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第8章 确立有效的时间管理目标(2)

20年后,研究人员追访了当年那些参与调查的毕业生们。他们发现,当年写下明确的人生目标的人,从各个方面都超过了那些没有写下明确目标的人。这3%的人所拥有的财富居然超过了其余97%的人的总和。这3%的人取得的骄人的成就,离不开他们从一开始工作就怀有的明确目标。

人们常常认为,目标远大,难以实现。其实事情的难易,不在大小,最重要的是:要有一个明确的目标,一个你真正想要去完成的目标。有了真正想去完成的目标,你就能不断地、生动地把这个大目标向自己灌输,使目标更加清晰,更加深刻,并且把它看作是一个已经实现了的事实,这样你就会产生一种“稳操胜券”的心理。

一个没有目标的人就像一艘没有舵的船,永远漂流不定,只会到达失望、失败和丧气的海滩。除非你有确实、固定、清楚的目标,否则你就不会察觉到内在的巨大潜能,你永远只是“徘徊的普通人”中的一个。

哈佛时间管理小秘籍

你一定要做一个目标明确的人,生活才有意义。那么,什么才算明确的、完整的目标呢?

(1)基于时间的

任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,比如你说:我一定要拿到律师执业证书。目标应该很明确了,只是不知是在1年内完成,还是5年后才完成?

(2)可达到目的的

不能达到的目标只能说是幻想,太轻易达到的目标又没有挑战性。

(3)具体的

你也许会说:我将来要做一个伟大的人。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的,比如你想把英文学好,那么你就订一个具体目标:每天一定要背20个单词、2篇文章。

(4)可衡量的

任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准,你的目标愈明确,就能提供给你愈多的指引。

(5)相关的

目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,比如一个公司的职员,整天考虑的不是怎样才能做好工作,却一心做着富翁梦,又不肯努力奋斗。这样的目标就是不切实际、与工作和生活无关的。

你心里有了明确的目标,还是不够,一定要写下你的目标,才能加深印象,进入你的潜意识。同时,还要依据目标之优先级拟定计划。拟定计划时,你的目标可能有很多,所以一定要排定其优先级,设定优先次序,根据优先次序,可将事情区分为五类:A.必须做的事情;B.应该做的事情;C.量力而为的事情;D.可以委托别人去做的事情;E.应该删除的工作。执行过程中,最好大部分的时间都用来做A类及B类的事。制定好计划,就要排定时程表、确实做、马上做。

3.如何进行目标设定

如果你想要快乐,设定一个目标,这个目标要能指挥你的思想,释放你的能量,激发你的希望。——安德鲁·卡耐基

有一次,一个人问罗斯福总统夫人埃莉诺:“尊敬的总统夫人,你能给那些渴求成功特别是那些年轻、刚刚走出校门的人一些合理的建议吗?”

总统夫人埃莉诺谦虚地摇摇头,但她又接着说:“不过,先生,你的提问倒是让我想起我年轻时候的一件事:那时候,我还在念书,想一边求学一边找一份工作,当时心想最好能在电讯业方面找份合适的工作,这样我还可以修几个学分。于是,我的父亲便帮我联系了他的一个朋友——时任美国无线电公司董事长的萨尔洛夫将军。

“当我单独见到萨尔洛夫将军的时候,他直截了当地问我想找一份什么样的工作,具体是什么工种?我觉得,他名下的公司部门众多,什么工作都让我觉得喜欢,选择不选择都无所谓了。于是,我就跟他说什么工作都可以。

“等我表达了自己的意见,我看见他停下手头的工作,注视着我,非常严肃地对我说:年轻人,世界上没有哪份工作叫‘随便’,成功的道路是目标铺成的。

“萨尔洛夫将军的话让我意识到了明确目标的重要性。在随后的人生中,我总是时时注意着用有意义的目标指引自己的生活,凭借自己的能力为社会做了很多的事情。”

在我们身边,没有明确目标的人大有人在。他们努力工作,勤奋学习,但是却从来没有一个明确的目标,更谈不上职业规划了。他们总是机械地工作,一刻不停地忙碌着,却永远也忙不到点子上——由于缺乏目标,他们把大量的时间和精力浪费在一些无关紧要的事情上了。

博恩·崔西是美国首屈一指的个人成长权威人士,他曾经说过:“做事情有目标是提升效率的关键。高效工作的首要前提是制定一套明确、具体而且可行的目标和计划。”

