、规范管理的目的。按照职责的分工，首先对各单位的兼职档案员进行了为期三天的系统培训，从培养档案意识入手，介绍档案的基本知识，学习本校档案管理办法、档案工作规范等等，培训老师由浅入深，结合实践，使培训工作达到预期的效果，也使我校的部门立卷制度得到初步的推广。我校这种有形的培训从2001年到现在，共举办过三次，第二次培训是在2007年，为了加快学校档案工作的现代化建设，推广“档案管理系统”的使用，实现档案目录数据远程登录、网上归档，举办了全校的档案员、立卷员培训班，为期半天。此次培训，旨在使我校的立卷工作由传统方式转变为计算机辅助立卷的方式，促进工作效率进一步提高。第三次培训是在2009年，为了学习贯彻教育部、国家档案局第27号令——最新颁布的《高等学校档案管理办法》，强化档案员的职责，举办了全校兼职档案员培训班，为期半天，对国家档案法规的学习与宣传、档案员的职责教育起到一定的作用。但由于这种有形培训次数少、培训时间短，还远远不能满足档案人员的需求。除此之外，就是采取无形培训的方式来满足他们的需求，依靠督导老师在日常的工作中，对各单位的档案员、立卷员进行有针对性的业务指导，日积月累，才有了我们现在档案工作的良好局面：我校的部门立卷制度、档案工作规范得到了全面的贯彻落实，档案工作步入健康的发展轨道。
二、档案培训的重要性
从我校档案培训的现状及效果可见，档案培训意义重大，它是做好学校档案工作不可缺少的重要环节。
（一）档案培训是建立和加强档案工作人员档案意识的有效办法由于学校实行的是档案材料形成部门立卷制度，涉及档案工作的面广人多，从教学、科研部门到行政管理部门、直属单位，再到学院，都属立卷部门，而且这些部门的档案工作人员也基本是兼职，如何使他们对“什么是档案”、“档案的价值及作用”有一个正确的认识，对档案工作各环节有一个全面的了解，能重视并做好档案工作，最好的办法就是通过培训来解决。上述提到的第一次有形培训就达到了建立和增强档案意识的效果。
（二）档案培训是贯彻落实档案工作法律、法规的有效途径档案工作是以法律为依据、以规范为准绳、专业性强的一项工作。《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规的学习、宣传和教育，其最有效的途径就是通过培训来实现。通过培训，可以让档案人员建立依法治档的理念，增强档案工作的法律意识，学习规范立卷的方法。
（三）档案培训是提高档案工作效率的重要手段档案工作现代化是提高档案工作效率的有效途径。随着档案工作现代化程度逐步提高，新领域、新技术、新标准不断出现，使现代化的工作方式逐步代替传统的工作方式。这种改变对档案人员的综合素质提出了更高的要求。我们通过对档案人员的培训，使他们掌握档案工作新技术、新方法，适应档案工作现代化的要求，不断提高档案工作效率。
（四）档案培训是提高档案案卷质量和档案完整性要求的有力保障档案的立卷工作是一项专业性和操作性比较强的工作，要求档案员和立卷员能熟练掌握本单位文件材料归档范围、立卷归档流程以及工作规范，这样才能保证档案的案卷质量和档案完整性的要求，因此对档案人员的技能培训是必不可少的。除了进行有形的培训外，无形的培训方式在这里得到充分的应用。通过督导老师在平时的工作中深入基层，有针对性的进行培训和面对面的业务指导，满足了档案人员的需求，对提高案卷质量和档案内容的完整有很大的帮助。
（五）档案培训是保持档案人员工作激情的妙诀以积极主动的心态参与档案培训的人员，在接受新知识、新信息的过程中，往往产生丰富的感悟。这些感悟与工作中的体验相结合，极易产生创新思维的火花，给人以精神上的激励。这使得培训不仅具有拓展知识、提高技能的作用，而且具有鼓舞自信心、激发工作热情的功效。经常“充电”，能使人保持旺盛的工作激情。
由此可见，档案培训是做好档案工作的前提和保障。但由于种种主观与客观因素的影响，还有很多人对高校档案培训的重要性缺乏足够的认识，使我们的培训工作存在一些不足。
三、档案培训工作存在的不足
我校的档案培训工作虽然取得了一些成绩，同时也看到一些欠缺存在。纵观高校的档案培训工作，普遍存在以下几方面的问题：
（一）培训经费不足，使培训工作缺乏计划性与连续性档案部门组织全校档案人员的培训是不能收费的，费用需向学校申请，层层审批，到最后培训时间和经费都不能完全保障，使得培训计划大打折扣或流产。这是高校档案部门面临的普遍问题，使有形的培训方式处于艰难的境地，只能依赖督导老师下基层苦口婆心地指导来完成培训工作。这种无形培训方式，虽然成本低，见效快，但系统性不强，培训对象的重视程度也不高，在工作中依赖性强。如果学校规模小，还能勉强应付。像我们学校这种规模：90余个立卷单位，地理位置分布广，档案工作人员近300人，会使督导老师的指导难度和工作量增大，也使得档案部门需要增加更多的人力充实到这种无形的培训队伍中来。
（二）培训机构和专业培训老师缺乏，培训质量和效果不能保证高校档案部门没有专门的培训机构，新上岗档案人员的系统培训基本由省或市档案局承担，而且培训时间长、费用高、针对性不强，培训效果不佳。高校档案部门对兼职档案人员的培训主要依靠行使档案监督指导或档案收集的办公室来完成，基本没有专职的培训教师，使得有形的培训质量和效果不高，这在一定程度上制约了档案培训工作的可持续发展。
