办公室是一个单位的“窗口”，其作用千万不能小视。
本章主要介绍办公室的工作流程及硬件配置，包括工作计划的设定、工作的买施、调查报告的撰写、办公设备（软硬件）的维护等内容。其中任何一点．行政经理都需认真对待。
§§§第一节 办公室工作计划
一、什么是办公室工作计划
计划的制定，是指预先决定做什么和怎样做的一种程序，它包括确定总任务、鉴定产生主要成果的领域，并规定达到具体目标所采取的政策、规划和程序。
制定全面的办公室工作计划，有助于办公室管理目标实现总体效益最大化。一个完整的工作计划系统，包括目标、步骤、期限、使用方法、实施后的总结以及反馈的不断循环。计划最终实施的结果，应与预定目标大体一致。
二、为什么要制定办公室工作计划
办公室工作计划的作用，主要包括以下几个方面：
（1）指明任何一个办公室工作所应起的作用及所处的地位；
（2）指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，是所拥有的人力、物力、财力部署的基本依据；
（3）指明组织的活动方针和范围，鼓励什么和限制什么，以保证行动同目标一致：
（4）既是一种重要的控制手段，也是一种数量化的财政计划：
（5）它可以派生出进度计划，其期限更短、内容更具体，按年、季、月、周、日确定各项任务执行的时间、执行者及保证措施。
三、办公室工作计划总结
总结是一项工作完成的最后步骤，其内容包括计划实施前、计划实施中、计划实施后所有情况的汇报。在办公室管理中，撰写工作计划总结是任何一位办公室人员必不可少的一项工作。办公室的工作计划总结，如表四、如何编制办公室计划编制办公室计划的工作流程
五、办公室职能的实施流程
§§§第二节 办公室调查研究
一、调查研究的方式
调查研究的方式，可分为间接型调查研究和直接型调查研究。
（一）间接型调查研究
间接调查研究，是指调查者通过间接手段，比如，同有关调查研究人员进行座谈，或通过书面材料进行再了解，从而达到掌握实际材料的目的。间接调查研究的好处，是通过别人的调查研究成果，尽快为领导提供决策参考，其弊端是容易陷入别人研究的误区，可靠性较差。间接调查研究常用的方式有：开座谈研讨会、走访有关问题专家、查阅资料等。
（二）直接型调查研究
直接调查研究，是指调查者深入到客观事物的本身，接触事物本身的当事者，了解和掌握第一手实际材料。直接调查研究是我们最提倡的调查研究类型。直接调查研究由于是在客观事物的现场进行，因此可靠性比较大。直接调查研究的常用方式包括普遍调查、现场调查、蹲点调查等。
二、撰写调查报告
调查报告就是把调查研究的成果用文字表达出来，形成有应用价值的书面材料。调查报告是对调查材料进行深入分析研究后的总结。
调查报告按调查研究的不同内容，可分为以下几种类型，具体如表三、办公室调查报告的主题调查报告的主题是调查报告的灵魂，它要求主题正确、新颖、鲜明、集中。确定主题的过程，是认识主要矛盾、揭示事物本质的过程。调查报告的主题，主要包括以下几个方面：
（一）真实正确
调查报告的主题必须建立在真实的基础之上，主题要反映客观事物的本质和规律，有积极的社会意义。
（二）新颖脱俗
调查报告要有新意，如果该报告反映的问题已经被别人多次阐述过，那就失去了新意。
（三）鲜明通达
调查报告赞成什么，反对什么，对某件事情怎样看待，应该明确地表述出来，毫不隐讳，要让使用者一目了然。
（四）精炼集中
不论内容有多少，都应该集中一个主题来写。应根据要反映的主题，集中选择一些重要的与主题有密切联系的内容，做到紧扣主题。同时，要直截了当，言简意赅，反对绕圈子。
四、调查报告的结构层次
调查报告结构指的是报告内容的层次结构，是用具体材料说明或论证主题的层次安排。结构是调查报告的骨架，在具体层次安排上可以灵活机动。但无论采用什么形式，都必须做到观点和材料的统一。调查报告的结构层次，一般应具有以下几点：
（1）该项调查的意义概述；
（2）阐述前人的研究成果；
（3）介绍本次调查的范围、对象、时间、地点、方法、程序；
（4）揭示调查事实，分析研究成果；
（5）总结与讨论，进一步辨明事物发展的趋势和方向；
（6）提出作者的观点和建议；
（7）注明参考资料。
五、如何进行办公室调查研究工作
办公室的具体事项调查研究工作
六、办公室调查研究的工作流程
§§§第三节 办公室的布置
一、建立办公室的重要性
办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，但是，其他职能机构是管理层、执行层，办公室则是中介层，直接辅助经理的工作。办公室的作用主要包括以下几个方面：
（一）参谋作用
作为经理的参谋，办公室应做好如下工作：
（1）收集决策所需的信息；
（2）对呈阅的文件要调查研究；
（3）对会议要提出建议和意见。
（二）助手作用
作为经理工作的助手，办公室应做好如下工作：
（1）协助经理承办好各项事务；
（2）协助经理做好协调工作；
（3）协助经理做好各种决策的布置和督促检查工作。
（三）服务作用
所谓服务作用，指办公室承担着为同一级各职能部门和下级各单位服务的职责。
（四）耳目作用
所谓耳目作用，又称为信息．反馈作用，指办公室在企业管理工作中具有了解情况、掌握情况、报告情况的职责。也就是说，办公室要掌握信息、传递信息，并及时进行信息反馈。
二、办公室室内布置的原则
为保证办公室的工作环境，布置办公室时应遵循以下原则：
（1）光线应来自左方，以保护视力；