现实生活中,我们经常发现,那些做事高效的人始终会把他们的注意力集中在他们预先设定的目标上,在向着目标奋进的过程中,他们常常运用想象来提醒自己的目标所在。

目标设定是一个确定所期望实现的结果的证实过程。当你设定这些目标的时候,你就对你所设定的这些目标作出了一个承诺,不管你遇到什么情况,你都会通过自己或者整个团队的努力去实现它。

通过设定目标并评价目标的完成情况,你能够做到:

◆集中精力做最重要的事情;

◆为自己的工作团队提供一个一致的方向;

◆在不重要的工作上投入较少的精力;

◆避免浪费你和整个团队的时间;

◆不断激励自己;

◆促进全面的工作满意。

如果你想让自己的工作卓有成效,就应当在工作之前为自己设定一个明确的目标,并且为这个明确目标创建一个经常提醒自己的方式。比如,你可以把你所确定的目标和实施计划写在便笺或者记事本上,并且把它们放在家里或者办公室里显眼的地方,使你能够经常看到它们;或者你可以把它记录在电脑里,放在桌面上,每天打开电脑就能够看到它们;或者你可以把你设定的目标录下来,拷贝到手机或者MP3等电子产品中,在你开车、做家务、休息或者思考的时候播放它们;你还可以把它们输入电脑,打印成纸样,然后悬挂在办公室或者卧室里。这样,你设定的计划和目标就会常常出现在你的眼前,帮助你始终把注意力集中在这些最重要的目标上。

根据时间构成和重要程度的不同,目标也有所区别。有些目标是短期的,有些则需要数月或者数年才能实现。根据重要性的不同,目标一般被划分为三种类别:个人目标、工作团队目标和公司整体目标。不管是哪种目标,你都应该根据你自己和公司的实际情况进行目标设定,使它们切实可行。

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要成为行动的有效指导,你设定的目标应该具备下面提及的这些特征:

(1)明确的书面条款。避免目标的模糊性,含糊不清将会使时间管理复杂化。

(2)时间限制。你的目标不能没有时间限制,你要写清楚你的目标是在这个周末实现还要到今年年底实现。

(3)可衡量性。如果你不能衡量目标实现的进程,即使目标实现了,你也可能不知道。

(4)重要性。你确定的目标应该能够实现你或者整个工作团队的价值。

(5)与团队的目标统一。团队目标应该支撑组织目标,个人目标应该支撑团队目标。

(6)具有挑战性但是有实现的可能。你设定的目标应该促使你努力工作并且能够实现。

4.运用思维导图确定目标

不要说什么“明天再干吧”,今日事今日毕,明天还有明天的事。——土光敏夫

施耐德是一家总部位于波士顿市区的公司的主管,他是一个极具时间观念的人,然而他并不擅长时间管理。他常常努力想节约时间,每天起草详尽的日程表,计划着每件事情,以免事倍功半或者返工,确保同时至少做两件事情,例如,一边开车一边听CD。

然而,尽管他每件事都做了计划,但是他还是觉得自己落后了。不知道为什么,他从未完成过他的日程表上的任务。他的大脑一片混乱,担心孩子的成长不再需要他,而且还同妻子有了一些隔阂。

他每天睡觉的时候都觉得筋疲力尽,充满了负罪感。他觉得自己的时间管理是失败的,想放弃了。

其实,施耐德没有真正明白关于时间管理的真正内涵,更没有找到科学的、有效的管理时间的方法,当然也不懂得运用思维导图来确定目标,进行时间管理。

思维导图又叫心智图,是针对线性笔记的不足而发明的一种新型笔记工具,是表达发射性思维的有效的图形思维工具。它虽然简单但却极其有效,是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧,把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来,把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接,充分运用左右脑的机能,利用记忆、阅读、思维的规律,协助人们在逻辑与想象之间平衡发展,从而开启人类大脑的无限潜能。因此思维导图具有人类思维的强大功能。而在时间管理中,我们可以运用思维导图进行目标设定。

各种各样时间要求的关系网,都可以利用思维导图来加以说明。这是因为思维导图非常直观,它是由一些有组织、有条理、富有建设性的关键词组成的。这种全面的方法使语言和形象思维互相配合,从而促进大脑左右半球进行创造性工作。

