本文认为只有真正落实了科研档案工作的“四同步”管理制度，才能从根本上解决武汉大学科研档案材料收集不齐全、不完整、不系统的问题。
1.组织保障。要真正贯彻实施科研档案工作的“四同步”管理制度，还需要由校领导担任主任委员、副主任委员的档案工作委员会来检查、督促科研档案工作“四同步”管理制度的执行情况，从组织上保证科研档案工作与科研计划管理、课题管理、成果管理等工作的紧密结合。
2.程序保障。首先，订立合同时加入完整移交科研文件材料的条款。学校科研管理部门在订立课题合同时加入关于档案归档的条款，将其纳入到有关部门职责范围和有关人员的岗位职责，并在经费下拨、项目进度检查等阶段，控制该档案的归档；其次，申请项目鉴定评审时验收移交材料的齐全完整性。在课题完成后，课题负责人收集科研准备和研究实验阶段的文件材料，向科研管理部门移交，材料的完整性经验收符合要求后，才能申请鉴定或专家评审；再次，科研成果登记与报奖时验收移交材料的齐全完整性。课题通过技术鉴定后，课题负责人应向科研管理部门移交总结鉴定验收阶段的文件材料，经验收材料的完整性符合要求后，才能进行科研成果登记与报奖。
（二）坚持科研管理部门立卷归档的组织模式，确保档案规范管理武汉大学科研文件材料立卷归档采用的是由学校科研管理部门对科研项目各阶段文件材料进行收集、立卷归档并在一定期限内统一向学校档案馆移交的组织模式。目前学校科研文件材料的立卷部门主要包括人文社会科学研究院和科学技术发展研究院，其中人文社会科学研究院科研文件材料由综合办公室立卷归档并向档案馆移交，科学技术发展研究院科研文件材料由综合办公室、平台条件与成果管理处、产学研合作处、自然科学学报编辑部、国防办公室立卷归档并向档案馆移交。
目前高校科研文件材料立卷归档的组织模式大体有三种：第一种模式是由科研课题组对科研课题各阶段文件材料进行收集、立卷归档并按时向档案管理部门移交的组织模式；第二种模式是由科研课题组对科研项目各阶段文件材料进行收集和立卷，并在科研项目结束后向科研管理部门移交，科研管理部门对其进行检查验收后在一定期限内统一向学校档案部门移交的组织模式；第三种模式是由科研管理部门对科研项目各阶段文件材料进行收集、立卷归档并在一定期限内统一向学校档案管理部门移交的组织模式。
武汉大学科研文件材料立卷归档采用的是高校中的第三种组织模式，同其他模式相比，此种模式存在很大的优势，具体表现为如下几个方面：
1.有利于落实科研档案的“四同步”管理。作为科研活动的管理部门，科研项目从申报课题、经费审批以及申请鉴定、申报奖励等各阶段都在科研管理部门的监督管理之下，因此科研管理部门能够采取有效的制约措施将科研文件材料收集完整；而第一种模式，由于档案馆与科研项目活动诸环节无紧密的业务联系，对科研项目的进展也无直接渠道进行了解，对科研档案材料的收集无法采取有效的监控制约措施（连念，翁勇青。新时期高校科研档案管理工作若干问题探讨。上海档案信息网档案论苑学校档案2008—02—25）。
2.有利于对科研档案的管理和开发利用。由于武汉大学档案馆是按照部门号对进馆档案进行排架的，即一个部门移交的所有档案是集中保管的。如果采用第一种模式，则科研档案材料会被分散保存到科研管理部门、各院系和科研院所移交的档案中，这样一来，则势必造成科研档案材料存址分散和零乱，不便于管理和利用；而采用第二、三种模式，即由科研管理部门统一向档案馆移交所有科研档案，则档案馆可以对科研档案材料实行集中保管，能够保证学校科研档案材料的系统性，更有利于科研档案材料的开发和利用。
3.有利于提高科研档案案卷的质量和规范性。如果采用第一、二种模式，一方面，科研课题组负责科研档案的管理人员没有太多精力收集、整理归档材料；另一方面，由于课题组档案兼职管理人员数量众多并且不稳定，档案馆对科研档案材料立卷归档的指导和培训有很大难度，导致科研档案案卷质量参差不齐，难于管理。而采用第三种模式，由科研管理部门指定专门的立卷员，长期从事科研档案工作，则会避免以上问题出现。
（三）提高认识，建章立制，确保研究实验阶段文件材料归档齐全针对武汉大学科研实验阶段文件材料未归档的原因，本文认为，我们应该采取相应措施，确保科研实验阶段的文件材料完整归档。具体措施如下：
1.认识研究实验阶段文件材料归档的必要性。科研课题研究实验阶段的文件材料往往包括很多课题最核心的材料，是这个课题文件材料中最有价值的一部分内容，不仅是课题或项目的价值体现，而且对以后此领域作进一步的科学研究有很大的利用价值，所以我们必须完整收集此阶段的文件材料，齐全完整地归档。
