为保证组织目标的实现,管理者不仅需要给组织成员分配工作,还必须协调组织成员的工作过程,并保证其工作结果符合组织的需要。正如巴纳德所指出的,一个高效率的组织必须做到内部协调和外部一致。组织结构是组织正常运转的载体。管理者通过组织结构可以决定如何实现组织的目标。组织结构能够帮助管理者降低甚至控制组织成员行为的不确定性,并使其努力方向尽可能地与组织意图保持一致,进而提高组织实现其目标的效率。
一、体育组织结构
(一)体育组织结构的类型
组织结构(Organizational structure)是对工作任务的正式分解、组合和协调。组组织结构被认为是组织“解剖学”层面的内容,被视为组织的骨骼和框架,是组织功能正常发挥的基础。不同部门和相应的职位是组织结构的基本元素,这些元素的不同组合形式构成了不同类型的组织结构。组织结构可以通过组织结构图直观反映。组织结构图是以图例表示组织内的全部下属活动及流程。组织结构图清楚地显示了组织中有多少职位、职位如何组合及各自之间的报告关系。
1.直线式
直线式是最早出现也是最简单的一种组织形式。直线式组织结构的特点是组织内上级和下级管理层按垂直系统进行管理,层次分明,每一下级都有直接的上层领导,上下层之间关系简单而直接,信息和指令的传递是直线式的。下级成员只接受一个直接的上级管理者的命令,并对其负责。这种组织形式的优点是机构简化,权力集中,指挥统一,决策迅速。直线式组织结构的缺点是组织内缺乏合作精神,适用范围小,且主管人员负担过重,往往不适应复杂问题和复杂系统的管理。这种组织结构适应于小型体育企事业单位,例如某高校体育教学部的直线式体育组织结构。
2.职能式
职能式是在直线式的基础上发展起来的,是在领导者和执行者中间设立一些职能部门的组织形式。职能式组织结构的特点是在组织内把相关的职能集中起来,组建一个职能部门,把整个管理工作划分为若干个职能部门,由职能部门实行专门化的管理。指令和信息的传递通道较多,下级接受组织内部各职能部门的相关指令,行使自身的职能,并向不同的职能部门汇报本部门信息。这种组织形式的优点是有利于强化专业管理,提高工作的计划性和预见性,在一定程度上加强了横向联系,适应复杂情况管理的需要。职能式的不足之处是容易造成多头领导,命令不统一,工作易混乱,使下级单位无所适从。这种组织形式一般适应于管理工作较复杂、面广且管理分工比较细致的单位,例如某基层体校的职能式体育组织结构。
3.直线职能式
直线职能式是直线式和职能式相结合的一种组织形式。其特点是将组织中的机构和人员分为两个系统,一套是直线指挥系统,另一套是职能系统。职能系统的管理人员是直线指挥人员的参谋,只能对下级部门进行业务指导,而不能直接指挥。这种组织形式的优点是命令统一,指挥权集中,有利于避免“多头领导”,便于调动人、财、物,保持管理秩序稳定。职能机构和参谋人员的“外脑”辅助,有利于科学决策。其缺点是权力高度集中于上层、下级缺乏自主权,应变能力弱,部门之间沟通少,不利于协调配合,例如某青少年体育俱乐部的直线职能式组织结构。
4.矩阵式
这种组织形式既有上下的垂直机构,又有横向的水平机构。其特点是组织中的有关人员既接受纵向机构的领导,又接受横向机构的领导。这种组织形式的优点是组织中的有关人员接受双重领导,有利于发挥各方面人员的潜力和综合优势,加强了各部门的横向联系,使组织有较大的机动性和适应性。缺点是由于接受双重领导,处理不当,容易造成意见分歧,“条块”分割。这种组织形式适用于创造性工作任务较多或管理工作复杂多变的单位,例如某体育院校的矩阵式组织结构。
5.事业部式
事业部式组织结构又称部门化结构或分权组织,它的特点就是把管理活动分为若干事业部。事业部是一个相对独立的单位,实行独立核算。事业部在内部管理上拥有自主性和独立性,设有相应的职能部门。事业部式组织结构采取“集中决策,分散管理”的原则,是由集权制向分权制转化的一种改革。其优点是组织高层领导摆脱了具体的日常管理事务,有利于集中精力作好战略决策和长远规划,提高了管理的灵活性、适应性、主动性和积极性。其缺点是职能机构重叠,造成管理人员的浪费。同时,由于各事业部门独立核算,易产生本位主义,且由于职权下放,增加了事业部门间的协调难度。这种结构多适用于规模较大、管理内容宽泛的组织,例如某体育用品公司的事业部式组织结构。
