2.会计档案的立卷
会计档案的立卷，应由财会人员按照归档要求，在年底对会计资料进行整理立卷。按照库存现金、银行存款等会计科目装订成册。会计凭证应按月整理，加具封面、封底装订成册。会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、账页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保持原装100页（或50页）完整无缺。会计报表的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制报表说明、会计报表、封底。年度终了，应将各月、各季的会计报表分别装订成册，另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
3.会计档案的归档
会计档案的归档，即在会计年度终了由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的影响。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量，会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成，为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存，档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
四、会计档案的保管、销毁和调阅规定
1.会计档案的保管规定
会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》和省（区）、市实施细则的规定执行。做到会计档案完好无缺，不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀。会计档案的信息不超过规定的传递范围。属于定期报管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。
各类会计档案的保管期限，根据其特点，可分为永久和定期两类。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案所适用的保管期限为最低保管期限，各单位不得擅自变更。主要会计档案保管年限如下：
（1）会计凭证类。原始凭证、记账凭证、汇总凭证的保管年限都是15年。
（2）会计账簿类。总账、明细账、日记账（除现金日记账和银行存款日记账）、辅助账簿的保管年限都是15年；现金日记账和银行存款日记账的保管年限都是25年；固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年。
（3）财务报告类。月、季度财务报告（包括文字分析），保管年限是3年；年度财务报告（决算）（包括财务分析）属于永久性保管。
（4）其他类。会计移交清册的保管年限是15年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保管；银行余额调节表、银行对账单的保管年限是5年。
2.会计档案的销毁规定
根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁时，应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理和会计机构共同派人员监销，监销人员在销毁会计档案前，逐项对会计档案销毁清册所列内容清点核对，所要销毁的会计档案清点核对无误后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。在销毁会计档案前，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，例如，涉及林、地、房产权转让的契约及有关的货币收支凭证，涉及外事的凭证以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管必要时销毁。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
3.会计档案的调阅规定
保管会计档案的最终目的，是为了利用会计档案，除了为本单位提供利用外，也可以为上级单位提供利用。调阅时，要严格办理调阅手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员调阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单位领导人和会计主管人员批准后，办理调阅手续。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。外单位调阅会计档案，如需抄录和复制的内容，应由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。
五、了解会计电算化会计档案管理控制
在会计电算化条件下，除了打印输出的账、证、表以外，整个系统开发的全套文档资料都属于会计档案的范围。另外，对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。具体包括：
1.实行会计电算化的会计档案以计算机打印的书面形式保存，按《会计档案管理办法》的规定执行。
2.全套系统文档视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大修改后三年。
3.妥善保存会计信息的磁性介质或其他介质，最好将存有会计数据的磁盘放在防潮的容器内保存。
4.按会计档案管理的有关规定，将计算机打印输出的账簿装订成册，以保证会计档案的安全与完整。
任务三会计人员工作交接制度设计
会计人员工作交接是会计工作中的一项重要内容，做好会计交接工作，可以使会计工作前后衔接，保证会计工作连续进行；做好会计交接工作，可以防止因会计人员更换而出现账目不清、财务混乱等现象；做好会计交接工作，也是分清移交人员和接管人员责任的有效措施。
一、办理会计工作交接的情形
《会计法》第四十一条规定：“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交；会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。”这是对会计人员工作交接问题作出的法律规定。除《会计法》规定的“会计人员调动工作或离职，必须与接管人员办清交接手续”的情形之外，会计人员在临时离职或其他原因暂时不能工作时，也应办理会计工作交接，《会计基础工作规范》对此作了进一步的规定。具体包括：
（1）临时离职或因病不能工作、需要接替或代理的，会计机构负责人（会计主管人员）或单位负责人必须指定专人接替或者代理，并办理会计工作交接手续。
（2）临时离职或因病不能工作的会计人员恢复工作时，应当与接替或代理人员办理交接手续。
（3）移交人员因病或其他特殊原因不能亲自办理移交手续的，经单位负责人批准，可由移交人委托他人代办交接，但委托人应当对所移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他有关资料的真实性、完整性承担法律责任。
二、办理会计工作交接的基本程序
1.交接前的准备工作
会计人员在办理会计工作交接前，必须做好以下准备工作：
（1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。
（2）尚未登记的账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人印章。
（3）整理好应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。
（4）编制移交清册，列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、库存现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。
（5）会计机构负责人（会计主管人员）移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚。
2.移交点收
移交人员离职前，必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接管人员移交清楚。接管人员应认真按照移交清册逐项点收。
具体要求是：
（1）库存现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时，移交人员在规定期限内负责查清处理。
（2）有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。
（3）会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中加以说明，由移交人负责。
（4）银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户的余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。
（5）公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。
（6）实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。
3.专人负责监交
为了明确责任，会计人员办理会计工作交接时，必须有专人负责监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止流于形式，确保会计工作不因人员变动而受影响；保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小，以强凌弱，或采取非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证件。
4.交接后的有关事宜
（1）会计工作交接完毕后，交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章，并应在移交清册上注明单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。
（2）接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。
（3）移交清册一般应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。
三、会计工作交接后移交人与交接人的会计责任
《会计基础工作规范》第三十五条规定：“移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。”这就是说，如果移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间发生的，那么他就应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即使接替人员在交接时因疏忽没有发现所接收会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，也应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已经交接而推卸责任。