2.制订切实可行的收集规定。一方面，科研管理部门应该制订收集科研课题研究实验阶段文件材料的明确规定，要求各项目课题组在申请项目结题或鉴定时上报研究实验阶段的文件材料，在上报项目申请书、项目计划书和项目进展报告的同时上报研究实验阶段的原始记录、数据处理、设计的文字说明和图纸等相关材料；另一方面，由于科研课题研究实验阶段的原始记录材料数量是非常大的，有的一个课题实验记录本多达十几本，如果所有原始记录材料都接收进馆，会超出档案库房的承受能力，所以，科研管理部门应该组织相关人员对这些材料进行鉴定后，选出那些真正有利用和保存价值的核心材料归档。
3.完善科研档案保密管理制度。学校需根据国家保密工作的规定，从工作实际出发，制订和充实完善科研档案保密制度，比如《科研档案保密工作制度》、《科研档案资料查阅借阅制度》等一系列科研档案保密工作规章制度，使课题组人员免除泄密之忧，降低研究实验阶段文件材料的收集难度。
（四）加强归档鉴定，确保横向科研项目文件材料科学归档武汉大学每年的横向科研课题多达几千项，如按照教育部27号令的规定都接收进馆永久保存，这大大超出了档案库房的承受能力。因此哪些项目需要归档，哪些项目不必归档，加强科研课题的归档鉴定工作，制定切实可行的横向合作科研项目归档范围标准势在必行。
国家目前对科研项目的归档范围即满足什么标准的科研项目形成的文件材料要求归档，还没有做出统一的具体规定；按项目来源、级别和金额作为横向项目归档标准又存在各自不同的问题。基于此种情况，本文认为制定科学、合理和具有可操作性的横向合作科研项目归档范围标准，高校档案部门必须加强科研课题档案的鉴定工作，具体应该做好以下几点：
1.加强科研课题归档鉴定的方法研究。科研课题档案的鉴定包括归档鉴定、进馆鉴定、开放鉴定及销毁鉴定四个方面的内容，要制订科学合理的科研项目归档范围标准，必须在归档前加强科研课题整体价值的鉴定工作，即科研项目的归档鉴定工作。当前还没有高校科研档案归档鉴定的固定标准方法，各高校应该按照档案价值鉴定理论中的效用原则、存史原则、经济原则、全面原则、发展原则等进行多层次的鉴定，从科研项目的技术因素、作者因素、史料因素及查看因素等方面综合考虑科研项目是否归档，全面正确地估价科研课题档案价值的多元性和复杂性。
2.提高科研课题归档鉴定的组织保证。哪些科研项目需要归档，哪些科研项目不必归档，做出科学合理的选择，本文认为，学校应该成立科研课题归档鉴定小组，鉴定工作要在主管科研工作负责人的领导下，由科研管理人员、课题组人员、档案人员和保密人员组成的鉴定小组进行，由档案馆牵头会同科研管理部门编制本单位科研档案的归档范围和保管期限的详表，明确科研管理人员、课题组人员与档案人员在科研项目是否归档的选留、审核方面的责任。
3.明确科研档案保管期限的划定标准。武汉大学目前接收进馆的主要是保管期限为永久和长期的档案材料，对于科研档案也是如此，所以如果我们科学地划分了科研档案的保管期限，也是科研项目归档范围标准确定的依据。根据《科学技术研究课题档案管理规范》规定，科研课题按照课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况分为重大、重要和一般科研课题。重大科研课题为永久；重要科研课题为永久或长期；一般科研课题为长期或短期。本文认为其中“重要”、“一般”、“或”的规定太过于模糊，使鉴定工作难以把握，标准难以统一，给实际操作带来了一定的难度。本文认为，高校在该问题上还要作进一步的研究，根据科研课题的来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况，尽早制定出一份可操作的科研档案保管期限的鉴定标准。
结语：本文主要对武汉大学科研档案归档工作现状、存在的问题及解决措施作了一些分析和探讨，其他诸如科研档案材料的开发利用、科研项目电子档案的管理等问题还有待于进一步地研究和深化，还需要全校科研管理部门、各科研院所和科研人员共同努力，使武汉大学科研档案工作走上新台阶。
参考文献
1.连念，翁勇青。新时期高校科研档案管理工作若干问题探讨。http：//www.archives.sh.cn：8888/web/platformData/infoplat/pub/sdajytw_24/docs/200802/d_155534.html，2008—02—25
2.范俊娥。科技档案价值综合评价的数学模型及应用。山西农业大学学报（自然科学版），2003（1）