(二)现代国际体育组织的结构
现代国际体育组织结构比较复杂,大多采用职能式、事业部式,或者兼具两者特征的复杂组织结构。
1.综合性体育组织的组织结构
以国际奥委会为例,其组织结构由代表大会(Sessions)、执行委员会(Executive board)、秘书处和专门委员会(Specialized commis-sions)。代表大会是国际奥委会的最高权力机构,是国际奥委会全体委员会议,所作的决定是最终的决定。执行委员会是代表大会闭会期间国际奥委会权力的代理机构,主管财政、人事和全会议程等工作,由主席和4名副主席以及6名执行委员组成。主席主持国际奥委会的全部活动,负责建立委员会和工作组。同时还设有国际奥委会秘书处,处理国际奥委会的日常工作,由国际奥委会总干事和秘书长负责。另外,还设置了专门委员会,包括国际奥林匹克学院委员会、资格委员会、运动员委员会、文化委员会、财政委员会、新财源委员会、法律委员会、医学委员会、奥林匹克运动委员会、奥林匹克项目委员会、奥运会协调委员会、联合公众和媒介委员会、广播电视委员会、奥林匹克团结委员会、奥林匹克勋章理事会、群众体育委员会和体育仲裁法庭等。
例如,第29届奥林匹克运动会组织委员会(简称北京奥组委)成立于2001年12月13日,它承担着北京奥运会和北京残奥会各项筹办任务的组织工作。北京奥组委的执行机构为执委会,执委会由主席、副主席、执行主席、执行副主席和执委组成。北京奥组委现下设秘书行政部、总体策划部、国际联络部、体育部、新闻宣传部、工程和环境部、市场开发部、技术部、法律事务部、运动会服务部、监察审计部、人事部、财务部、文化活动部、安保部、媒体运行部、场馆运行部、物流部、残奥会部、交通部、火炬接力中心、注册中心、开闭幕式运营中心、票务中心等26个部门。
2.国际单项体育组织的组织结构
国际单项运体育联合会的组织结构一般由全体代表大会、执行委员会和相关职能委员会组成。全体代表大会是最高权力机构。执行委员会的职责是管理会员的资格、财政、人事、解释宪章、协调关系和签约等。执行主席也称为秘书长或执行秘书。还设置技术、医学、裁判、教练员、财政、青年(或发展)、老运动员、市场营销和法律委员会。国际棒球联盟的组织机构事示意图,它有五个专职委员会,负责处理联合会的特定工作。而对于另外一些国际单项体育联合会而言,委员会的设置会有所不同,这些委员会可能会包括:
(1)技术委员会,负责竞赛规则的提出与修订。某些联合会(如体操)可能有特定的技术委员会来裁定各个不同部分(如男子体操、女子体操、艺术体操和全能)的问题。
(2)医学委员会,负责处理包括禁用药物、性别检查、竞赛者的健康、测试方法及教育等方面的问题。必要时,它还可指派竞赛医疗服务队。
(3)官员(或裁判员)委员会,通过对竞赛官员的教育来规范和改善职务的执行。它也为世界锦标赛和奥运会指派或推荐官员。
(4)财政委员会,监督财政预算的准备并向各成员提出预算。
(5)青年(或发展)委员会,提出项目发展计划,这些计划常常开始是针对年轻运动员的,但是后来可能就扩大到针对包括各年龄段运动员的全民参与计划。
(6)老运动员委员会,负责处理一切有关老运动员的参赛和比赛纪录的问题。
(7)营销市场委员会,致力于有效地改进本运动项目,并提出好的业务程序和方法。
(8)法律委员会,致力于解决矛盾冲突和使合约合法化。
(9)教练委员会,致力于通过教育计划改善教练业务水平。这项工作通常也包括在发展委员会中。除了以上这些委员会外,某些联合会还指定工作组处理有关装备、训练和外交礼仪等问题。
3.职业体育俱乐部的组织结构
职业体育俱乐部就是一个企业,大致属于复杂的职能式组织结构。例如在NBA组织结构中,最高权力机构是董事会,董事会一般由各职业队的业主或业主的代表组成,他们是联盟的所有者,负责重大问题的决策,包括选择职业联盟的总裁。
英国公司制的职业俱乐部设有董事会,由董事会聘请俱乐部经理和主教练。经理管理俱乐部的商务、财务、票务、社区、会员、青少年培训、场地、安全等部门的工作。以德国勒沃库森拜尔04俱乐部为例,该俱乐部是德国规模最大,开展项目最多的职业俱乐部之一。所属运动员曾在奥运会中获得过9枚金牌、8枚银牌和15枚铜牌。其足球和篮球队在欧洲和德国屡有佳绩,拥有会员10000人左右。
