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第5章 制度才是真正的老板(2)

某家电器制造厂的几位管理者经过简单的商议之后,出台了一项规定:如果员工延迟交货,他所在的车间一律要交付违约金。然而,员工延迟交货多半事出有因,比如,生产过程中遇到了不可抗拒的天灾、人祸或车间设备出了故障等。结果,这项规定有名无实,原本应该及时修改,但管理者出于面子的考虑,认为刚制定的规定,如果马上推翻、修改,无异于打自己的脸,下属肯定会笑话,于是,这项规定就变成了一纸空文,没有任何实际意义。

这个案例中的制度问题,就是因为管理者在出台规定时,没有征求民意。如果征求了民意,相信不会出现这种情况,因为员工们最清楚延迟交货的常见原因。这再一次告诉管理者们:出台规定时多和员工商议,明确告知员工前因后果,对提高制度的执行力,让制度发挥应有的作用是非常有必要的。

制度的设置应兼顾公平和效率

在某工厂的生产车间门口,门卫提醒前来视察的领导戴上安全帽,但是却被领导恶狠狠地瞪了一眼:“懂不懂规矩,没看到领导来视察吗?”门卫无奈地赔笑道:“对不起,对不起!”某公司会议室的墙壁上有一个醒目的标语:进入会议室请关手机。但是有些领导者却没有这么做,开会时经常有短信或电话铃声响起,有些领导者还公然在会议上接听点话、回复短信,对墙上的标语视若无睹。

从这两件小事中,我们看到了一些领导者的特权思想,他们把自己凌驾于制度之上,在用制度管人的同时,自己却不遵守制度,当了员工的反面教材。如此一来,制度就缺失了公平性,员工感受不到公平感,工作积极性就会受到影响,工作效率也会降低。因此,优秀的管理者都懂得维护制度的公平性,以提高员工的工作效率。

维护制度的公平性首先要从管理者自身做起,自觉地遵守制度的规定,在这一点上列宁为我们做出了榜样。俄国十月革命后不久,列宁参加苏维埃会议。当卫兵要求他出示证件时,他才意识到忘了带证件,结果被卫兵挡在了门外。后来,有人向卫兵说情,说那是列宁,但卫兵依然坚持按制度办事。列宁不但没有批评卫兵,反而特意表扬了他。

IBM公司有一条重要的管理理念,那就是人人平等。公司创始人托马斯·沃森表示,企业的最高管理者经常犯一个错误,他们对自己和员工采取双重标准,他们在违反公司的规定之后,往往会受到宽待,甚至不会受到任何惩罚。但是当员工违反了公司规定时,他们则会按照规定惩处员工。托马斯·沃森说:“这种做法会造成很坏的影响,你应该毫不留情地把这类管理人员开除。只有在制度面前,人人平等,公司的利润才能实现最大化。”这就是IBM成功的重要因素之一。

IBM创立于1911年,目前拥有职工30多万人,其业务遍布全世界160多个国家和地区,是世界上最大的信息工业公司。其创始人老沃森出身贫寒,在奋斗的过程中,深感不平等给人心理带来的创伤,给人事业上造成的障碍。因此,在创办了IBM之后,他将人人平等的理念融入到管理中来,坚持在制度面前人人平等的管理原则,让每个员工都感受到平等和尊重,使他们有机会展现自己的才华。

在IBM,管理者与普通员工是平等的,那里没有单独的经理餐厅,没有管理者特有的俱乐部、高尔夫球场,也没有专供经理人使用的卫生间、停车场。这些都反映了一种追求平等的企业文化。

在IBM,每个职工都有平等的机会展示自己,无论你是谁,都必须从基层做起。当你做出成绩,当你证明自己有能力胜任某个更高的职位时,你就会得到晋升的机会。这一点,在小托马斯·沃森身上也没有例外,尽管他是老沃森的儿子,但是进入公司后,他和普通的员工一样,必须先接受公司的销售培训,然后进入基层工作。培训结束后,担任一名普通的销售代表,负责曼哈顿的销售业务。

在IBM,还有一项规定:不得歧视有色民族或少数名族。在美国,很少有公司出台这样的规定,IBM能做到这一点实属不易。曾经有两个年轻聪明的犹太人来IBM求职,结果被拒之门外。两位年轻人认为自己受到了歧视,才失去了进入IBM的机会。于是他们写信给老沃森。

