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第5章 人际交往礼仪——让你有礼走遍天下(1)

名片礼仪

现实生活中如何使用名片也有讲究,值得人们好好去研究一番。名片的接、送、放、用都要讲究礼仪,它能体现出一个人的修养。

与人初次见面时,打招呼后要互道称呼,接下来就是交换名片,其程序大多是这样。递名片一般本着先客后主,先低后高的原则,客人递给主人,或下级、晚辈递给上级、长辈。双方交换名片时,切勿颠倒顺序,如果颠倒了顺序,会让对方误认为你是轻视他,对他不敬。

1.递送名片

(1)拿法

递名片时要拿名片下端,这样对方比较容易接。

(2)介绍

双手拿名片递到对方胸前,面带微笑,大方地说:“这是我的名片,请多多关照。”紧接着就是作自我介绍。

2.接收名片

上面介绍了如何向他人递名片,而接收名片中的礼仪也不能忽视。

(1)接名片时

起身、面带微笑、注视对方,右手去接对方的名片,然后说“谢谢”,低头仔细看名片,使对方有种被重视的感觉。然后,将本人的名片递给对方,倘若自己身边没有名片,应致歉:“很抱歉,我的名片刚刚用完”或说“对不起,我没有带名片”。

(2)接过名片后

接过名片之后,千万不要随便弃之一旁,要认真地看一遍,可就名片上的某个问题进行请教。如姓名的读音问题,吃不准的一定要当面问清,如果以后联系时把对方的姓名读错了,那是很失礼的。有时,也可以有意识地轻读一下对方名片上的姓名和职务。因为对一个人来说,他的名字和职务是最亲切、最重要的声音,轻轻地称呼,就等于给对方一个微妙却很有效的赞扬,对方会感到非常愉快。所以,看名片有两个作用,首先是表示对交往对象的重视,人家好心好意把名片给你了,你应该看一下;其次是更重要的作用,那就是了解对方的确切身份。这对接下来的工作和交往十分重要。

(3)收放名片

接过对方名片并看过以后,如果你没有随身携带名片夹,把它放在桌子上时,也必须注重礼仪,切忌随手乱丢或把它压在杯子或其他东西下面,那是不礼貌的行为,因为名片代表着这个人。

如果对方没有将自己的名片赠送给你,而你又想得到,这时必须注意自己的说话方式,以委婉的口吻说:“如果方便的话,能留给我一张您的名片吗?”最好是不要直截了当地说:“给我一张你的名片。”

名片的种类繁多,使用方法也不尽相同。名片可分为三种类型:普通社交型、公务型、职业型。现在人们经常使用的名片一般都是公务型或职业型的,由于这两种名片经常出现在社交场合,所以,人们也就不将它们与社交型名片进行区分了。其实,三者之间有一定的区别。公务型与职业型名片除了将姓名、地址、邮编、电话号码印在名片上以外,还将工作单位、职务名称印在上面,而普通社交型名片却少了后两项。

名片的使用一般要因情况而定。社会交往中,应用名片的场合一般分为3种:一种是用于商业性交往,交往双方以名片作为沟通媒介,联络双方感情;另一种是应用在礼节性拜访中;第三种是出席一些庆祝性场合,相互赠送名片的目的是用来表达感情。日常生活中,名片运用较多的应属后两种情况。

名片除在面谈时使用外,还有其他一些妙用。

去拜访主人时,主人不在,可将名片留下,主人回来后看到名片,就知道你来过了;把注有时间、地点的名片装入信封发出,可以代表正规请柬,又比口头或电话邀请显得正式;赠送小礼物,如请人转交,则顺带名片一张,附几句恭贺之词,无形中关系又深了一层。

同时,若想适时地发送名片,让自己的名片得到更好的利用,并且使对方接受并收到最好的效果,必须注意以下事项:

(1)首先要把自己的名片准备好,整齐地放在名片夹、盒或口袋中,要放在易于掏出的口袋或皮包里;不要把自己的名片和他人的名片或其他杂物混在一起,以免拿错名片,给对方留下不好的印象。

(2)出席重大的社交活动,一定要记住带名片,而且在名片数量上也要做好充足的准备,不要等到需要名片时,名片却没有了,这样会给自己带来不便。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

(3)不要在一群陌生人当中到处散发自己的名片,这会让人误以为你想推销什么物品,反而不受重视,甚至受到别人的歧视。在商业社交活动中尤其要有选择性地提供名片,才不至于使人以为你在替公司搞宣传、拉业务,这样你的名片才发挥到了真正的作用。

(4)处在一群彼此不认识的人群当中,最好让别人先发送名片。名片的发送可在刚见面或告别时,但如果自己即将发表意见,则在说话之前发名片给周围的人,可以帮助他们认识你。

(5)对于陌生人或巧遇的人,不要在谈话中过早地发送名片,因为一方面这种热情会打扰别人,另一方面有推销自己之嫌。在和他交谈之中,如果你发现这个人值得你结识,你再发送自己的名片。

(6)无论是参加私人或商业餐宴,名片皆不可在用餐时发送,因为此时只宜从事社交而非商业性的活动,你可以在用餐结束后相互交换名片。

(7)破旧名片应尽早丢弃,与其发送一张破损或脏污的名片,倒不如不送。一张破旧的名片也让自己的形象大打折扣。

小小的名片,代表一个人的身份,虽说使用起来没有多么高深的学问,但也不能小看,其中包罗了众多礼仪,稍不留意就可能将社交搞砸,破坏交往氛围。

拜访礼仪

做客拜访是日常生活中最常见的交际形式,也是联络感情、增进友谊的一种有效方法。拜访是为了更好地交际,交际是为了相互了解,相互了解是为了达到各自的目的,所以说,拜访是做好一切工作的前提条件。

在拜访之前,要做一些适当的准备。首先要明确每次拜访的目的,做到心中有数。明确目的以后,还要为拜访准备好相关的资料,根据与别人预约的时间来安排拜访计划。关于“准时”,不同国家、不同地区都会有不同的态度,这一点要搞清楚,所以无论你准备去哪里拜访,你都应该事先了解一下当地人的时间观念。

拜访,顾名思义,是指恭敬的拜会、访问,既然是主动登门,就要讲究礼仪。

1.拜访前先预约

拜访别人之前,打电话预约这是一般的常识。

在时间安排上,尽量配合被拜访者。如果你所拜访的是一位德高望重的人物,并且他的时间安排得很紧,那么就更应该提早联系确定拜访时间。辩证唯物主义认为事情都具有两面性,约得越早,改变主意的可能性也会相对增大。因此,把握恰当的时间很重要。

2.注意个人仪表

仪表是指人的容貌,是一个人精神面貌的外观体现。一个人的卫生习惯、服饰与形成和保持端庄、大方的仪表有着密切的关系。在拜访之前,一定要审视一下自己的仪表。

首先,要注意个人卫生。清洁卫生是仪容美的关键,是礼仪的基本要求。不管长相多好,服饰多华贵,若满脸污垢,浑身异味,那么必然会破坏一个人的美感。因此,每个人都应该养成良好的卫生习惯,在拜访之前更要搞好个人卫生。

其次是服饰。服饰反映了一个人文化素质之高低,审美情趣之雅俗。具体说来,拜访者的服饰既要自然得体、协调大方,又要遵守某种约定俗成的规范或原则。服装不但要与自己的具体条件相适应,还必须时刻注意客观环境、场合对人的着装要求,即着装打扮要优先考虑时间、地点和目的三大要素,并努力在穿着打扮的各方面与时间、地点、目的保持协调一致。