又如英格兰足协超级联盟的最高机构是代表大会,由20个俱乐部的代表组成。常设机构由秘书长(或首席执行官)领导,有10名工作人员。联盟的主要职能是经营管理超级联赛。
(三)体育组织结构有效性的基本特征
从某种意义上讲,组织结构的有效性是一种衡量组织效能的理论,它是指组织的结构形式与组织发展需要相适应的状态。一般而言,体育组织结构有效性的基本特征包括:
1.组织结构要具有灵活性和适应性
任何体育组织都是一个开放的系统,都要与外部环境相互联系、相互影响。由于外部环境是不断发展变化的,因而一切组织结构必须具备灵活性和适应性。只有具备了灵活性和适应性,组织才能主动、积极地适应环境变化。
2.组织结构要具备创新能力
只有不断创新的组织结构才可能具备生存和发展的能力。创新不仅仅是适应剧变环境的策略,同样,稳定的环境也需要创新组织。创新的获得可以通过允许上下开放式的沟通交流、奖励机制与工作绩效紧密结合、支持个人发展、对不同的思考风格给予高度宽容与重视等方式。
3.组织结构要有利于人力资源的发挥与发展
组织通过使成员有兴趣、能最大限度地进行工作,促进成员才能的充分发挥。尤其重要的是,要为成员提供必要的训练系统和机会,以及明确的升迁阶梯。
4.组织结构要有利于资源整合
资源整合是组织能否发挥效率的关键。整合是将组织资源的各个部分的目标与任务合并为总体目标与任务。因此,组织结构必须要有利于资源整合,只有整合才能产生组织效能。
二、体育组织结构设计
体育组织结构设计是指为实现决策目标而对组织层次、部门和权责进行管理划分。建立组织和管理组织是管理工作的主要内容,一个组织为了有效的实现其发展目的,必须探索如何设计其结构。
(一)体育组织结构设计的原则
1.目标任务原则
设计组织的目的是要保证实现组织目标、完成组织的任务。体育组织的目标任务决定了体育组织的存在及组织结构的形式,组织设计的是否合理,最终的标准就是看组织的设计能否促进任务的完成和目标的实现。
2.统一指挥原则
有效的组织必须有统一的指挥。组织中的每个职务都有人负责,每个人都应该知道他向谁负责,有哪些人向他负责。在指挥和命令上,每个人只按受一个上级的命令并向他负责,上下级之间形成一个“指挥链”。
3.分工协作原则
分工与合作是组织活动效率的保障。分工可以提高效率和明确责任,协作则是实现组织总体目标的必要条件。
4.精干高效原则
组织的层次多少取决于组织机构、任务工作量及管理的幅度。但无论哪种组织,都必须在保证完成体育管理目标的前提下,力求减少管理层次,精简管理机构,用最少的人去完成工作任务,提高工作效率和效益,达到组织目标。
5.职、权、责对等原则
人员被授予组织中的某个职位,就有履行某个职位职责的义务,同时也就有了一定的权力、相应的就要承担工作成败的责任,做到职、权、责相一致。
6.相对稳定原则
组织机构和工作人员要相对稳定,这样有利于工作协调配合,有利于提高工作效率,实现组织目标。若机构和人员调整频繁,容易使工作人员职责不清,沟通困难,影响工作效率的提高。但这种稳定是相对的,不是固定不变的。正相反,好的组织结构必须根据新形势、新条件、新要求,随时调整自己才能继续生存,才具有高度的适应性。
7.有效管理跨度原则
管理跨度,又称“管理幅度”,指一个管理者能直接、有效地指挥下级和人员的数量。管理跨度控制在什么样的范围之内,并没有固定的模式,应根据具体情况而定。影响管理跨度的因素主要有管理层次的数量、需要处理问题的难易程度、管理者与被管理者的素质水平、管理对象的分散程度、工作内容的相似程度、标准化管理的水平、管理者授权程度、规章制度健全程度以及外部环境等。
(二)体育组织结构设计的程序
1.确定组织结构设计的基本方针
根据组织任务以及组织内外环境条件,确定组织结构设计的基本思路、设计原则和主要参数。
2.职能分析与设计
分析为完成组织任务而需要设置的各项管理职能,明确其中的关键职能,设计初步的总体管理流程。
3.进行组织结构的框架设计