老沃森十分重视这件事,立即派人调查事情的来龙去脉,结果证实公司的招聘人员确实对犹太人有种族歧视。老沃森非常恼火,他将所有的招聘人员召集起来,把两位年轻犹太人的来信读给他们听,最后严肃处理了公司的招聘人员。从此以后,IBM再也没有发生这类歧视事件。

IBM还规定,每个员工都可以对公司的管理问题、对自己所受到的不公正的待遇向管理高层提出意见和申诉。有一次,IBM的一家分公司的员工被开除了,他写信给老沃森,说他干活多,拿的工资却很少。老沃森经过调查,发现情况属实,结果严肃地处理了这家分公司的管理者,最后留下了那名员工,还给他增加了工资。

IBM的制度文化告诉我们,制度不只是针对普通员工的,而是针对公司所有人员的,这里面包括了所有管理人员以及公司的老板。在制度面前,每个人不论职位高低、对公司的功劳大小,大家都一律平等。公司有公平和正义,公司的工作氛围才会和谐,员工的积极性才能得到保护和激发。当大家意识到只要努力工作,就能得到公司的回报时,他们自然会加倍努力地去工作。

制度朝令夕改,员工就会找不着北

在企业管理中,有一种管理者经常令员工们苦不堪言。他们出台规定,朝令夕改,今天这样规定,明天那样调整,整来整去,整得员工不知所云。结果,员工怎么做也不符合他们的要求,员工感到非常受打击。

有个年轻人在一家公司担任经理助理一职,但是他工作得很不开心。理由是,他很怕见到老板,不知道怎么工作是对的。他说,老板经常不停地改变想法出台规章制度,让他无所适从。老板经常说的话是“你这样做不行”,“你把那个通知追回来”,“准备修改一下原来的方案”等等。

还有一家规模不小的公司,在管理上也出现了朝令夕改的问题。公司一切都看老板娘的心情,老板娘今天开心,出台一项福利制度,可是明天却予以否认,或说忘记了,或说昨天出台的制度没有细想,还要具体思考一下。然而,当你没有按照制度执行时,她却突然间想起某项制度,大声质问你的不对。

曾经有一次,公司要出台员工绩效考核制度,但是这项制度前前后后改了五六次,到最后还是没有确定。或许是因为这些原因,公司的员工频繁流动,今天可以招来30名员工,一个星期后,可以炒掉29名员工。

管理者在出台制度、下达命令时朝令夕改,会让员工摸不着头脑,无法应对工作,整天忙着收拾残局。在这样的企业员工不可能快乐,因为他们工作起来没有积极性,没有成就感。这样的企业也是没有希望的,因为它缺乏向心力和凝聚力,管理者彻底失去了员工的信任。所以,企业管理者要认识到朝令夕改的危害性,改变这种不良的管理习惯。

一般来说,企业制度朝令夕改,会产生以下几种危害:

(1)动摇制度的稳定性和延续性

好的制度要起作用,有一个前提是:具有稳定性和延续性。一旦制度失去了稳定性,决策的时候就会存在诸多不确定性,让员工感到无所适从,也会使投资商产生不信任,从而影响企业的发展。

(2)损害管理者的威信和影响力

管理者在制度上朝令夕改,会使员工对制度产生困惑,难以准确地理解和把握制度,从而导致执行中出现偏差,无法执行到位,甚至会起反作用。

(3)浪费管理者的时间和精力

反复调整、修改制度,会极大地浪费管理者的时间和精力,在增加管理成本的同时,又无法提升管理绩效,这是一种极大的浪费。

当然,管理者出台制度时朝令夕改是有原因的,一般来说主要有以下几种原因:

(1)感觉制度不合法。比如,感觉公司的制度内容与法律相悖,制度制定的程序不合法,在制定制度时,没有征询员工的意见,没有体现出民意。等到事后才意识到这些问题,于是推翻了原来的制度细节,重新修改制度内容。

(2)制度操作难度太大,可行性太差。有些企业在制定规章制度之前,没有对实际工作进行调查,没有充分考虑生产、销售、售后等各个环节的实际情况,于是闭门造车,或生搬硬套别人的制度,结果制度出台后,发现水土不服,缺少可操作性。这样也会导致朝令夕改。

