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第2章 提升一般工作技能(2)

(2)对信息进行分析研究,辨别真伪,加工整理。有很多信息在产生、传递过程中,由于受各种条件的影响,可能出现虚假或真伪混杂现象。这就需要进行分析、审查、鉴别、筛选、分组、比较、汇总等加工整理。通过“去粗取精”、“去伪存真”的加工整理,剔除其虚假、错误部分,肯定其真实、正确部分。对有一些一时辨别不清真假、对错的信息,可进一步进行核实。

(3)对信息进行传递和贮存,充分发挥信息的作用。对于那些真实可靠,正确无误的信息,我们可以按其重要程度和保密等级,采用不同的传递方法,或报送上级主管机关,或下达到有关基层单位,或在同级机关之间作横向交流,以供各级领导和有关员工使用。有些信息虽然真实、正确,但由于采用条件不具备,可将其暂时贮存起来,以备条件成熟后,推广应用。在这里特别需要强调的是传递信息的及时性。就是要抢时间、争速度。速度和时间是发挥信息作用的关键,一条重要信息着错过机会,提前或退后,都会失去其作用、变为废物。而要能够做到采用及时,则会发挥很大作用。

(4)在处理信息过程中。要做到态度严谨,按信息处理规章办事。为了确保信息处理工作的顺利进行和信息处理的质量,近几年来,各信息系统建立了严格的信息处理制度,如信息登记、分类、贮存、检索、整理、上报时间等制度。还规定了各单位的信息中心、信息组织、信息人员的职责范围等等。我们只有按照这些规章制度处理信息,才能做到准确灵通,传递及时。各项决策才能建筑在可靠的基础上。

7.企业员工的“专心要务法”

一心一意,聚精会神,是做好工作的最基本的精神条件。否则,必将一事无成。正如《孟子·告子上》曰:“今夫弈之为数,小数也,不专心致志,则不得也。”

在日常工作中,凡做不到“专心要务”者,大体有这样几个原因:

(1)工作无计划,目标不明确。上班以后到底做什么,心中没数。

(2)办事无次序,想起东来做东,看到西面做西。

(3)来人多,来信多,来电话多。忙于接待和应酬,打乱了正常的工作秩序和工作计划。

针对上述原因,我们采取以下六个方法,即可达到专心致志。这些方法,我们总称为“专心要务法”。

(1)始终盯住一个目标,一抓到底。要制定明确的工作计划和总体奋斗目标。使所有的工作人员都知道自己的任务是什么,奋斗目标是什么。

(2)办事先后有序。要做到这一点,除了明确总体奋斗目标之外,还应明确规定工作议程,制定出每季、每月、每周、每日的工作进度,使每一个工作人员,都依据具体的工作计划和安排,各行其事。

(3)明确规定完成工作任务的时空限量。在实践工作中出现不专心要务的现象,往往同工作中没有一定的时空限量有关。计划订得过宽,什么时候能完成就什么时候完成,能做到什么程度,就做到什么程度。这种无限的时空要求,往往是工作拖拉、疲沓、要务、次务不分的根源之一。所以为了保证专心要务,必须明确规定完成任务的时间和空间限量,有了一定的时空限量,就可以“强制”做到专心要务。

(4)纵横交叉,综合办事。我们要求办事要始终盯住一个目标,要有次序,并不等于说在同一时间内只能办一件事。现代化管理学要求变垂直型工作法为纵横型工作交叉法,就是变单方向工作法为多方向工作法,要运用系统论、运筹学等原理,在同一时间内,综合进行多项工作,完成多项任务。使各项工作互相促进,相辅相成。

(5)正确处理“三多”。来人、来电话、来信件大致可以分为四类:一是汇报工作,反映情况;两是要求解决个人问题;三是走后门、拉关系。要求在人、财、物等方面给予特殊照顾。四是礼节性看望。对于这四种类型,总的处理原则应该是“热情接待、分别处理”。对于走后门、拉关系、要求特殊“照顾”者,要说明情况,严格按照政策办事。对于礼节性来宾,安说明要务在身,不能长时间相陪,希望理解、原谅,但一定要倍加热情诚恳。

(6)有选择地参加社交活动。社交活动是非常重要的。但对身负要务的工作人员来说,不可能事事参加。而不参加、错过某些重大社交机会,又对工作不利。在这种情况下,只能是有选择地参加。

8.企业员工的分段处理法

连续性和阶段性是客观事物发展的两大特征。所有发展中的事物都是由若干发展阶段连续而组成的。工作阶段的划分,一般地讲主要依据四条;一是工作内容;二是工作目的;三是工作性质;四是工作形式。拿干部培训工作来说,假如学习内容是企业管理学,我们可以根据教学内容,把整个教学过程划分为企业概论教学阶段、计划管理教学阶段、办公管理教学阶段、储运、信托办公教学阶段、设备资金管理教学阶段、劳动工资管理教学阶段、财务管理教学阶段、效益核算教学阶段、现代化管理教学阶段等等。根据目的可分为动员安排阶段、教学阶段、总结阶段。根据性质可以划分为自学、辅导、讨论、问答、解答四个阶段。根据形式,可以划分为学习、考试、总结评比三个阶段。综合四个方面,从总体教学上讲,可以把整个培训工作划分为动员安排、学习辅导、复习考试、总结评比四大阶段。如果条件允许,还可以加上调查研究、实地试验阶段。把整个工作划分为若干阶段之后,下一步的任务就是分段处理。分段处理的最有效方法,是“打歼灭战”。就是集中人、财、物,集中时间、集中精力,像打仗一样,一仗一仗把既定的战役任务拿下来。