3.时间观念要强

拜访之前,打电话与对方确定拜访的时间、地点是最基本的礼节。一旦时间确定、地点落实后,就一定要做个守时的人。如果对方的时间观念很强,不管你是因为什么原因迟到,都会影响你在对方心目中的形象。所以,在时间、地点确定以后,就一定要把交通路线、路况打听清楚,出发时还要考虑到意外因素,确保在预定的时间内到达指定地点。切记,只可提前不能迟到。抵达目的地后,如时间还没有到,可以把事先准备和对方讨论的内容再考虑一遍,做到胸有成竹。

4.注意敲门的方式

要用食指敲门,力度适中,间隔有序敲三下,等待回音。如无应声,可再稍加力度,再敲三下,如有应声,应侧身隐立于右门框一侧,待门开时再向前迈半步,与主人相对。如果听到“请进”,那么就轻轻推开房门,走进房间以后,应顺手把房门带上。

5.就座礼仪

走进主人或者客户的房间以后,不要急于坐下。主人没有让你坐的时候不能随便坐下。如果主人是年长者或是上级,主人不坐,自己不能先坐,这一点要切记。主人让座之后,要说声“谢谢”,然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。主人如果递上烟或者是茶,要起身双手接过并表示谢意。另外,如果主人没有吸烟的习惯,要克制自己的烟瘾,尽量不吸,以示对主人习惯的尊重。

6.拜访期间,谈话的礼仪

(1)适当的寒暄之后,尽快进入正题

一般情况下对方都很忙,所以你要尽可能快地将谈话进入正题,而不要闲扯得没完没了。清楚直接地表达你要说的事情,不要讲无关紧要的事情。

(2)注意语气和态度

跟主人谈话,语言要客气,态度要诚恳、亲切,声音大小要适宜,语调要平和沉稳。说完话后,让对方发表意见,并要认真地听,不要辩解或不停地打断对方讲话。你有其他意见的话,可以在他讲完之后再说。即使和主人或客户的意见不一致,也不要争论不休。

(3)注意谈话姿势

谈话的姿势往往反映出一个人的性格、修养和文明素质。所以,交谈时,首先双方要互相正视、互相倾听,不能东张西望、看书看报、面带倦容、哈欠连天;否则,会给人心不在焉、傲慢无理等不礼貌的印象,这些都会让拜访陷入僵局。

7.根据场合把握时间

如果认为谈完事情后需要立刻离开,没有必要顾虑立刻起身告辞会造成什么样的影响,因为你是拜访者,提出离开的主动权在你,主人不可能提醒你该离开了,也不能强迫你告辞。

告辞也要讲究一定的礼仪。拜访结束后,最好不要说:“就这样,今天就到此为止吧!”你可以说:“那好,如果您对这件事没有意见的话……”对方当然能明白你的意思,就会说:“没问题了,今天就这样吧。”这时你再起身告辞,就没有人会说你不懂礼仪了,反而会给对方留下好印象。

假如与对方谈话的时间超出了预定时间该如何处理呢?

我们应考虑没有谈完事情的重要程度,决定有没有必要延长时间继续谈下去。如果事情非常重要,要用委婉的语气向对方说明,请他允许你把事情讲完。如果对方答应了你的要求,就可以继续将话题谈下去;如果对方还有别的事,则需再预约拜访时间。如果接下来的事不太重要,对方也没有要留你闲谈的意思,此时你就可以起身告辞了。

8.握手

拜访的结果无论成功与否,都应该与主人或者客户握手告别。握手是一种沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式。与他人握手时,目光注视对方,微笑致意,不可心不在焉、左顾右盼,不可戴帽子和手套与人握手。在正常情况下,握手的时间不宜超过3秒钟,必须站立握手,以示对他人的尊重、礼貌。

拜访是一门综合性的艺术,已经广泛地应用到日常交往当中。能否灵活运用此方法在交际中显得颇为重要。拜访成功,所办之事水到渠成;反之,当然是竹篮打水一场空,搞不好还会被扫地出门,置你于尴尬境地。如果在拜访中注意礼仪的使用,一般情况下,不会发生后面这种情况。