运用思维导图的方法,你可以快捷而明了地做笔记,有目的地进行思考,发现点子,解决问题。把你的想法自发地、形象地写在纸上,然后你就能让大脑的左右半球同时进行,从而发挥你所有的聪明才智。众所周知,人的左侧大脑半球负责分析思维、逻辑思维、结构、数字以及概念等等,而右侧大脑半球则分管幻想、直觉、计划,还有整体思维。当两个大脑半球协调工作时,便会产生异乎寻常的功效。

思维导图非常简单,让人一目了然:把中心议题画在或者写在一张白纸上,然后认真地搜集一些与之相关的关键词,然后把它们同中心议题连起来。而这些关键词又可以派生出其他的分支,循环往复地进行下去。这里特别要指出的是,要使用不同的颜色,自发地去产生联想。

下面是思维导图的具体制作方法:

(1)制作工具

◆几张A3或A4大的白纸;

◆一套好用的软芯笔;

◆四支以上不同颜色的涂色笔;

◆一支标准钢笔。

(2)制作步骤

◆从白纸的中心开始画,周围要留出空白;

◆用一幅图像来表达你的中心思想;

◆绘图的时候尽可能多地使用多种颜色的涂色笔;

◆链接中心图像和主要分支,然后链接主要分支和二级分支,接着再链接二级分支和三级分支,以此类推;

◆用美丽的弧线链接,永远不要用直线链接;

◆每一条线上标注一个关键词;

◆尽可能多地使用图形。

我们可以使用“旅行”这个概念来运用思维导图:在一张纸(A3或A4大的白纸)的中央写上“旅行”,然后在这个概念的周围写上你目前所能想象到的与之相关的词语,把这些关键词同中心连起来。主系以及旁系可能是:旅行目的地、食宿、准备、旅行的人数。现在请你把这些概念扩展,例如“准备”可以包括订机票、整理行囊,采购所需物品……

于是,一张图便跃然纸上了。它反映了你的愿望与诉求,反映了你所要做的事情,可能存在的问题以及解决问题的方法。通常来说,思维导图是无休无止、没有尽头的。经常运用它来明确你的目标,肯定会对你大有帮助的。

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随着人们对思维导图的认识和掌握,思维导图可以应用于生活和工作的各个方面,包括学习、写作、沟通、演讲、管理、会议等,运用思维导图带来的学习能力和清晰的思维方式会改善人的诸多行为表现:

(1)成倍提高你的学习速度和效率,更快地学习新知识,从而更好地工作,完成工作目标。

(2)激发你的联想与创意,将各种零散的智慧、资源等融会贯通成为一个完整的系统。

(3)让你形成系统的思维习惯,并将使你达到众多你想达到的目标,包括:快速地记笔记,轻松地表达沟通、演讲、写作、管理等。

(4)让你具有超人的学习能力,向你喜欢的优秀人物学习,提高自己各个方面的能力。

(5)让你尽快掌握思维导图这个能打开大脑潜能的强有力的图解工具。它能同时让你运用大脑皮层的所有智能,包括词汇、图像、数字、逻辑、韵律、颜色和空间感知。它可以运用于生活的各个层面,帮助你更清晰地思维,让你的大脑表现最佳。

5.制定目标的具体方法

当我们最终失去了目标,我们就要加倍努力。

——马克·吐温

在哈佛大学的课堂上,年轻的汉斯问老师:“老师,我的目标是想在一年内赚100万!请问我应该如何制定我的目标呢?”

老师看了看他,问:“你相信你能达到你的目标吗?”

汉斯非常自信地说:“我相信!”

老师微笑着说:“那你现在从事什么行业呢?”

汉斯不假思索地说:“我现在从事的是保险行业。”

老师接着又问他:“你认为保险业能帮你达成这个目标吗?”

汉斯斩钉截铁地说:“只要我努力,就一定能达成。”

“我们先来看看,你要为自己的目标需要付出多大的努力。根据保险业的提成比例,100万的佣金大概要做300万的业绩。一年是300万的业绩,那么一个月就是25万业绩,而分配到每一天则是8300元。”

老师问道:“如果是每天要完成8300元的业绩,你大既要拜访多少客户?”

汉斯说:“大概要50个人。”

老师接着问汉斯:“那么一天要50人,一个月要1500人,一年就需要拜访18000个客户。请问你现在有没有18000个A类客户?”

他说:“没有那么多。”

老师又问汉斯:“如果没有的话,就要靠陌生拜访。你平均一个人要谈上多长时间呢?”

汉斯说:“至少20分钟。”

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