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第4章 公文概述 公文的格式

国家规范办公的公文,具有特定的格式,保证了公文的权威性、完整性、科学性和效率性。公文基本上由两部分组成:即基本部分和附加标记两部分。基本部分包括标题、受文机关名称、正文、附件、发文机关名称、发文日期等;附加标记包括文件版头、发文字号、机密等级、紧急程度、附注、主题词等。

一、标题完整

公文标题要标明发文机关、事由和文种三要素,如《中共中央、国务院关于抗震减灾紧急指示》。也有只用发文机关和文种做标题的,如《北京市人民政府公告》。还有用事由和文种做标题的,如《关于任命×××为市委办公室主任的决定》。为了引人注目,也有只用文种做标题的,如《通知》、《公告》等。

二、受文机关

公文的受文机关分主送机关和抄报、抄送机关三种。主送机关就是公文的接受者、主办者,负责贯彻或研究答复公文的内容。主送机关名称在标题下一行顶格写,后面加冒号。需要同时上报机关称抄报单位,需要同时送达的平行不相隶属或下级机关称抄送单位。抄报、抄送单位名称写在公文末页下端,通常用两条横线上下隔开。

三、正文

公文的正文_一般分三部分:

第一部分是开头,称引据部分,简要说明发文的原因和依据;第二部分是主体,是公文的主体部分,要求重点突出,条理清楚;第三部分是结语,扼要提出要求和希望。一般根据上、下、平行的不同文种,采用不同的结语。如“是否妥当,请予指示”、“此令”、“特此函复”等。

四、主题词

公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。它具有两重性特点,一是“主题性”,即它要表现公文主题的核心内容,但又不是完全为了表现主题;二是“技术性”,因为主题词的另一作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。主题词的位置在文件尾部横线之上,由左向右排列,词与词之间空一格,不用标点符号。

公文的主题词国务院已有统一规定,共有786个主题词表,公文的起草者在先用主题词时必须注意准确、有层次,不要把标题和主题词混淆。

五、附件

公文的附件是随公文一起发出的文件或材料。一般分两类:一类是对公文的补充、说明或证实的文字材料、图表、凭据等;另一类是随文颁发的规章制度、办法、规定,以及向上级机关报送或向下级机关“批转、批发”的文件。附件是附在正件之后的。一般在正文前另起一行写上“附件”二字。

六、发文机关、发文日期

公文的发文机关应使用全称。如“北京市人民政府”;或规范化的简称,如“中共中央”,写在正文下边偏右处,印有文件版头的公文可以不写,只在发文日期中间加盖公章。

发文日期要写明年、月、日全称。

七、文件版头、发文字号

正式公文一般都印有版头,即在文件开头正中印有发文机关的名称和公文种类,如“辽宁省人民政府文件”,用大字体标写,通常套红,以示庄重。发文号标在文件开头下边正中处,如“辽府发(2000)×号”,发文号下边用一红色横线与正文区分。

八、机密等级、紧急程度

按照国家保密局规定,涉及党和国家机密的公文,应根据内容确定机密等级,在标题右下方标明“秘密”、“机密”、“绝密”等字样。根据公文办理和送达时间要求,确定紧急程度,在标题左上方标明“急”或“特急”等字样。

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