你最好在交换名片的当天，就把这些资料全写上去，以免日久忘怀。
（12）通讯录要采用活页卡片，以便插换追加。
通讯录最好是采用活页式卡片，因为这种活页式通讯录的一张卡片上只能登记一个人，所以不管对方搬了几次家，改过几次地址都不怕没地方可写，换新卡片是很方便。
此外，你还可根据情况的需要，随意插换追加。举例来说，如果“陈大”的后面是“林二”，有一天你又认识一个叫“陈三”的人，便可干净利落地把“陈三”插在“陈大”与“林二”之间。
（13）有人才录的帮助，即使对方是多年不见的人，你也能与其谈得很融洽。
“人才录”是人际关系网的个人资料档案，设有种种项目，比如“姓名栏”、“姓氏索引”、“性别栏”、“出生年月日栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“籍贯栏”、“服务地点栏”、“现在通讯处栏”、“家庭栏”、“备考栏”等等。
如果你要与多年不见的人会面，只要事先查看一下人才录上的资料，就可知道对方现在在哪家公司担任什么职务、家里有几口人、结婚纪念日是哪一天……这样，你们就不会感到陌生，能很快地熟识起来并相谈甚欢。
（14）采用名片大小的卡片做通讯录，十分方便。
采用名片大小的卡片做活页式通讯录的方法是：将卡片从上到下分成四行，第一行写对方住址的邮递区号、详细地址、电话号码；第二行写对方公司的邮递区号、地址、电话号码、传真机号码；第三行写对方的公司名称、单位名称、职衔；第四行写人名或是团体名。
这是效率很高的通讯录。市售的通讯录大部分都太小，没有自制通讯录那么多的填写空位。
（15）人才录要以拼音字母加以细致分类。
活页卡片人才录上的索引栏，并不是按现成格式大略地以姓氏分类，而是取其人姓名的前三个字音，填入索引栏。以“林达新”为例，你可在卡片的右上角，写上“L、D、X”三个字母，如此一来，在L区中，可按1、2、3、4的顺序，加以细分化。缩短找寻的时间。虽然找一个人省不了多少时间，但是在找很多人的情况下，效率可就大有不同。
（16）“记号式”通讯录，可提高工作效率。
为了在交待秘书寄贺年卡、问候卡之时省去勾选名单的麻烦，你可以先在通讯录上加“○”、“△”、“*”、“□”等记号。“○”表示每年寄卡片的人，“△”表示已寄了好几年却一直没回函暂且予以保留的人，而“*”表示不寄也无所谓的人，“□”表示目前不在国内的人。
（17）与客户面谈时，请他带份备忘录前来。
当客户要约你面谈时，你最好要求对方尽可能带一份重点备忘录前来面谈，因为即使你很清楚事情的始末，但用嘴说出来，还是会有很多不清楚的问题。
你可以请客户先大略整理一下要点，比如某月某日发生了什么事，牵涉到继承问题的家属、亲戚……这样，就能很快了解客户的情况，省下相当的时间。请对方尽可能带一份重点备忘录前来会谈，是有效与人会谈的要诀。
（18）选择下午时间与人会谈。
与人会谈时，有时你要迁就对方的，即使如此，你也应尽可能约定在下午进行会谈，这样可以避免占用有效利用的时间。
上午是开始一天工作的时段，你可能会指示秘书打字、回信，打电话联络要事等等。如果这些事情都在上午交待好，下午的工作就能很快完成，从而具有很高的工作效率。
而且，一上午埋头于桌上作业，到了下午多少会让你感到有点疲倦，在这个时候与人会面，可以转换一下心情。
（19）交待工作时，先说明做法与意图。
在交待秘书订车票时，你不能说：“帮我订购某月某日某号的订位车票。”而应说：“我要在某月某日几点之前到达，请为我订购车票。”
若用前者的说法，一旦客满，秘书会说：“已经没座位了。”若用后者的说法传达自己的意图，她就会问：“您需要的车次已没有位置，其他车次的座位可以吗？”
由此观之，在交待工作时，若将意图与做法说明清楚，能迅速无误地完成工作。
（20）想知道交待工作的结果，必须先声明。
有时你交待属下办件事，可能等了好久都不见回复，问起对方他才会回答说：“我打算待会儿去向你报告。”为了避免这种“失误”，你可事先说明情况。这么一来，即使还有其他事情要办，受托者也会立刻报告工作结果，省得你心烦气躁地苦苦等候。多叮咛一句，不但可以防止时间的浪费，还能提高工作效率。
【提升办公室效率】
统筹就是兼顾，兼顾就是协调，统筹方法在具体工作中体现一种提高工作效率的数学方法。
