整理、综合、分析你所了解的一切材料,下一步的任务是提问。
你的提问可以引出更多的信息,而且能间接向上司对计划或项目提出你的反对意见。
措辞要谨慎诚恳,使他理解你的意思而不对你发火或戒备。
有一位成功的下属就是运用这种手段的老手。因为在美国涉足政坛多年的缘故,他出色地同所在州的执政党内的形形色色的上司人建立了良好的关系,并最终使他自己成了该州历史上最年轻的党派领袖。这个奇特的家伙几乎从不与他人争执,无论是上司还是下属。他的脸上几乎每时每刻都带着微笑,并且总是提着问题。每当他的工作即将结束时,他却能把本人对计划的工作方针、安排的异议放到桌上,让它们的提出者去考虑。而且,气氛总是那么热忱、友好。
如何面对“不为所动”
当你提问题后,上司可能不为之所动。
这时,你只能把注意力集中到他所要干的事情的价值上去。纵然这个主意在你看来不怎么样,但上司在决定它的过程中可能倾注了他的情感和期望,你决不能漫不经心地对待这种投入。
无论你对这个想法是怎么看的,你都应该忠实地向上司汇报,而不是有意掩饰你的怀疑。假如上司的想法真如你认为的那么糟糕,那么在许多细节上你都能暗示你的异议。
当上司理智地接受了你的看法并改变了他的主意的时候,你千万不可自鸣得意而忘形。无论如何,这都是对上司不愉快的事情。
如果你没能成功阻止上司改变错误的想法,你应怎么办?除非上司的所为是不合法、不道德的或是显然要威胁到你,你的下属或组织本身的话,你仍应坚持与上司同舟共济而不是破罐子破摔。
批评上司并非不可
上司批评下属是天经地义、司空见惯的事情;下属批评上司则往往受到种种局限。这主要是因为上司掌握着支配下属的权力,下属不敢轻易冒犯的缘故。
我们提倡敢于批评上司,目的有两个:一是通过批评加深与上司的友谊,进一步搞好合作共事;二是克服“惟上”的通病,正确辅佐上司,避免和减少上司的失误,促进事业的发展。
注意方式方法
批评上司,要讲究方式方法,使上司接受批评而不感到过于难堪。要让上司接受批评,关键的一点就是要给他足够的尊重,不使他太丢面子。我们说要尊重上司,这一点在对上司进行批评时尤为重要。
批评上司,可以采用以下一些灵活的方式:
(1)用称赞的方法批评
发现上司的成绩同时也发现错误、缺点时,可以用讲成绩称赞的方法去批评上司。但这种称赞要适当,要真实,要留下“缺口”让上司思考醒悟,使上司感觉到你已经看出了他的不足之处,由于尊重他而没有说出口,要让他自己去感受。
(2)用“转口”的方法批评
感觉到上司有某些错误,并且已在群众中造成影响,而上司自己还没有觉察,那么下属可以带着私人感情,假别人(不指名)或群众之口,给予提醒,引起上司警惕。
(3)用商量的方式批评
用商量、讨论的口吻提出上司的某些失误或失当之处与之研究,并请上司作出判断。
(4)用“提供信息”的方式进行批评
当上司失误初见端倪,立即提供准确信息加以证实,促使上司及时采取措施匡正失误或把失误减少到最低限度。
(5)用阐述的方式批评
发现上司有较大的失误,要准备充分的理由、事实、数字依据,选择较为恰当的场合,如单独会见或上司心情较好时,提出自己的看法。如果上司询问,则要以忠诚的态度,由浅入深,把根据摆出来,周密而又有条理地阐述自己的看法。上司同意了是一件好事;如不同意,要自我下台,缓和地表示:“你的看法有道理,我再想一想”,留下再提建议的“伏笔”,切不可跟上司来“横”的,直颜犯“谏”。
“姿态“也有恐高症