分段处理法的关键有两条,一是如何分段,二是如何处理。工作阶段性划分得科学不科学,直接关系到处理工作能不能取得最佳效果。为了把工作的阶段性划分得比较准确、科学,除了日常工作经验外,文化素质较高的工作人员,应当掌握优选法、统筹法;平方法、分数法、抛物线法、爬山法、要径法、网络分析技术法、概率统计法、数理统计法、统计分析法、相关分析法、抽样法、预测法、时间数列分析法,等等。这些方法虽然都是借助于数学原理,应用于科学试验和生产管理,但对于我们做好工作,使我们的各项工作走向科学化、现代化,同样有借鉴意义。

在分段处理问题上,“还有两点应引起我们的重视。一是要兼顾段与段之间的连续性。既要有战役观点,又要有战略观点。在分段处理时,不要忘记整个战略任务,在安排战略任务时要分段进行。二是要有随机应变的本领,根据工作进展的情况,不断调整工作计划。

9.企业员工的困难排除法

困难等于主观认识和客观实际之间的差距。主观认识高于实际,在实际工作中就会出现困难。主观认识落后于客观实际,就会在认识上产生困难。

在实际工作中有顺利之时,也有困难之时。顺利是相对的,困难则是绝对的。有来自人、财、物方面的困难,也有来自思想认识方面的困难。有来自纵向主管系统的困难,也有来自横向之间的困难。有来自外部的困难,也有来自内部同事之间的扯皮、不团结的困难。有来自管理体制方面的困难,也有来自方针、政策方面的困难。有时,某些困难把人压得喘不过气来,欲罢不成,想干不行,使人烦恼至极。然而,我们所以做工作,就是因为有困难。越是困难,压力越大,越需要我们去做工作,这已是一条普遍规律。也就是说,在困难重重干扰四起的情况下,唯一的出路就是想方设法解决困难,排除干扰。其方法主要有以下六条:

群力排除法

就是利用员工强大的智力、财力、物力的压倒优势,去排除困难。员工路线是我们的一大法宝,也是群力排除法的重要组成部分。俗话说,“三个臭皮匠,赛过一个诸葛亮”,只要我们置身于员工之中,和员工打成一片,依靠员工,尊重员工的首创精神,没有克服不了的困难。

勇士排除法

就是大胆重用智勇双全的能人力排重难。一般地说,勇者不惧,这种人具有不怕危险和困难,见义勇为、克敌制胜的精神。正如《礼记·聘义》中所说“所贵于天下之士者,为人排患释难解纷乱而无取也”,“志士不忘在沟壑,勇士不忘丧其元”,“天下无事则用之于礼义,天下有事则用之战胜”。

协商排除法

就是通过民主讨论,平等协商,统一认识,从而克服横向之间在工作上出现的困难。这种方法最适合于解决各团体之间在合作共事中,由于经济利益和认识上的不同而给工作带来的困难和干扰。

拨灯开窗排除法

我们经常遇到一班人之间,或一个办公室、一个部门内部存在着扯皮问题,不团结问题。有的是由于某些利害关系引起的,有些是由于某些误会引起的,不管什么原因,都会给工作造成一定的干扰和困难。对于这种性质的困难和干扰,最好的办法是把矛盾摆到桌面上。俗话说“灯不拨不亮,理不辩不明”,我们应当相信“人有感慨,荡漾焉能排”。只要大家能做到打开窗户说亮话,摆事实,讲道理,互相谅解,求同存异,没有解决不了的问题。

变通排除法

在某些政策、规定同实际情况有距离,执行起来有困难时,我们不要硬着头皮往前闯,而应从实际出发,采取另一种方法去解决。这种变换的方法,我们称之为“变通排除法”。其精神实质是,办事要灵活多变,水路不通走旱路,地面不通走天空。不要吊在一棵树上,也不要被一条胡同憋死。

困学勉行排除法

就是通过学习,提高认识水平和办公水平,去排除工作中的某些困难和干扰。这种方法最适合排除由于认识水平不高,专业知识浅薄而带来的各种困难和干扰。在这种情况下,只要我们刻苦学习,向知识老人求教,就没有克服不了的困难,也没有排除不了的干扰。正如朱亮在《困学》一诗中所说:“困学功夫岂易成,斯名独恐是虚称”。