（三）档案工作人员变动频繁，增加了培训的难度在高校从事兼职的档案人员面广人多，普遍档案意识不够强，人员变动又大，有的培训后工作不到一年就调走，这种频繁变动无疑给培训工作增加难度。新上岗的档案人员缺乏系统的档案培训，往往对档案工作缺乏足够的认识和重视，在实际工作中只能被动接受督导老师的业务指导，工作热情不高。
（四）重视专业技能的培训，忽视档案意识和职业道德的培养高校有些兼职档案人员不安心本职工作，牢骚满腹。在档案培训中也都是把业务技能的培训放在首位，忽视档案意识和道德情操的培养。而无形的培训只能解决专业技能问题，档案意识和职业道德的培养就要靠有形培训来实现。档案人员具备较强的档案意识和良好的职业道德，是做好档案工作的前提。
四、档案培训工作的改进和发展思路
从上述不足可以看出，有形培训是高校档案培训的薄弱环节，如何改善目前的状况，笔者提出以下改进和发展的思路。
（一）完善高校档案部门培训机制，解决学校兼职档案人员培训难的问题高校档案部门想要做好培训工作，必须具备开展有形培训的条件：一要有培训机构，建立培训制度，保证培训经费来源；二要有专业的培训教师，保证培训的质量与效果，这样才能使培训工作顺利开展。规模大、有条件的高校档案部门，可以设立培训机构，利用学校资源开拓档案培训市场，既解决本校档案人员培训的需求，也能解决其他高校档案人员培训难的问题。我校的档案学专业是国家重点学科，在全国名列前茅，档案馆就可利用学校的这种学科优势，以高校档案专业委员会作为依托，设立培训机构，聘请档案学专业教师，开拓高校档案培训市场，开展对高校档案人员的培训工作。这样既可以解决培训经费难的问题，也能使高校档案工作人员有一个针对性强的学习与交流的平台。
（二）科学制定培训计划，使培训工作具有连续性培训工作是一项长期而艰巨的任务，一定要纳入档案工作议事日程。学校档案部门要制定一个长远的培训规划，纳入学校的经费预算，保证培训工作有计划地开展。根据全校档案培训需求分类汇总情况，结合培训共性需求，依照培训内容、培训形式、培训时间等需求，认真制订培训计划，编制培训实施方案，落实培训措施，最大限度地满足广大档案人员培训需求。这种定期举办的有形培训，能增强全校档案工作人员的凝聚力，增强档案工作活力，对稳定档案人员队伍起到良好的促进作用。
（三）培训内容要有针对性，解决不同层次档案人员对培训的需求，提高培训质量学校各立卷单位的档案工作人员分为档案工作负责人、档案员、立卷员三个类型，那么在培训时应该针对不同的需求，有选择性地开展档案培训。档案工作负责人，作为部门领导，其培训内容重在档案意识的教育、档案法律法规的学习、工作职责的落实等，使他们通过培训后能重视并支持档案工作；而档案员和立卷员的培训除以上的培训内容外，重点在档案工作规范和操作流程的学习等，使他们通过培训后能熟练掌握档案工作方法。同时，还应建立培训对象参与培训质量评估机制，对培训工作质量及时反馈，及时更新培训内容，满足培训对象的需求，提高培训质量。
（四）培训形式多样化，增加培训的生动性，提高培训效果在对兼职档案员或立卷员的培训过程中，要克服单一授课的培训模式。可将课堂授课与现场操作以及实地考察相结合，从档案专业理论知识的系统学习，到档案馆实地进行现场观摩、操作，对典型案例进行分析等等形式，使培训具有生动性，从而满足学员不同程度教育的需求，有利于教师与学员之间的交流与互动，激发学员的学习积极性，使他们在经过培训之后能胜任本单位的档案工作，达到提高培训效果的目的。
（五）重视档案意识和职业道德的培养，提高档案人员的工作热情档案意识和职业道德的培养，对新上岗的兼职档案员来讲显得尤为重要。新上岗的兼职档案员大多是非档案专业人员，档案意识普遍淡薄。我们只有通过岗前培训，首先让他们对“档案及档案的作用”有一个充分的认识，对档案的法律、法规以及档案工作的各环节有一个全面的了解，再通过对档案人员职业素质的培训，使他们逐步热爱档案工作，坚定他们做好本单位档案工作的信心，这样才能使新上岗的档案人员具备做好档案工作的条件。再通过档案技能的培训使他们熟练掌握档案工作方法和技巧，很快能胜任本单位的档案工作。笔者在参观清华大学档案馆过程中，了解到他们学校在对新上岗的行政和教学方面的管理人员进行岗前培训时，把档案意识的培养纳入岗前培训内容之中，从源头开始培养职工的档案意识，让他们充分认识“档案”的重要性。此种做法值得高校借鉴推广。新上岗管理人员在接受岗前培训时，把档案意识的教育作为必须培训的内容之一，使每一位新上岗的管理人员能在各自的工作岗位上重视档案，支持档案工作，这无疑对全校管理人员档案意识的增强具有积极的推动作用，同时也使兼职档案人员对做好档案工作的热情更高、信心更强。
信息时代，电子档案、多媒体档案等不同载体档案的大量产生，对高校档案人员提出了更高的要求，不但要具有档案专业知识，还要具有现代化管理的知识。这就需要我们档案管理专职人员以及培训教师自身要提高综合素质，不断更新和充实档案培训内容，满足新形势下档案工作的需要。
参考文献
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