办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等工作，任务繁重。它还处于协调各部门、连接高层和具体部门的枢纽地位，是企业的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，地位重要。因此，在人力有限的条件下，办公室工作人员不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，都要分清事情的轻重缓急、统筹时间安排，提高工作效率。
1.采取什么样的办公方式最有利于提高办公效率？
采取什么样的办公方式最有利于提高办公效率，一直是办公室行政管理的重要研究课题。新经济的快速发展，让电脑、移动电话、网络等信息技术进入现代化办公室，传统的办公方式正在经受严峻的挑战。
怎样才能提高办公效率，让每个人发挥更大的潜能？国内外企业界对此进行了卓有成效的探索。
弹性式办公
所谓弹性式工作制，就是指在完成规定的工作任务或度过固定的工作时间的前提下，员工可以自由选择工作的时间安排，以代替固定的上下班制度。
目前，弹性工作制主要有三种形式。
一是核心时间与弹性时间结合制。
一天的工作时间由核心工作时间（通常5～6小时）和环绕两头的弹性工作时间所组成。
核心工作时间是每天某几个小时所有员工必须到班的时间，弹性时间是员工可以自由选定上下班的时间。
二是成果中心制。
公司只考核员工的劳动成果，不规定具体时间，只要员工在所要求的期限内按质量完成任务就能获得薪酬。
三是紧缩工作时间制。
员工可以将一个星期内的工作压缩在两三天内完成，剩余时间由自己处理。员工上班时间减少，可以节省交通费，提高公司的设备利用率。
弹性工作制比起传统的固定工作时间制度，有着明显的优点，其主要体现在：可以减少缺勤率、迟到率和员工的流失；可以提高员工的生产率；增加工作营业时限，减少加班费的支出。
竞争式办公
最近，英国剑桥大学的研究人员进行了一组实验：他们安排一个工作小组在一个专门设计的“竞争房间”内工作几个月。结果工作人员在这种新型办公室内的工作效率要比在传统办公室内的工作效率高出许多倍。
该项目小组还对一个大汽车公司的6组软件开发人员进行了测试。这些软件开发的工作人员几乎没有在“竞争房间”工作过的经验。研究人员利用软件开发业通常采用的考核方法，对员工的劳动生产率进行评价，然后，将在“竞争房间”内工作的员工工作效率数据与传统情况下的工作效率进行比较。
试验表明，在“竞争房间”中，员工的工作效率是以往的两倍多！在后续的11次试验中，研究人员得到了几乎相同的结果，有的工作效率提高了4倍！
无等级办公
等级隔阂是人与人关系难以融洽的一大原因。不同等级间形成的思想隔阂很难消除，它的存在妨碍了人们的相互沟通，不利于企业职工形成一个坚强的整体，为共同的事业齐心协力。
因此，在管理工作中，我们应当尽可能地消除等级隔阂的影响。
微软公司对内部人员关系处理得非常到位。
只要是微软公司的员工，都有自己的办公室或房间。每个办公室都是隔开的，面积大小都差不多，即使是董事会主席比尔和总裁谢利，办公室也比别人大不了多少。对于自己的办公室，每个员工都享有绝对的自主权。
至于办公室的位置微软没有硬性安排，而是由员工自己挑选。
如果某一办公室有多个人选择，通常是通过抽签决定。如果员工对第一次选择的不满意，可以再次选择，直到满意为止。每个办公室都有可随手关闭的门，每个人的隐私权都得到了充分的尊重。
微软公司的这些做法与其他公司都不相同，让员工们情很舒畅。
移动式办公
早上，中国惠普总裁孙振耀走进位于大北窑桥畔的惠普大厦第10层后，会跟往常一样，去寻找自己今天的办公位子。奇怪吗？身份如此显赫的总裁竟然没有一间属于自己的办公室。
在最近一次中国惠普办公方式的调整中，孙振耀把自己划在了“出差较多，不需要固定位子”的员工行列，这是一个占到惠普（北京）员工总数54％的队伍，公司按照3：1的比例给他们配备了200个办公位子。于是，在北京这幢目前惟一一座实现移动无线办公的大厦里，你经常能见到这样的风景：有人风风火火地冲进电梯，左手握着手机，右手举着无线电话旁若无人地谈着业务；有人坐在咖啡间一边“摆弄”笔记本电脑一边喝热饮，笔记本的左侧插着一块方方正正的无线上网卡。