10.企业员工的事故预防法

在某些工程技术、生产活动与交通运输中,由于设计、管理、施工、操作时的过失,或由于自然灾害造成的物质上的意外损失、人身的意外伤害,通常称之为事故。偶然性是所有事故的基本特征,但所有事故的发生都有一定的原因。这些原因的存在,致使事故的发生,又带有一定的必然性。我们探索和掌握事故发生的原因,制定堵截事故偶然发生的措施,则为事故预防法。其内容主要有观念预防和计划制度预防两项。

观念预防

事故预防的关键是“防”,即以防为主。这在我国早已有之,《申鉴·杂言》一书就写道:“进忠有三术:一曰防;二曰救;三曰戒。先其未然谓之防。发后止之谓之救。行而责之谓之戒。防为上,救次之,戒为下。”而要做到以防为主,首先必须树立预防观念。许多事故的发生,往往同人们思想上轻敌、麻痹、没有预防观念有关。所以,预防事故的首要措施就是克服麻痹大意、自由散漫、漫不经心、不负责任的疏忽观念。《后汉书·桓谭传》说:“盖善政者,视俗而施教,察失而立防”。我们应当把有没有预防事故的观念,作为衡量是否善政、是否是合格工作人员的标准之一。经常教育广大工作人员牢牢树立居安思危、防患于未然、以预防为主、以防万一、等预防事故发生的观念。为了提高对事故的警惕性,我们还应当经常分析事故发生的可能性。一般地讲,发生事故的可能性有四个方面:

(1)生产条件不具备,设备不配套,形不成科学的、系列化的生产线,致使某些薄弱环节最易出现事故。

(2)由于制度不严、不全、不完善,致使某些工程、生产线出现发生事故的漏洞。

(3)预防措施不力。有些事故在刚刚露头时,如果措施得力,就能得到及时的制止。但是措施不力,往往能把事故的可能性变为现实性。所以措施不力也是事故发生的可能性基因。

(4)工艺熟练程度低,素质不高,在事故露头后,无能为力,致使事故的偶然性转变为必然性。我们经常分析事故发生的这些可能性,有利于树立预防事故的观念,也有利于“对症下药”,制订预防事故的得力措施。为了树立牢固的事故预防观念,我们还应批判“事故难免论”。有些人在事故面前持消极被动的态度,认为事故是不可避免的。其根据是“人无完人,人总是会犯错误的”。“没有没缺点的人”。实践证明,这些根据和观点都是错误的,我们应当辩证地看待事故的可能性和现实性。事故的可能性不等于现实性,偶然性不等于必然性。只要加强防患,事故完全可以避免。所以在现代管理中我们应当树立人能不犯错误,管理可以避免事故的全新观念和坚强信心。

计划制度预防

就是针对事故发生的可能性,即漏洞、薄弱环节,制定周密的预防制度及措施。尤其要制定一些应付意外事故发生的应急计划及对策,也就是建立一整套早期警报系统。在制定对策时应有几套准备,以便一旦事故发生后,这一手不利,另一手上。这种两手准备应从建立警报系统做起。就是说,从建立预防事故的警报系统开始,就同时准备多方位的对策。

在制订预防事故的计划和措施中,应当规定明确的奋斗目标。《荀子·儒效》一书中说:“君子言有坛宇,行有防表”。也就是说,人的言论应当有一定的界限,行为应当有一定的标准。日本大分钢铁厂提出“001”奋斗目标。即死亡事故为“0”,灾害为“0”,创世界第一流企业。我国鞍山钢铁公司提出坚决消灭死亡事故,实现一个“0”的奋斗目标,都属于预防事故的具体目标。

11.企业员工的紧急处理法

客观事物的发展、变化、运动是错综复杂的。所以,尽管我们制定了很多预防事故发生的措施,然而某些重大事故总是一再发生。例如,在人身方面,骤然受伤、蛇咬、食物中毒、昏倒、不省人事、突发高热、大量出血、呕吐、抽搐、腹痛、腹泻、尿闭、触电等等。在交通运输方面突然发生机坠、船翻、车辆碰撞。在生产过程中突然停电、停产。在天气方面有暴风骤雨、雷打、电击、山崩、地震等等。所以,我们除了掌握事故预防法外,还需要掌握紧急处理法。

(1)要镇定冷静,不要惊慌失措。在事故一旦发生以后,急中之急是需要决策人和指挥人保持镇定冷静的态度。千万不能惊慌失措。《国语·晋语七》曾写道:“柔惠小物,而镇大事。”在事故面前,领导人的镇定和勇气是极其重要的。领导人就具有“泰山崩于前而面色不变”的气魄,可以很快稳定阵脚,制止事态的扩大。否则,如果领导人惊慌失措,则会把广大员工的情绪搞得更乱。特别重要的是,在心理上不要把事故看得过于悲惨,要改变那种“黩武之众易动,惊弓之鸟难安”的习惯看法。真正做到面临危急而心绪不乱。这叫做心理处理法。

(2)要当机立断,防止事故的扩大。紧急事故发生之后,不能袖手旁观,看“热闹”,更不能消极议论、指责、埋怨,急于追查责任,而应当当机立断,动员一切力量,以紧急措施去处理紧急事故,防止事态的蔓延和扩大,争取用最快的速度使工作恢复常态。

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