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第8章 周二突破会计知识的瓶颈(3)

会计凭证装订是将编号排序、外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。

装订封面时,应在封面上详细填写企业名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证的张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。

装订单式凭证时,要按凭证号码排序,这样可以保持会计分录的完整。

一些重要的原始单据,可以另编目录,单独保管,并在记账凭证上注明日期和编号。

会计凭证装订成册时就像一本已出版的图书,图书不能太厚也不太薄,太厚不方便读者阅读,太薄了内容不丰富,所以图书的厚度要适宜。会计凭证也如此,会计凭证太厚也不方便财务人员查阅,太薄了不利于戳立放置。因此装订时要把握好凭证的厚度,一般在1.5cm-2.0cm为宜。

一道成功的菜肴不仅要美味可口,还要秀色可餐,会计凭证如同菜肴不仅要实用,还要注重美观。要想让会计凭证的外形美观,可以采用角订法,此法不仅装订方便、而且效果很好。

它的具体操作步骤如下:

(1)做好护角线。做护角线就是将一张与封面大小相同的纸张放在封面的上角,这时将凭证的封面和封底裁开,附在凭证前面和后面。等腰三角形有稳固的作用,在凭证左边靠上的位置画一个大约5厘米的等腰三角形,用夹子将其固定,然后再用装订机在底线上均匀地打两个眼儿。

如果有大针,便可以利用大针将线绳从两个眼中穿过。如果没有针也可以利用回形针穿线,将回形针的两端折向同一个方向,便可将绳夹紧,线就可以穿过去了。线穿过之后,线绳放在凭证的中端进行打结。

(2)将护角向左侧向上位置侧折,并剪开凭证的左上角,涂上胶水后向后折叠。

(3)同时将凭证上的线绳扣用胶水粘死。

(4)胶水晾干后,在凭证的脊背上写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人也要在装订处签名盖章。

第二堂原始凭证的审核

一、原始凭证

前面我们已讲过原始凭证的定义,这里就不再重复,原始凭证简单地说就是商品交易或劳务关系发生时,最初的凭证,如收收货单、发货单、购货发票、付款收据、费用报销单等都是原始凭证。

原始凭证分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是指同外部企业发生经济往来关系时,从外部企业取得的原始凭证。如购货时取得的发货票、付款时所取得的收据等。自制凭证包括:一次凭证、累计凭证、记账编制凭证汇总和原始凭证。

原始凭证的形式多种多样,但无论那种原始凭证都包括如下要素:

1.原始凭证名称。任何原始凭证都应有名称。如收料单、领料单、增值税发票等。

2.填制凭证的日期。必须写明原始凭证填制的日期,以表明这项经济业务是在什么时候发生或完成的。如在领料单上要写明填制领料单的日期。

3.填写凭证编号。

4.填制凭证企业的名称或者填制人姓名。如发票上要写明购货企业的名称,企业名称要写全称,不得省略。

5.经济业务的基本内容。填明经济业务发生的数量、单价、金额。如在领料单上要有数量、单价和金额等。

6.经办人员的签名或盖章。为了明确责任,原始凭证必须由编制企业加盖公章,并由经办人员签名或盖章。如领料单上,应有主管人员、记账人员、领料企业负责人、领料人和发料人的签名或盖章。

二、原始凭证的填制

(一)填制原始凭证的要求

原始凭证的种类多种多样,具体的填制方法和要求也不尽一致。但为了保证原始凭证能够正确、清晰地反映经济业务活动情况,明确经济责任,并具有法律效力,在填制时必须按如下要求进行:

1.真实可靠。原始凭证上所载的经济业务内容、日期和数字金额必须与经济业务发生的实际情况完全相符,绝对不允许歪曲经济业务真相,弄虚作假。一些实物数量、质量和金额的计算,必须做到准确无误、不得匡算或估计。

2.内容完整、书写清晰。要严格按规定的格式和内容逐项填写。所有的项目必须填写齐全,不可省略或漏填。

需要注意的是,年、月、日应当按照填制原始凭证的实际日期填写;不得随意简化名称;凭证上的文字字迹要工整、易于辨认;如果发现凭证有错误,应当按规定及时更改,而对于一些不能在凭证上更正的错误,应加盖“作废”戳记,连同存根一起保留,不得撕毁;凡填有大写小写金额的原始凭证,大小写金额必须相符;一式几联的凭证,必须用双面复写纸套写,单页凭证必须用钢笔填写。

3.连续编号、填制及时。各种凭证都必须连续编号,以备查考。每当一项经济业务发生或完成,经办人员都要立即填制原始凭证。不事后补制,防止时过境迁,出现差错。

(二)原始凭证的填制方法

1.一次凭证的填制方法

一次凭证的填制是在企业经济业务发生或完成时,由经办人一次填制的。一般只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务。