“只需给他们每人配备一台笔记本电脑、一块无线上网卡和一部无线分机电话就OK了。”中国惠普行政部经理袁伟说，“这种开放性的移动办公形式不仅使部门间的沟通变得很容易，还令员工感觉非常自由、自我，只要带上那三件设备，他可以在大厦内随便走动而不耽误工作，大大提高了工作效率。更重要的是，公司因此节省了大笔开支。
玩乐式办公
边敲击键盘边戴耳机听音乐，一天工作10小时仍乐此不疲，下班后把亲朋好友召来公司开派对……这是在德国新经济时代的职业场所，它模糊了工作与娱乐的界线。
德国汉堡的七象通讯公司是新经济职业场所的典型，公司领导人华格纳很惬意地说：“早上一觉醒来想到要工作，是件愉快的事。”华格纳以轻松的工作态度激励年轻的职员。这一招效果很好，在以欧洲工时最短而闻名的德国，七象公司的员工们心甘情愿地每天工作10～12小时。
21世纪的社会将是一个多元社会，传统的雇佣方式和管理策略将受到严峻挑战，企业只有打破组织边界，淡化工作和家庭、性别、事业、娱乐之间的界限，实行弹性管理，通过不同渠道、运用不同方式，吸引不同性别、年龄、经历、背景的人进入组织，在具体管理过程中适应时代潮流和个人发展的特点，在工作数量、质量得到保证的情况下，让员工自定上下班时间，才能长久发展下去。
而主管部门只有适应弹性管理的方式，才能取得最大的管理效绩。
2.整理杂物——营造出高效率的办公环境
书本堆得像金字塔那样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机电缆经常绊倒人……
如果你公司的办公室是这个样子，那么，你就得改善一下办公室的管理了。我建议你采取以下五个步骤，营造一个高效率的办公环境。
（1）将不常用的东西转移到其他的地方。
随便看看你就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人：过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯，不一而足。应在伸手可及的范围内保留最为常用的东西，将那些不是每天都要用的东西移出视线。
（2）将过期的文件加以清理存放。
你没有必要将办公室的文件柜都塞得满满的，而应给文件柜“瘦身”——对过期文件加以清理存放。如果有一个文件，你在过去的12个月里从来没有找来看过，那么它就应该被清理。这项工作耗时不多，但结果可谓一举两得：既节约了时间又腾出了空间。
（3）注意你的电脑显示器。
在电脑显示器占据你的桌面时，要释放更多的空间是比较困难的。此时，你的一个选择是使用显示器架，将文件和其他东西放到它下面；另一选择是选用LCD显示器，其占用的空间只有CRT显示器的三分之一。
（4）充分利用办公空间。
如果办公场所狭小，你就要想办法充分利用每一寸空间。你可以将架子安到墙上，利用桌子下面的空间放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等办公设备，你们可以考虑购买一台多功能一体机。
（5）扔掉旧的阅读材料。
如果你保存着不少不再需要的过期出版物，请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果你担心会丢掉重要的文章，那么在扔掉它们之前你可以浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，如此才能缩短自己的阅读和清理周期。
改善工作流程
从自动化表格处理到即时讯息，今天的科技能够帮助你更快更智能地进行工作。
以下五种方法可以使公司的运作更为流畅。
（1）管理职能自动化。
许多公司将原来靠人工完成的管理职能——如给员工记考勤、管理支出表格等交由电脑来完成。这一举措可以减少员工搜集、处理和发布信息所用的时间，使其将时间用在更为重要的公司事务上。另外，信息流的自动化能减少人工操作所造成的不可避免的错误。
（2）改进公司范围内的信息共享。
电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息，它比传统的打印通知和开会更为快捷，更为经济。通过这种方法，公司可以对市场变化做出快捷的反应，员工也能快速地适应公司的政策和节流措施。公司还可以创建电子数据档案，减少文件归档、存放的负担。