这一步骤是设计组织管理体制,即管理层次、部门和权责的划分,是组织设计的主体工作。一般有两种方法:一是自下而上设计法,即先确定所需的岗位和职位,然后按一定要求,将各个岗位与职位组合成多个独立的管理部门,再根据部门多少和管理跨度要求,划分出管理层次;二是自上而下设计法,即首先根据管理职能和管理跨度。确定管理层次,然后根据管理层次确定部门,最后根据每个部门所应承担的工作分解成各个管理职务和岗位。在实践中,通常将这两种方法结合使用。
根据组织分工管理,一个组织机构越是能够反映为达到组织目标所必要的任务或工作以及有助于他们的协调,所确定的各种职务越是适合于承担这些职务的人的能力和动机,就越是一个有效能和有效率的机构。所以,部门划分的基本要求是:
(1)力求维持最少部门。
(2)组织机构应具有弹性,划分部门应随业务的需要而增减。
(3)确保目标的实现。为此,必要的职能都必须具备。
(4)各部门职务的指派应达到平衡,具有相对应的工作量分派。
(5)检查职务与业务部门分设考核和检查业务部门的人员,不应隶属于受其检查评价的部门,以真正发挥检查职能的作用。
4.协调方式的设计
这一步是设计组织结构框架内纵向、横向管理之间的控制与协调手段,使组织结构协调一致,有效实现管理的整体功能。
5.管理规范的设计
这一步是确定各项管理的工作程序、工作标准及要求等。将以上内容用规范的形式表现出来,成为组织成员必须遵守的行为规范。这一步将使组织结构合法化和规范化,起巩固和稳定组织结构的作用。
6.人员配备
完成以上五个步骤工作,一个组织结构设计已基本完成,然后根据设计要求,配备各类管理人员。
7.奖惩制度的设计
组织结构的正常运行还需要有一套明确的奖惩制度来保证。一般包括管理部门及人员的绩效评价与考核制度、管理人员的激励制度等。
8.反馈和修正
组织结构设计过程是一个动态过程,由于新情况的出现或前面设计有不完善的地方,都要求对原设计进行修正。因此,要将组织结构运行中的各种信息反馈到上述环节中去,定期或不定期对原有组织结构做出修正,使之不断适应新变化,不断得到完善。
三、我国现行体育管理组织系统
当前我国体育管理的组织结构系统由政府体育管理组织系统和社会体育管理组织系统两个子系统构成。
(一)政府体育管理组织系统
1.政府专门体育管理系统
政府体育专门管理系统是由国务院体育行政部门、县级以上人民政府体育行政部门或由该级人民政府授权的管理该区域内的体育工作的机构组成。我国《体育法》第四条规定:“国务院体育行政部门主管全国体育工作。”体育行政部门的职责是从全国或本地区的实际情况出发,把握体育工作的发展方向、协调各利益主体的关系,决定和部署体育发展的重大问题和发展战略,起到宏观调控、领导和监督的作用。县级以上地方政府体育行政部门的主要职责是,贯彻执行国家的体育方针、政策和法规,在本级政府规定的职权范围内,管理本地区的体育工作,包括管理体育经营活动,接受本级政府领导和上一级体育部门的业务指导。
政府体育管理系统又由政府专门体育管理系统和政府非专门体育管理系统两大子系统构成。政府专门体育管理系统的组织结构。
政府专门体育管理系统,由各级体育局系统组成。在这一系统中,最高权力机关是国家体育总局,它是主管全国体育工作的职能部门,负责研究和拟定体育工作的总方针、政策,制定全国的体育事业长远规划;指导和监督地方各级体育局系统的工作;领导直属机关的事业单位。国家体育总局在整个体育事业中扮演指导、协调、督促等的宏观管理的角色,为政府制定体育法规和政策提供依据。各县(市)体育局或县(市)主管体育工作的机构是该系统的基层机构负责体育工作的具体实施。在政府专门体育管理系统中体现出“条块特征”,即下级体育局接受上级体育局的业务指导(条)。如各省、市、自治区体育局受国家体育总局的业务指导,各省市体育局群体处接受国家体育总局群体司的对口指导。同时,任何一级体育局系统要受该级人民政府在人事、财务等方面的行政领导(块)。
2.政府非专门体育管理系统