(3)制度没有系统性和连贯性。企业规章制度是一项较为复杂的系统,但不少企业管理者在制定制度时,却抱着“走一步算一步”的态度,不注重制度的前后联系,导致前一项制度与后一项制度缺少连贯性,甚至割裂开来、相互拆台,这也是造成制度朝令夕改的原因。

除了以上三个原因之外,管理者出台制度朝令夕改最大的一个原因是,他们本人性格犹豫不定、遇事反复无常,或做事不慎重等等。那么,怎样才能避免出台制度朝令夕改呢?管理者可以从以下几个方面去努力:

(1)制定制度要慎重一些,注重前瞻性和大局观

在制定制度时,管理者要考虑到客观情况的变化,要前瞻性、全局性地看待实际情况。尽可能制定多种制度方案,慎重地从中选出最佳的一个方案,以保证制度经得起客观实际的考验,即使遇到一些突发性事件,也不至于大幅度地调整制度。

(2)制定制度要结合实际,注重具体性和可行性

制定制度是为了真正能够解决实际问题,如果制度对解决实际问题没有任何帮助,比如制度空洞无物、过于抽象,让人无所适从,或者制度要求过于严格、目标太高,让人无法达到等,这样的制度都是没有意义的制度。因此,在制定制度时,要从实际出发,结合企业的具体目标,站在全局的高度,把握制度的具体性和可行性。

(3)制定制度要征询员工意见,体现民主性和人性化

有些企业花了很长时间制定了详细的制度,但就是执行不下去。为什么呢?这与制度缺乏民主性和人性化有很大的关系。要知道,如果只有生硬的制度,却没有体现出人性化,员工没有明确制度出台的动机和细则,往往会产生排斥和不认同的心理。因此,在制定制度前期,应多与员工交流,听取员工的意见,并在制度中附上明确的考核体系和奖惩标准,这样的制度才会产生约束力和激励性,才容易被员工有效地贯彻执行。

别让员工怕你,要让他怕制度

在一些企业,很多员工怕老板,尤其是犯错误的员工。他们为什么怕老板呢?因为老板似乎有生杀予夺的大权,决定着他们的前途和命运。员工怕老板是好事儿吗?当然不是。为什么呢?因为如果员工很害怕老板,他的工作就无法轻松起来,尤其是在与老板沟通时就会显得谨小慎微、唯唯诺诺,这同样不利于工作。员工什么都不怕行不行?当然也不行。因为如果员工什么都不怕,那他就会无法无天,做事就没了规矩。那么,让员工怕什么呢?怕制度,只有让他怕制度,而不是怕老板,才能在人性化和制度化之间找到平衡点,才有利于企业的运作。

有这样一个故事:

有一家企业老板要求在开会期间,不允许接打电话。可是在开会期间,有些领导照旧接电话,有些领导一边拿着电话,一边说:“对不起,我这个电话比较重要,是一个大客户。”只有当老板参会时,大家才会自觉地把手机调整为振动状态或静音状态。而领导一旦没有参会,大家就把老板的规定丢在一边。

后来老板发现了这个问题,他再次召开会议时,提来一桶水放在会议室,然后对大家说:“从今天开始,谁在会议上接听电话、发短信,一律将其手机扔进这桶水里。可能是事先安排好的,当老板说完这句话,他的电话居然响了,他看了看电话,然后什么也不说,就把手机扔进了那桶水里。

紧接着,又有一个管理者的手机响了,老板见状,走过去,将他的手机拿过来,扔进了那桶水中。老板的这一举动,让在场的所有管理者们震撼了。从那以后,再也没有人敢在开会期间接打电话了。

在西方管理学上,有一个著名的“热炉法则”,它指的是当有人违反规章制度时,就像触碰了一个烧红的火炉,一定要让他受到“烫”的处罚。上文案例中的老板的做法与热炉法则不谋而合,起到了很好的反面强化作用。

热炉法则包含4个惩处法则,分别是预警性原则——通红的火炉,就像一盏信号灯,提醒大家不要触碰;必然性原则——只要你摸上去,必然会被烫伤,所以千万不要有侥幸心理;即刻性原则——只要你碰到热炉,瞬间就会被灼伤;公平性原则——不论是谁触碰了热炉,都会被烫伤,热炉不辨亲疏,不分贵贱,一视同仁地对待每个人。

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