应邀做客礼仪

在职场中,应邀做客是常事,它不但可以拓展公司业务关系,还可以联系双方感情,是一举两得的活动。应邀做客,被邀请者会有些压力,因为这种应邀做客,不像朋友聚会那样随便,受邀做客者既肩负着维护公司形象的重任,又要体现出个人品格修养,因此应懂得相应的公关礼仪,表现出公司及个人特色,给对方留下一个良好的印象。

掌握应邀做客的公关礼仪,要从以下几个方面做起:

1.回复邀请者

接到邀请函后,无论能不能赴约都应该礼貌地回复邀请者,如不能赴约应向邀请者说明理由,真诚地请其谅解,如果有必要,可以另约时间。

2.打扮得体

在出席宴会之前首先要了解宴会的性质,分清宴会的类型,以此选择适当的服装,以免在宴会中显得过于张扬。服装应整洁、庄重,仪表应端庄大方,以示对主人的尊重,但不要过于华丽,避免炫耀之嫌。

一般情况下,参加晚宴时打扮得可适当华丽一些;如果出席记者招待会穿着像参加晚宴一样就有些不妥了,因为记者招待会属于比较正式的场合,穿着应本着正式、素雅的原则;娱乐性较强的宴会,可以打扮得正式中带点活泼,能更多地表现个人特性。

3.进场前做好准备

进入会场前,应确保仪表整齐。对服饰不整、头发凌乱、身上有尘土、口腔有异味等问题应在进入会场前处理掉,然后以轻松、愉悦的心情,从容地走入会场,大方礼貌地与来宾交谈。

4.守时赴约

按照邀请函注明的时间准时赴约。一般情况下,邀请函上会注明到场时间和宴会正式开始时间。做客的人要准时到达做客地点,不要迟到,以免主人等候,也不要早到,以免主人未做好准备。这是一个基本的礼节问题。

如果因为特殊情况迟到几分钟,尚且无妨,但迟到10分钟以上,主人会认为你对他不够尊敬。

5.打招呼

进入宴会厅时,首先应该与主人打招呼。然后,向其他宾客微笑点头或握手以示问候;千万不要让他人主动与你打招呼,这未免太过于自大,尤其是遇到长者,更应该热情、主动与之打招呼;对待女宾应彬彬有礼、落落大方。双方交谈时,不要太过于热情,但也不要让对方有疏远之感,否则,可能破坏谈话气氛。

6.按照主人指定的位子就座

入席时,应听从主人安排,在指定的位子就座。如果你随便落座,可能会打乱主人的安排,造成不必要的麻烦。如座位未定,应注意正对门口的座位是上座,背对门的座位是下座,在选择座位时,应该按照身份、地位、老幼、性别为顺序,寻找适合自己的座位坐下。

7.坐姿端正

就座后,应保持端正的坐姿,双脚自然地放在座位下,不要随便伸直,以免踢到别人;手肘不要放在桌子上,也不能放在邻座椅背上,而应自然地放在腿上;与同桌人交谈时不能厚此薄彼,不能专门与地位、身份高的人交谈;眼睛不要直盯盘中菜肴,显出迫不及待的样子,那是很失礼的。

8.就餐时注意行为举止

主人示意宴会开始后即可进餐。在进餐过程中,应注意自己的行为举止:就餐时应保持着正装,中途不可脱外衣;动作文雅,夹菜时动作要轻,慢慢地将一小口菜送入口中;双臂不要占太大地方,以免妨碍邻座;吃饭、喝饮料、喝汤时最忌讳发出声响,这会影响同席人的情绪。如果想要取离自己比较远的物品,应请他人帮忙,站起身或探身去取都是不文雅的动作。

9.赴宴结束后,向邀请者真诚地致谢

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