一次凭证有些是自制的原始凭证,如“收料单”、“领料单”、“工资结算单”等;有些是外来凭证,如“增值税专用发票”、“运杂费收据”等。

2.累计凭证的填制方法

累计凭证是指在一定时期内连续记载同类经济业务的完成情况,它是由经办人员在每次经济业务完成后在凭证上重复填制完成的。

下面以“限额领料单”为例,介绍累计凭证的填制方法。

“限额领料单”是多次使用的累计领料凭证,在一定时期内(一般为一个月),只要企业领用数额不超过限额,就可连续多次使用,直到限额用完为止,才完成全部填制手续。

“限额领料单”一般一料一单,一式两联,即一种原材料填写一张单据,其中一联交仓库据以发料,一联交领料部门作为领料的依据。领料部门领料时,应在“限额领料单”内注明申请领取数量,经负责人签章批准后,持往仓库领料。

仓库发料时,应根据“限额领料单”上的品名、规格在限额内发料,同时将实发数量及限额结余填写在限额领料单内,并由领、发料双方在该料单上签章。

月末,将结出实发数量和金额的领料单转交会计部门,以此来计算材料费用。

三、原始凭证的审核

(一)原始凭证中容易出现的错误与舞弊主要有:

1.内容记账不清晰,或故意掩盖事情真相。

2.无收款企业盖章。

3.模仿领导笔迹签字冒领。

4.填挖或涂改原始凭证上的时间、金额等。

5.在整理和粘贴原始凭证过程中作弊。比如,在粘贴、整理原始凭证时,故意抽出个别原始凭证,或在汇总原始凭证金额时,多汇或少汇,以此,达到作弊的目的。

为了保证原始凭证的记录真实可靠,会计人员必须认真、严格地审核原始凭证。在会计核算工作中,如果原始凭证的审核做不好,编制记账凭证就会出现差错。因此,审核原始凭证是会计人员的一项重要工作。

(二)原始凭证的审核

原始凭证的审核,主要包括以下三个内容:

1.审核原始凭证的合法性、合理性和真实性

审核原始凭证所记录的经济业务是否违反了国家有关政策、法令有关规定,审批手续是否完备。如发现违反财经纪律和制度的情况,会计人员有权拒绝付款、报销和执行。对于弄虚作假、伪造涂改等不真实、不合法的原始凭证,有权不予受理,并向企业负责人报告。

2.审查原始凭证填写的内容是否符合规定的要求

如查明凭证所记录的经济业务是否符合实际情况,应填写的项目是否齐全,数字和文字是否正确,书写是否清楚,有关人员是否已签名盖章等。如有手续不完备或数字计算错误的凭证,应由经办人员补办手续或更正错误。

3.审核原始凭证的完整性

审核原始凭证的完整性,是指审核原始凭证是否具备合法凭证所必须的基本内容,这些内容填写是否齐全,有无遗漏的项目;审核原始凭证的填制手续是否完备,有关企业和经办人员是否签章;是否经过主管人员审核批准;须经政府有关部门或领导批准的经济业务,审批手续是否按规定履行等。

会计人员在审核原始凭证时,应根据不同情况,采取相应的措施,坚持原则。对内容不完整、书写不清楚的原始凭证,会计人员应及时退回,请其补办手续或进行更正。对于那些歪曲事实、伪造等弄虚作假的原始凭证,会计人员应当予以扣留,并及时上报主管。

第三堂记账凭证的审核

记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证,加以归类整理而编制的,是登记账簿的直接依据。

一、记账凭证的基本内容

如上所述,记账凭证种类繁多,格式各异,但都是通过对原始凭证进行分类、整理,用来确定会计分录并具以登记账簿的一种会计凭证。因此,无论哪一种记账凭证,都必须具备以下一些基本内容。

(一)记账凭证的基本内容:

1.填制企业的名称;

2.记账凭证的名称(如收款凭证,付款凭证、转账凭证等);

3.填制凭证的日期,通常用年、月、日表示;

4.记账凭证的编号;

5.经济业务的内容摘要;

6.经济业务应借、应贷的账户名称(包括一级、二级和明细科目)记账方法和金额;

7.所附原始凭证的张数;

8.制证、审核、记账及会计主管人员的签名或盖章。收付款的记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。

以自制的原始凭证代替记账凭证的,必须具备记账凭证应有的项目。

二、记账凭证的填制

各种记账凭证都必须按照规定的格式和内容正确地填制,填制时要求格式统一,内容完整,填写及时,对应关系清晰,摘要简练,书写清楚。为此,具体要求如下:

(一)填制记账凭证的要求

1.对记账凭证进行正确编号

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