不管采取哪种方式,都要以上司的忠实合作人的态度出现,要表现得谨恭有礼,以“低姿态”衬托上司的“高大形象”。如果上司坚决拒绝、不耐烦、表现尴尬,或者嘴上说:“你把心里话都说出来”,表情十分不自然时,要停止批评,并向上司表示:“我考虑很不成熟,有些看法可能不够妥当,请你多多指教。”
名为请教,实为谏言
下属提出一个建议,试图让上司接受,这不仅取决于建议内容本身的合理性,还往往取决于下属提出建议的方式。注意提建议的方式方法,就是要时刻注意上司的心理感受和变化轨迹,就是要求下属在提出建议的时候首先要获得上司的心理认同。
迎合心理上的满足
许多的经验表明,以请教的方式提出建议更易让上司接受。
请教,是一种低姿态。它的潜在含意是,尊重上司的权威,承认上司的优越性。这表明下属在提出意见之前已仔细地研究和推敲了上司的方案和计划,是以认真、科学的态度来对待上司的思想的。因而,下属的建议应该是在尊重上司自己的观点基础之上的,很可能是对上司观点的有益补充。这种印象无疑会使上司感到情绪放松,从而降低对你建议的某种敌意。
我们每个人都是很有这样的体会的:当你还是个高中生的时候,你会遇到初中的小弟弟、小妹妹们向你请教各种问题,充满敬仰地要求你谈谈自己的学习方法,等等。这时,无论你多么不高兴,多么忙,你都会带着一些骄傲解答他们每一个稚嫩的问题,并从他们的目光中得到某种心理满足。如果我们能静下心来仔细分析这样的经历,我们会发现,成就感是多么早又是多么牢固地根植于我们每个人的心灵深处。别人向我们求教,这就表明自己在某些方面是具有优越性的,如果说我们受到了崇拜,这大概有点儿过分,但说我们至少受到了重视、具备了一定的影响力,却是一点儿也不假。在被别人请教时我们心中涌起的愉悦感和自豪感往往是并不能为我们自己所清醒意识到的,但它却主宰着我们的情感,甚至是我们的理智。每一个健康的、心智正常的人类都会对这种感受乐此不疲,即使是上司也不能例外。
请教的姿态,不仅仅是形式上的,更有内容上的意义。这样你可以亲自聆听上司在这方面的想法,这种想法在很多时候是他真实意志的浮现,而他却并未在公开场合予以说明,而且很有可能是下属在考虑问题时所忽略了的重要方面,这样,在未提出自己意见之前,首先请教一下上司的想法,可以使你做到进退自如。一旦发现自己的想法还欠深入,考虑的不是很周到,你还有机会立刻止口,回去后再把自己的建议完善一下。如果你的建议仅仅是源于未能领会上司的意图,那么你的建议不仅是毫无意义、分文不值,而且还暴露了你自己的弱点,这对你决非是什么幸事。
求同存异是高招
向上司请教有利于找出你们的共同点,这种共同点既包括在方案上的一致性,又包括你们在心理上的相互接受。
下属在提出建议之前,先请教一下自己的上司,寻找谈话的共同点,建立彼此相容的心理基础。如果你提的是补充性建议,那就要首先从明确肯定上司的大框架开始,提出你的修正意见,作一些枝节性或局部性的改动和补充,以使上司的方案或观点更为完善,更有说服力,更能有效地执行。
如果你提出的是反对性意见呢?有人会说,这到哪里去找共同点呢?其实不然,共同点是不仅仅局限于方案的内容本身的,还在于培养共同的心理感受,使对方愿意接受你。而且,可以说,越是你准备提出反对,你就越可能招致敌意,因而越需要寻找共同点来减轻这种敌意,获得对方的心理认同。此时,虽然你可能不赞成你的上司的观点,但你一定要表示尊重,表明你对它的理性的思考。你应设身处地地从上司的立场出发来考虑问题,并以充分的事实材料和精当的理论分析作依据,在请教中谈出自己的看法,在聆听中对其加以剖析,只要你有理有据,上司一定会心悦诚服地放弃自己的立场,仔细倾听你的建议和看法。在这种情况下,上司是很容易被说服,采纳你的意见和建议的。