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第3章 提升一般工作技能(3)

(3)要“对症下药”,釜底抽薪。一般地讲,紧急事态的症状都很明显。如自然灾害,急性发病,就是这样处理紧急事故的最有效的措施,是针对事故的表现症状,采取“抽薪止沸,斩草除根”,从根本上解决问题的办法。例如,发生食物中毒,骤然受伤,不省人事,突发高热,大量出血时,首先应解毒、包扎、固定肢体、止痛、抗休克、降体温、止血。在发生触电后,立即切断电源,不仅能制止事态的扩大,还能立即抢救触电者。由此可见,釜底抽薪法见效甚快。

(4)分析原因,总结教训。在事故平息后,要及时召集有关方面举行事故分析会议,讨论发生事故的原因。在分析事故原因的时候,主要领导和当事人不要讳言失败的原因,不要为事故辩解,更不要互相推卸责任。而应当挺身而出,实事求是地分析发生事故的原因,主动承担自己应负的责任,多引咎自责,以实际行动来影响启发周围的工作人员,以便群策群力,共同总结发生事故的教训,吸取处理事故的经验,以防止今后类似事故的再发生。

(5)采取补救措施。妥善安排好下一步工作。发生事故的原因,总的来说,有无意的,也有有意的。有的是由于制度不健全,有的是由于玩忽职守。不管什么原因,都应根据情节轻重,定性程度,分别作出严肃的处理。更重要的是要针对发生事故的原因,制定出补救措施,妥善安排好下一步的工作。补救措施的首要内容是如何弥补由于事故而造成的损失。做到经济损失经济补,物质损失物质补,精神损失精神补。所谓妥善安排好下一步的工作,首先是指要安定人心,稳住阵脚,恢复正常的工作秩序。

在制定事故的补救措施和改进措施、制度时,有三点应引起我们的重视。一、要正确估价事故造成的损失,不能因为发生事故,而全盘否定过去的工作成绩。二、要从根子上制定措施,堵截同类事故的再次发生。三、要检查其他方面是否存在着类似的漏洞和薄弱环节。要吸取事故发生的教训,促进整个工作的顺利进行。

12.企业员工的反馈控制法

所谓反馈,简单地说,是指将信息输送出去,作用于被控制对,再将产生的后果反送回来的过程。西方国家称输送出去的信息为给定信息,产生的结果为真实信息。所以,也可以说,反馈是指由给定信息作用于被控制对象,再将形成的真实信息反送回来的过程。

运用反馈程序和理论去分析、处理各种问题的方法,叫反馈法。运用反馈系统活动的结果来调整系统活动的方法,叫反馈控制法。其特点是根据过去的实践成果来调整未来的行为。

系统输送出去的信息与实践结果产生的真实信息相比,如果其差异对行为不进行控制和约束,而是进行加强或鼓励,使之继续朝着顺向发展,我们称之为“正反馈”。如果差异对行为进行控制和约束,使之减弱并朝着保持平衡、稳定的逆方向发展,我们称之为“负反馈”。在实际工作中将正反馈和负反馈结合起来,既能够稳定和平衡各项工作,又能够促进改革,克服各项工作中存在的缺点。

所以,我们应当针对不同的工作情况,自觉地运用反馈控制法,对各项工作进行有效的控制和激励,使之健康地向前发展。具体讲,反馈控制的一般做法分以下五道程序:

(1)制订工作目标、计划,明确奋斗方向、需要完成的具体任务、工作内容、工作形式等等。这一步的工作内容,我们概括为输出信息或给定信息。

(2)把制订出来的目标、计划、任务即给定信息,下达到有关部门或个人,并组织实施、贯彻落实。这一步的工作,我们概括为作用于被控制对象。

(3)通过各种形式,及时掌握实践情况。如填报统计表、用户意见登记表、情况反映、自下而上的口头或书面汇报、汇集来自各方面的意见。这一步的工作,我们概括为收集真实信息。

(4)将真实信息与给定信息进行对照比较,纠正偏离目标和计划的行为,或补充计划和目标中不足之处,尽快解决实际工作中出现的各种问题,使原定目标、计划、任务更加完善、更加科学。保证总体奋斗目标,整体工作计划,各项主要任务能够如期实现。

