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第13章 谁偷走了你的时间 (1)

节省时间的妙方

不轻视每一分钟的价值,就是要节省每一分钟,让我们的每一分钟都有价值,都有收益。

很多时候,我们都是在浪费时间。时间之所以被我们所浪费,是由于以下原因:

1将时间用在无益的事情上

对公司经费支出很认真的人,也不一定对时间的运用很慎重。须注意使用时间前若不预先做个计划,那么时间将会和金钱一样,在不知不觉中浪费掉。

2没有训练自我使用时间的方法

不会做计划的人,今后必须开始学习。如果没事,先决定任务终了的时刻,否则事情常会拖延下去。所以,必须养成按时完成工作的习惯。

3工作没有在预定时间内做完

由于电话、访客的干扰,使得工作不能如期赶完,同时对部下的指导马马虎虎,指示不够。为了防止此种事件发生,最好能做出工作时间表。

由上可知,时间的浪费完全是因为没有明确的计划性和目的性所致。因此,我们必须掌握一些节省时间的方法。下面介绍一些小技巧,希望对你以后有所帮助。

1统筹安排时间。例如早晨起床后,先点燃气炉做饭,再打开收音机,边听广播边洗漱。

2分些家务给孩子。这样既减轻大人负担,又锻炼了孩子的能力。

3利用时间中的时间。例如边洗衣服边背诵外文单词,或构思一篇文章。

4放置东西有条有理。各种东西分类放置在固定的地方,并时常抽空整理。

5少看电视,把时间用在更重要的事情上。

6黄金时间要集中精力。一般来说,晚上8点到10点是家庭中可供利用的效率最高的时间,就要集中精力做点儿有意义的事。

7适当睡眠,不要过多熬夜,否则第二天做事效率低。

8保持心理平衡。心情不好,即使时间充裕,也会干不成事情。

9规定工作目标的期限。如果你给自己规定好完成工作所需的确切时间,定能富有成效。

10先做难做的事。赶快把令人头痛的事情处理完,如果把它们搁置起来,只能给你带来更大的心理压力,使你无法完完全全地将精力投入到其他工作中去。

11避免文件堆积成山。有文件放在你的台面上时,要赶紧处理。如果是急件,应马上处理完;如果是个大项目,先开始做前三步,让它运作起来。

12安排好处理电子邮件的时间。每天上下午用固定20分钟时间处理电子邮件和留言箱。同时,关掉电子邮箱报警信号,这样你就不必随时去查看。

13提早一些结束当天的工作。下班前30分钟关掉电脑,用剩下的时间来做明天的计划。

不被琐事缠身

要有效地管理自己的时间,就要清醒地认识什么重要,什么该忽略,不要被不重要的人和事过多地打搅。

琐碎而无价值的工作指的是一些不重要的任务或工作,而且报偿低。它消磨你的精力和时间,因此让你不能处理更为重要且当务之急的工作。琐碎无价值的工作可能是将文件归档、清理办公桌抽屉、日常文书工作,或者没有紧迫任务时,任何人都可以做的那种工作。

那么该怎么解决呢?

作为职场人员,你可以在你的办公桌前放一大块字牌:“任何时候,只要可能,我必须做最有成效的事情。”以此,尽可能减少琐碎无价值的工作。当你开始做琐碎工作,并将其作为拖延重要工作的借口时,看着字片,你就知道自己又在浪费时间了。

当你陷入琐碎工作中时,一定要自我反省,问问自己:你现在的动作是否接近你最优先考虑的事情。如果不是,就终止它们,并着手重要的事项。让自己变成现代的时间驾驭者,减少例行公事,并多参与困难的决策和计划。如此一来,你就会增加自身价值和晋升的机会。

在多数的情况下,要想克服被一些小事引起的困扰,只要把注意力转移一下就可以了——让你有一个新的,能使你开心一点的事物。美国的一位企业家举了一个怎么样能够做到这一点的好例子。以前他写作的时候,常常被纽约公寓热水灯的响声吵得快发疯。蒸汽会怦然作响,然后又是一阵叭叭的声音——而他会坐在他的书桌前气得直叫。“后来,”这位企业家说,“有一次我和几个朋友一起出去露营,当我听到木柴烧得很响时,我突然想到:这些声音多么像热水灯的响声,为什么我会喜欢这个声音,而讨厌那个声音呢?我回到家以后,跟我自己说:‘火堆里木头的爆裂声,是一种很好听的声音,热水灯的声音也差不多,我该埋头大睡,不去理会这些噪声。’结果,我果然做到了:头几天我还会注意热水灯的声音,可是不久我就把它们整个忘了。”

