秦然
科研档案是学校档案的重要组成部分，是学校在开展科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的材料，是学校科研活动的真实记录和历史凭证，是重要的信息资源和科技财富。如何做好科研档案的管理工作，如何让科研档案工作更好地服务于学校科研基础性建设、增强科研整体实力和促进科研成果的转化，这是我们档案部门乃至全校各科研机构必须重视的问题。
武汉大学科研档案管理目前已呈现出规范化、科学化和现代化的特点，取得了很好的成绩。但是，学校科研档案管理工作依然存在着问题，本文主要对武汉大学科研档案归档工作现状、原因以及深化措施进行分析。
一、科研档案归档工作现状
武汉大学科研档案材料分为科研管理工作综合性文件材料、科研项目文件材料和科研专利文件材料三大类，目前，科研管理工作综合性文件材料和科研专利文件材料归档非常齐全和完整，其中科研专利文件材料2007—2009年分别归档188卷、267卷、260卷，归档完整率达到100%，但是科研项目文件材料归档还不够齐全和完整，这种现象在一定程度上影响了学校科研档案的建档质量、科研档案自身价值的发展以及信息资源的开发利用工作。
（一）科研项目各阶段文件材料归档现状
武汉大学科研文件材料归档范围包括：科研准备阶段文件材料、研究实验阶段文件材料、总结鉴定阶段文件材料、申报奖励阶段文件材料和推广应用阶段文件材料。目前，在实际的归档工作中，科研项目各阶段文件材料归档还不够齐全和完整。
1.研究实验阶段文件材料还未归档。目前武汉大学归档的科研项目档案材料中往往只包括科研准备阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段和推广应用阶段的文件材料，而研究实验阶段的文件材料严重缺乏，仅进展报告材料已经归档，科研项目研究实验阶段的各种原始记录、数据处理材料、设计的文字说明和图纸等从未归档。因此学校科研档案材料中只有成果性材料、鉴定审视性材料，缺少核心技术材料和工艺技术材料。
2.其他阶段文件材料收集不够齐全。在归档的科研档案材料中，也出现科研其他阶段文件材料归档不够齐全完整的现象，要么只有项目立项批文，而没有立项合同，要么只有项目结题、验收或鉴定材料，而没有立项批文等。例如，武汉大学2003年结题的“国家863计划——空间信息移动用户应用服务系统”课题归档材料中仅仅只有该课题的任务合同书和课题验收意见，而项目申请书、立项通知、课题进展报告、实验记录和结题报告等重要的材料都未收集归档。
（二）科研项目归档现状
1.横向科研项目文件材料未归档。关于横向科研项目档案的管理问题，《高等学校档案管理办法》规定：高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。武汉大学横向合作科研项目档案材料分别保存在学校科研管理部门和各科研项目课题组，科研管理部门对横向项目合同已经立卷归档，但截止目前还未向档案馆移交；课题组有合同以外的其他项目材料，但并未对这部分材料进行专门收集和立卷归档。武汉大学横向合作科研项目档案管理的这种现状与教育部《高等学校档案管理办法》的要求还存在很大差距。
2.纵向科研项目归档不够完整。武汉大学归档的纵向科研项目包括社会科学科研项目和自然科学科研项目两个方面，其中社会科学科研项目归档比较齐全，其范围主要包括国家级项目和部委级项目，自然科学科研项目归档范围主要包括：⒈国家重点基础研究发展计划（973计划）项目；⒉国家高技术研究发展计划（863计划）项目；⒊国家重点科技（攻关）计划项目；⒋国家自然科学基金重大项目、重点项目、面上项目；⒌国家杰出青年科学基金项目；⒍海外青年学者合作研究基金项目；⒎国家创新研究群体计划项目；⒏国家重大研究计划项目；⒐教育部重大项目；⒑国防科研计划项目；⒒学校正式签定的国际合作项目。目前学校纵向科研项目档案存在个别已完成的纵向科研成果、科研项目材料没有随时归档的情况，即使是代表学校科研实力的重点、重大科研项目和部分获奖成果材料也因研究人员的种种原因不能及时归档或缺失。例如，学校首个国家科技部“973”项目材料、获2005年国家科技进步二等奖项目“空间信息网络服务技术及产业化”的获奖材料目前还未归档。
二、存在问题的原因分析