（2）常用设备应布置于靠近使用者的位置；
（3）同一办公室员工应朝同一方向办公，不宜面面相对，以免相互干扰和闲谈；
（4）各座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间；
（5）办公桌应按照直线对称的原则和工作线的顺序排列，气流应以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象；
（6）领导座位应安排于办公室后方，既便于监督，又不因领导接洽工作而分散员工的注意力；
（7）最好以每5m。设置一部电话机为宜，以避免接电话离座位太远，既容易错过重要电话，又容易分散精力。
三、办公室室内设备的配置
办公条件的好坏，环境的优劣，不仅会直接影响工作人员的身体健康，而且会影响员工的工作效率。一般而言，为满足行政活动的要求，提高工作效率，办公室内还应配置一些必要的设备：
（1）恰当的照明设备；
（2）舒适的座椅；
（3）良好的空气流通，要有窗户；
（4）适宜的室内温度；
（5）文件和各种参考资料伸手可及；
（6）周围有可供回旋的余地；
（7）有一个可以集中思考的地方；
（8）办公桌上有足够的空间；
（9）办公场所要安静；
（10）有一个必要时可以稍作休息的地方；
（11）具备随时可以移动室内办公用具的条件。
四、办公自动化设备的安装
安装办公自动化设备应讲求合理性，以免影响环境，进而影响员工的办公效率与身体健康。
（一）配线设置
（1）配线不可外露于脚下；
（2）配线应有足够的配电容量与通信容量；
（3）配线的更换、增设应简便易行。
（二）噪声防范
（1）不可让设备噪声外泄至工作空间；
（2）对工作空间的噪声进行适当阻隔，以免影响其他工作人员。
（三）防止电脑的眩光
（1）不可让天井照明光线在画面上闪烁；
（2）不可让透过窗户射入的外部光线映照在画面上；
（3）文件表面与键盘上应有必要的光照度。
（四）可达牲距离设置
（1）办公设备区应接近工作场所；
（2）其他工作人员和来访者的通行不会干扰正常工作；
（3）为方便归档等附带业务的操作，可达性距离设置必须合理。
（五）办公集
（1）电脑的高度与角度应按照工作人员的具体情况进行调整；
（2）放置文件、资料等的桌面空间应保证足够大；
（3）键盘的高度应按照工作人员的具体情况进行调整；
（4）桌上桌下都应保留一定的自由空间。
（六）办公椅
（1）办公椅不宜固定，而应能够自由移动；
（2）必须保持坐姿端正；
（3）不压迫腹部、大腿等部位；
（4）能够强有力地支承腰部与背部；
（5）座位前倾时，背斜度、面、椅高可作相应调整。
（七）保密措施
（1）不可让来访者轻易窥见阴极射线管画面；
（2）对软拷贝和硬拷贝都必须采取保密措施；
（3）磁盘及可移动存储媒体的保密措施应非常安全可靠。
（八）收放
（1）应预留磁盘及供给品的收放场所；
（2）应考虑印刷文件的收放；
（3）应考虑垃圾的区分放置。
五、办公室日常维护
在办公室管理中，应做好以下一些日常维护工作：
（1）定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒；
（2）装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘；
（3）办公室需要全面打扫的时候，应该通知管理部门负责人，告之办公室需要彻底打扫；
（4）办公桌和椅子特别是客人坐的椅子，不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光源；
（5）如果有权对办公室的布局进行安排，最好不要和别人面对面坐，更不要和上级在一个房间；
（6）房间里的办公桌等物件要合乎规律地放置，不要在通向上级办公室的路上设置障碍物；
（7）每天下班离开办公室之前，留一张便条给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角，如积满灰尘的照明灯罩；
（8）调整好百叶窗，使其保持一致的角度，还要根据百叶窗的调整情况，调节电灯光线；
（9）暖气、空调、通风或音响系统等设备一旦出现异常情况，应立即通知有关部门或管理人员。
六、改善办公室空气质量
办公室内空气质量的好坏对办公效率影响极大。为改善办公室空气环境质量，通常要抓好下列几项工作：
（一）湿度适宜
空气的湿度与人的精神状态密切相关。办公室内的空气湿度，以40％～60％的水蒸气式空气较为适宜，太潮湿或太干燥都会影响员工的工作效率。一般可通过洒水或增加室内空气流动来调节室内空气湿度。
（二）保持空气清新
清新、充足的空气能促使办公室工作人员精神振作，提高工作效率。
办公室内空气的流通，因人数的多少和温度的高低而有所不同。一般来说，每人每分钟需要45m。的新鲜空气。为保证空气清新，一般可采用以下几种改善措施：
（1）通过室内花草的光合作用调节空气的质量；
（2）通过空调、排风扇等良好的通风设备，使空气流通无碍，保证及时补充新鲜空气；
（3）经常打开门窗，利用室内外温差交换室内外空气，一般门窗面积不应小于房间地面面积的1／5。
（三）温度适宜
办公室内温度状况直接影响着工作人员的工作效率，温度过高或过低都会引起人们生理、心理的不良反应，从而降低工作效率。一般来说，办公室内的空气温度保持在20℃左右较为适宜，不过可视季节、工作性质和场所的不同而酌情调节。
