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第4章 明确工作要求

“针对人寿保险市场规模的发展,总结一下近20年来的发展情况,制作一份简单的报告。”

在接到这样的工作时,有一件事情必须首先问清楚。

那就是:“什么时候需要?”

在排好工作的先后顺序后,最应该重视的就是工作的截止日期。如果忽略了这一点,无论做出来的工作多么优秀,也会变得毫无意义,因为完美的报告只有在需要时才具有最大的价值。

如果是为了30分钟后来拜访的客户准备资料,那么就应该将制作报告的重心放到关键点的陈述上。如果接到下星期前提交的指示,那么就可以在报告中添加一些关联的内容。根据提交日期的不同,报告的处理方法也会发生变化。

此外,还有一点必须事先提出。

“为了什么目的?”

针对你的提问,上司可能给出以下的回答:

“想在学报上发表这份报告。现在日本经济整体处于不景气的状态,我想知道人们对人寿保险的需要会发生怎样的变化。”

如果是为了这种目的,我们就可以将同一时期的GDP(国内生产总值)变化和与其他业界市场规模的比较数据一同提交上去。

“我想向国外客户说明日本人寿保险市场的变迁。”

如果是这一目的,那么就应该同时附加一些美国和英国等国家的市场规模变化,这样说明才会更加明确。

即使被派去做资料复印工作,也不要将其视为一种单纯的体力劳动。要将其视为上司让你对准备的资料进行管理,还要分发给客户,抑或将其作为公司的共享资料,进行分类整理。根据目的的不同,复印的方法也会不同。有时由于目的不同,工作先后顺序也会发生改变。

上司的吩咐只是整体项目计划的一部分而已。通常情况下,上司不会作细节上的要求。但是,无论多么单纯的工作,都一定会有其用意,一定要配合某一大的目的完成。

通过了解一项工作到底以何为目标,你就可以在枯燥乏味中找到意义。这样一来,也会激发工作的积极性,不是吗?

对上司来说,下属超预期完成工作,他一定会很高兴。只有那些连没有交代的事情也能考虑到的下属,才会被视为有头脑的人才。

即使附加的信息在内容上有所出入,你对待工作的态度依然会受到上司的赏识,也会赢得他人的信赖。

如果你是上司,在给下属吩咐复印工作的时候,你觉得以下哪一种说法会得到更好的工作效果呢?

“将这份文件复印5份。”

“在股东大会上对外部股东说明企划内容时,要用到这份文件,将其复印5份出来。”

因为有外部股东参会,所以才要多准备一些资料。因为有很多年长的人,所以资料上的文字要尽量设置得字号大一些。一定不可以使用普通纸张,而是采用优质纸张。我们可以清楚地看出,让这些工作达到最佳效果的,正是说明了工作背景的后一种吩咐方式。

解释说明的对象不同,所使用的语言和工具也会不同。是公司外部的人还是内部的人,是公司内部哪个部门的人,拥有怎样的背景和知识,针对这些不同内容,添加附加值的方法也会不同。

还有一点需要职场新人特别注意,就是不要突然发出“为什么”这样的疑问。我们应该先回答“我知道了”,再在此基础上询问:“这项工作是为了达到什么样的目的而准备的?”因为每个人的理解方式不一样,所以不同的人会对这个问题给出不同的解答。如果仅仅询问“为什么要这么做”,可能有人会将你对待工作的态度误解为“消极的”。所以,我们一定要将自己的意图表达清楚,避免让人产生不必要的误解。

即使你十分礼貌地进行询问,也可能得到不客气的回复:“别管那么多,只管做就是了。”作为一名职场新人,无论上司会不会对自己的提议做出回应,都应该主动试一试。

“我当然会好好做的,但是我认为还是询问一下,才有助于交出满意的答卷。所以如果方便的话,请您告诉我这些工作是为了什么目的而准备的。”

如果进行这样的询问,对方依然不愿意告诉你,就没有必要死缠烂打了。但无论如何请一定记住,每个人都有询问的权利。

正是因为工作单纯,才更应该问清楚工作的意义,注重工作背后的目的,这样才能把工作做得更好。

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