（一）“四同步”管理难以实施，归档缺乏约束机制为进一步加强学校科技档案的规范化管理，确保科技文件材料归档的完整性、准确性和系统性，武汉大学档案馆曾于2008年6月制定了《武汉大学科技档案管理“四参加”实施办法》草案，并向学校原科技部、社科部等科研管理部门发出了“关于征求《武汉大学科技档案管理‘四参加’实施办法》意见的函”。草案规定：科研档案形成部门的档案人员，应参加科研课题鉴定会，审查科研课题开题、研究、结题各阶段形成的应归档文件材料是否完整、准确、系统，并在鉴定验收单上签署归档情况意见。如果科研文件材料不符合归档要求，其科研项目不得进行鉴定、验收。经过意见反馈，“如果科研文件材料不符合归档要求，其科研项目不得进行鉴定、验收”的规定具体操作起来有很大难度：因为科研管理部门在工作中通常以重点科研项目的成果申报以及能及时鉴定作为衡量科研工作的主要标尺，学校重视的是课题项目的申报、评比，追求的是项目数量、经费的增加，要求全校各部门一切要为此服务，科研管理档案部门不能为归档的不齐全完整而影响课题的申报鉴定评比。因此《武汉大学科技档案管理“四参加”实施办法》还未出台就此夭折。
由于武汉大学科研档案工作的“四同步”管理制度难以实施，导致学校对科研材料归档管理工作缺乏行之有效的制约手段，致使科研归档管理工作处于失控状态，出现科研档案材料归档不完整、不系统的问题。
（二）研究实验阶段文件材料收集和归档难度大按照《武汉大学档案工作法规与制度汇编》中关于各部门文件材料归档范围和保管期限表的规定，科研课题研究阶段的各种实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录、数据处理材料等都应永久保存。但是，由于种种原因，学校科研管理部门没有专门收集这部分文件材料，具体原因包括：
1.收集难度大。因为科研实验阶段的文件材料往往包括核心技术材料和工艺技术材料，课题组人员通常不愿意向学校科研管理部门上交这部分材料，而是留在自己手上，作为个人私有财产，从而增加了这部分材料的收集难度。
2.归档难度大。一个课题研究实验阶段的文件材料可能达到几十卷甚至上百卷，对于武汉大学来说，每年的科研课题多达几百项甚至几千项，如若按照规定都接收进馆永久保存，这大大超出了档案库房的承受能力，因此在实际工作中科研档案管理部门常常不收集这部分材料。
（三）横向科研项目归档标准不易确定
1.以项目级别和来源作为横向项目归档标准存在问题。横向合作科研项目是企业或其他研究单位委托高校研究的科技项目，如果与纵向项目使用相同标准即以项目级别或来源作为归档标准，那么企业和研究单位的级别如何来界定，本文认为这是个问题。
2.以金额作为横向项目归档标准存在问题。首先，多少金额标准的科研项目档案才接收，这是一个很难界定的问题；其次，单纯以金额标准作为科研档案接收的标准也极不妥当，如果几千元标准的课题档案不接收进馆，势必会给国家档案信息资源带来损失。例如，1983年河南人王永明发明五笔字型输入法的科研项目，当时南阳科委仅仅给他拨了3000元钱，这种简便快速的成熟输入法项目在世界上引起了轰动，如果我们仅仅用金额标准来衡量该科研项目文件材料是否归档，那么这项“意义不亚于活字印刷术的重大发明”的科研档案材料很可能被我们遗漏，这将是国家科研档案信息资源的一个重大损失；但是如果几千元标准的横向课题档案全部接收进馆，那么对于馆藏库房、设备、人力来说是一种巨大浪费；而且对于不同学科课题项目、基础性项目以及应用性项目来说，经费金额大小的差别非常巨大。
三、深化措施
（一）实行科研档案工作的“四同步”管理，确保归档齐全和完整按照国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987］6号）第一章第四条规定：科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，各级科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定成果与验收、鉴定科研档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。经过对2009年高校排行榜前十五所高校中十所高校档案馆的调研，笔者发现：有6所高校档案馆制定了科研档案工作的“四同步”管理制度，它们分别是中国人民大学、南京大学、中国科学技术大学、上海交通大学、厦门大学、北京航空航天大学。