政府非专门体育管理系统是由国务院所属各部委下设的体育管理部门组成的。在我国,体育工作是在政府领导下涉及不同部门的社会工作,仅仅靠体育部门一家是不够的,需要各个部门在各自职权范围内予以密切合作,相互支持和配合。政府非专门体育管理部门的任务是参照国家体育总局开展体育运动的规划,结合本系统的实际,贯彻执行开展本系统内的体育运动。如国家教委主管学校体育工作,农业部主管农民体育工作,各行业、部门的综合性运动会以主管部门为主进行管理,军队体育由中央军委直接领导,全军体育指导委员会进行管理。同时,各部门在各自职权范围内,对体育工作进行与本部门业务相关的管理活动。如工商、税务、公安等部门在各自业务范围内依法管理体育经营活动,民政部门依法对体育社会团体进行登记和管理,卫生部门依法对公民体质进行监测等。在政府非专门体育管理系统中,下级体育管理机构和上级体育管理机构是领导与被领导的关系。
(二)社会体育管理组织系统
社会体育管理系统也分为两个子系统,即社会专门体育管理系统和社会非专门体育管理系统。
1.社会专门体育管理系统
由专门从事体育管理工作的社会组织构成,可分三个子系统:中华全国体育总会系统、中国奥林匹克委员会系统和中国体育科学学会系统。
《体育法》第三十七条指出:“各级体育总会是联系、团结运动员和体育工作者的群众性体育组织,应当在发展体育事业中发挥作用。”中华全国体育总会是领导全国业余体育运动的全国性群众体育组织。县以上均有地方体育总会。各级体育总会的宗旨是,联系、团结广大运动员和体育工作者,努力发展体育事业,普及体育运动,提高全民族的身体素质,不断提高运动技术水平,攀登世界体育高峰,促进社会主义物质文明和精神文明建设,为社会主义服务,为实现祖国和平统一与增进世界人民的友谊服务。中华全国体育总会的会员包括全国各级体育总会、全国性的单项运动协会、全国性的行业系统体育协会以及军队中的群众体育组织。它负责宣传和开展群众性的体育运动,增强人民体质、提高运动技术水平;举办和协同有关部门共同举办全国体育竞赛;团结全国和海外侨胞的体育工作者和体育爱好者,凝聚民族力量;加强和国际体育组织的联系,开展各国各地区间的体育交流,增进世界友谊。
《体育法》第三十八条指出:“中国奥林匹克委员会是以发展和推动奥林匹克运动为主要任务的体育组织,代表中国参与国际奥林匹克事务”。中国奥林匹克委员会是以发展体育运动和推动奥林匹克运动为宗旨的全国性群众体育组织。中国奥林匹克委员会是代表中国参加国际奥林匹克委员会的惟一合法组织。主要职责是依照国际奥委会的原则和规定,制定中国奥委会的章程,并在章程的指导下开展活动;负责指导参加国际奥运会的全国单项协会的训练和竞赛;负责中国参加奥运会的组织和报名工作,选拔优秀运动员参加奥运会。
《体育法》第四十条规定:“全国性的单项体育协会管理该项运动的普及与提高工作,代表中国参加相应的国际单项体育组织。”全国单项运动协会中参加国际奥运会比赛项目的协会,既是中华全国体育总会的团体会员,也是中国奥林匹克委员会的会员。
《体育法》第三十九条指出:“体育科学社会团体是体育科学技术工作者的学术性群众组织,应当在发展体育科技事业中发挥作用。”中国体育科学学会是我国体育科技工作者组成的社会团体,目前下设14个分会、专业委员会及2个编委。我国的体育科学社会团体主要是体育科学学会,包括各省、自治区、直辖市的体育科学学会和地方体育科学学会。中国体育科学学会是政府体育部门联系广大体育科技工作者的桥梁和发展体育科技事业的助手,它能根据体育发展的需要,将体育科技工作者集合起来,开展对竞技运动、社会体育、学校体育以及体育社会科学、体育产业各方面的研究和分析,从而为体育决策服务,促进体育决策的科学化、民主化。
2.社会非专门体育管理系统
社会非专门体育管理系统是指由某些群众性组织构成的体育管理系统,分为社会群众团体组织和社会民间体育组织两个子系统。
社会群众团体组织系统是指由全国性的群众团体组织中的管理本团体体育工作的常设机构组成的体育管理系统。如工会下设的宣传文体部、全国妇女联合会下设的体育团体组织等。这些团体通过下属的各级机构,对本团体的体育工作进行管理。如工会下设的文化宣传部,是通过各省、自治区工会的宣传文体部和基层的宣传文体委员来对工会和工会成员进行体育工作管理的。
社会民间体育组织系统是指地方区域性的、民间自发组织起来的、在一定组织范围内对体育进行管理的群众组织。该类团体一般以休闲娱乐为目的,由有共同爱好的人自发组织形成,如游泳协会、棋牌社、舞蹈协会等。该类协会民间性质浓郁,由协会会员自我组织、自我管理,运行的资金也主要来自协会会员的自筹。