如果你是一个管理人员,你应该把琐事交给下属去做。

英国大出版家那茨可里夫生平所做的事业极多,如果换成别人,早已忙得不可开交,但是他仍能从容不迫,应付自如。许多朋友对于他这样的才干深觉惊奇,他说:“我自己只担任指挥工作,一切机械式的事情都交给那些能够胜任的人。至于那些助手能够办理妥帖的工作,我尽可不必动手。”

某国家计算机公司经理派特生也说:“不要去做可以交给别人做的事情。”因为他认为一个领袖人物,最重要的是有卓越的思想和计划,不应把自己的宝贵精力耗费在琐碎的小事上。一个真正能够站稳脚跟的领袖,永远是一个制造机器的人,而不是将自己作为机器的一部分。派特生对于这种理论曾经做过一次实验,他把写字间和工厂的重要职员调开十人,发现整个组织的运转丝毫不受影响,一切工作仍能照常进行。

可见,做一个优秀的时间管理者有一个极平凡的诀窍:“把各种琐事尽量交给部属去做。”不过切记:你所以会把琐事交给下属去做,是因为你需要去思考更重要的事情,需要去制定新的、关系到整体发展的计划。有些时间管理者,以自己是“最繁忙的人”而自傲,这实在是大错特错的想法。在有识者看来,这种领导者无异是在说自己是一个最不善指挥他人工作的人,他没有驾驭属下的学识和能力,其实是向人坦白他的“无能”。

遗憾的是,许多人整天忙着处理琐碎的事情,总是抱怨没有时间做正经事,其实他们的潜意识是在逃避做正经事,尽力回避可能出现的挑战,毕竟,做大事是需要想象力、判断力、勇气和自信的。

心里有了大,才会放下小。有一项针对世界冠军的调查就很说明问题。调查者发现,那些夺得世界冠军的人往往从小就怀揣了这份特别的理想,并且十几年如一日地追寻。这其中,他们也遇到了其他人所常见的种种挫折,但由于他们心中有一个高过一切的目标,因此很容易忽略那些无关紧要的事情。长期的磨炼产生了惊人的效果,他们终于因为能够抓大放小、有所为有所不为而获得了成功。

这也应了美国哲学家威廉·詹姆斯的话:“明智的艺术就是清醒地知道该忽略什么的艺术。”他的言下之意就是,不要被不重要的人和事过多地打搅,因为成功的秘诀就是抓住目标不放。

克服拖延

卡耐基说:“拖延会变成一个严重的问题,因为你会忽略或延误处理对你而言非常重要的事情。”拖延就是无声的时间杀手,是最严重的浪费时间的行为,其带来的不良后果是显而易见的。

在生活中,我们的很多不好的行为和习惯,会或多或少地给我们带来一些负面的效果。其中拖延就是最为典型的一种不良习气,它使我们深陷“事务性的圈子中”而不能自拔。

一个早晨,李先生在上班途中,信誓旦旦地下定决心,一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他于九点整准时走进办公室,但他并没有立刻开始预算草拟工作,因为他突然想到应先将办公桌及办公室整理一下,以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间,使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划在九点钟开始工作,但他丝毫不感到后悔,因为30分钟的清理工作不但使环境面貌一新,而且也有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色,随手点了一支香烟,稍作休息。此时,他无意中发现报纸上的彩图照片是自己喜欢的一位明星,于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架,时间又过了10分钟。这时他略感不自在,因为他已自食诺言。

不过报纸毕竟是精神食粮,也是重要的沟通媒体,身为企业的部门主管怎能不看报,何况上午不看报,下午或晚上也一样要看。这样一开脱,心也就放宽了。这时他正准备埋头工作时,电话铃响了,那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怒气。挂上电话,他去了洗手间。在回办公室途中,他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”,他们邀他加入。他心里想,刚费心思处理了投诉电话,一时也进入不了状态,而且预算的草拟是一件颇费心思的工作,若头脑不清醒,则难以完成,于是他毫不犹豫地应邀加入,便在那儿前言不搭后语地聊了一阵。回到办公室后,他果然感到有了精神,满以为可以开始“正式工作了”——拟定预算。可是,一看表,已经10点45分了!距离11点的部门例会只剩下15分钟。他想,反正在这么短的时间内也不太适合做庞大而耗时的工作,干脆把草拟预算的工作留待下午或明天算了。

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