(5)在总体奋斗目标,全部工作计划和各项任务完成之后,及时进行总结反馈,检查和评价实施效果的优劣。这样做的目的是通过系统的反馈,决定对职工的奖罚。并帮助职工通过“自我反馈”达到“自我控制”的目的,以便鼓励职工今后更好地工作。

在具体做法上,需要重点回答和明确四个问题:

(1)由谁进行反馈总结?答案是应当由执行计划者本人、有关部门、有关领导机关。关键是执行者本人。因为执行者亲身参加实施,体会最深,他通过“自我反馈”,认识自己的成绩和存在的差距,更有利于达到“自我控制”的目的。

(2)何时进行反馈总结?实践证明,最好是在工作告一段落或进行到一定程度时进行反馈总结。也可以按周、月、季、半年、年度进行反馈总结。

(3)反馈什么?应主要反馈工作成果、实施者本人的工作质量和态度。

(4)怎样进行反馈总结?反馈总结也就是对完成工作任务的情况进行评价。评价应以一定的标准为依据。可以用分析法进行评价,也可以用计分法进行评价。

通过总结反馈,对于每个工作人员的工作成果要给予充分的肯定,并给予表扬、奖励。对于未完成任务者,要给予适当的批评教育,并帮助其认识差距,找出原因,提出补救对策,本着鼓气的精神,促使其改进工作,在今后的实施过程中,做出优异的成绩。

13.企业员工的标准控制法

把反馈控制方法和标准化结合起来,统一对各项工作进行有效的控制,即为标准化控制法。这一方法主要适用于分工协作项目。换句话说,在同一时间内,不管做什么工种,在何岗位、在何地方,不等别人的布置和指示,便都能按照科学的规范条件,控制自身,做好各自应该做的工作,就叫标准控制法。

标准控制法有五点要求:

全面性

要求各个方面、各项工作都要标准化。拿企业来说,整个企业的一切人、财、物、事等各种静态和动态项目,都需要有合乎生产和管理需要的、明确的标准和规定。例如,各类人员的素质、职责范围、操作规范、作息制度等;储备资金、生产资金、固定资金、流动资金的申请、发放、占用、支出、报销等;各种物料(包括设备、原材料、辅助材料、工具等)的采购、进货、贮存、发放、运输、转移、摆放、使用、报废、处理等;各种事情的责任、程序、方法等,都需要制定统一的标准和规定。

系统性

工作标准化是一项系统工程。同时还包括一系列的子系统。各个子系统之间又有着密不可分的联系。所以,标准化要求各项标准必须系统、配套。拿企业来讲,效益标准是核心、技术标准是关键、投资标准是先决条件,管理标准是根本保证,从厂部到车间、班组、岗位、个人,都要围绕经济效益这一核心,从产品设计、制造、销售等纵向、横向制定标准和规划,使各个环节、各个层次之间既不雷同,又不顶撞,从而构成一个纵横交错、彼此协调,严密完整的有机整体。

科学性

要求工作标准必须按照标准化原理,使用科学方法,经过提出、论证、审批等标准化程序而制定出来。也就是说,工作标准必须通过论证、鉴定、劣汰优选、纵横比较,达到各方面协调统一。只有这样,才能保证工作标准化内容的科学性。

定量性

要求工作标准必须有定量的规定。定量包括完成任务的数量和质量、程序和方法、时间和范围、检查和总结,等等。例如,制定岗位责任制标准,不仅要落实负责人,还要规定负什么责,负责多少,负责多大范围,负责到什么程度,达到什么要求,等等。只有这样,才能真正做到分工明确,责有所归,易于执行,便于考核。

准确性

要求工作标准要定得合情合理。既不能太高,也不能过低。既能说得过,又能行得通。既符合总的奋斗目标和计划的要求,又符合工作人员的素质和实际提供的可能性条件。

标准控制法的这五点要求说明,各项日常工作不能只停留在一些普遍规定、制度上。而更重要的是需要有一套具有全面性、系统性、科学性、定量性和准确性的综合性标准。这是标准控制法的实质所在。

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