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第3章 一定要在24小时之内回复邮件

“实在太忙了。”

我经常会听到那些很晚才回复邮件的人以这样的话作为借口。

这种心情我很理解。我也曾有过工作陷入一片混乱、不由自主说出这句话的时候。但是请稍微想一想,只是回一封邮件而已,能浪费你几分钟的时间呢?

从经验来看,仅仅因为邮件回复及时,就会给人增加两成的好评。如果对方能够及时回复你的邮件,会不会给你留下很好的印象?

首先,如果能够作一些“明天之前给您答复”、“还没有做”、“现在开始做”这样的简单回复,也是可以的。通过这样主动地限定日期,下一阶段工作的效率也会得到提升。从这个角度来说,尽可能快地回复邮件是新人一定要养成的习惯。

关于邮件,还有一个问题需要注意,那就是内容一定要简洁。

最近,我总会接到陌生人的会面请求,或者各种团体希望我对某些活动予以支持的请求。但遗憾的是,其中很多邮件我阅读了绝大部分内容,却没有弄明白对方到底想要我做些什么。

继续读下去,才看到了“希望收到您赞同的回信,请在附件上签名”这样的内容。难道这些内容不能放在邮件的最前面吗?

我很不擅长应对长篇大论式的邮件,更不用说那些只有读到最后才能得出结论的邮件了。我想,那些工作极其繁忙的领导,也一定和我有同样的想法。所以,要写很长邮件的时候,一定要在开头就将想要讲述的事情和想要对方做些什么,简洁明了地写清楚。

求人办事,会有一种很难开口的感觉。正是出于这种心理,人们总是在最后才说出结论,这一点可以理解。但面对这种情况,我们也可以这样写:

通过这封邮件,希望能够邀请您面谈真是唐突至极。如果您在闲暇时能够阅读以下内容,对我来说真是荣幸之至,不胜感激。

想要和上司谈一谈工作上的烦恼时,也可以用邮件进行沟通。

目前,我遇到了三个难题。由于急切想要得到您的建议,所以请您在空闲时浏览一下以下内容。如果能够获得您30分钟面谈的机会,我将不胜感激。

如果将这样的内容写在邮件开头的位置,其后附上具体的内容,这就变成一封十分容易理解的邮件了。写一封容易理解的邮件,归根结底是一个人沟通能力的体现。

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