3.确定采购管理组织机构
采购管理组织机构，就是采购管理的幅度和管理层次的总体组织结构框架，也就是采购管理系统的职能部门构成。其设置情况及设置规模取决于采购管理组织任务量的大小，采购管理组织总的工作量越大，采购管理组织机构相应就要大一些；反之，应要小一些。
4.设计管理作业流程
设计采购管理作业流程，即根据所确定的管理职能，对每一个管理职能的每一项任务设计一个作业流程，这个作业流程还要进行充分论证，并且要进行流程化分析。流程越短，将来工作也就越有效率。
5.设定岗位
根据具体的管理职能、管理机制和管理任务的作业流程设定各个岗位。
设置岗位包括对每一个岗位责任和权力的设置，包括对每个岗位的人数、工作条件等的设置。这些一定要设计好，并且要形成文件，或者制定出管理规范，作为招聘条件予以公布。
6.为各个岗位配备合适的人
选择人是非常关键的一环，要非常慎重，特别是对各级的一把手要选择好。在人员配备完成以后，把所配备的人和所规定的岗位职责、规章制度、管理职能等结合起来进行实施，就可以构建成一个有效的采购管理组织系统。
采购管理手册
为了使内部各单位在执行采购作业时有章可循，企业、政府机构、学校、医院、社团等各种组织通常都会制定“采购管理手册”、“物料管理手册”、“采购作业规定”或“采购管理规则”等名称的文件（以下统称为“采购管理手册”），以促进采购活动的制度化与合理化，并能达到适质、适时、适量、适价等目标。
一、采购管理手册的目的
采购管理手册的基本目的是为了有效地将资讯传播给每一个相关的人员，因此不管公司大小，采购管理手册中都应该提供必要的指导原则，以方便有关人员对采购政策、程序和架构的了解与控制。
二、采购管理手册的内容
采购管理手册的内容包括：
总经理序言；
采购部门的目标；
采购部门的工作范围与任务；
组织系统图（在全组织中的位置、部门内组织）；
限制事项（购买许可的必要条件、品质的决定、购入免除项目）；
有关供应源选择的方针（仅与可信赖的供应商交易、竞标的条件、供应商的评价方法）；
有关发出订单或契约的方针（商谈一概由采购部门进行，禁止采购部门以外的人下订单）；
有关与供应商接触的方针（面谈方法、与其他部门的供应商面谈手续、估价的保密、抱怨的受理，以及禁止向其他部门的供应商直接要求目录或样本等）；
采购部门与其他部门的关系（信息的掌握与提供、对规范及数量的要求重新考虑的权限、购买记录的限阅等）；
有关集中采购与分散采购的判断基准；
为从业人员的采购方针（公司业务上使用的，但按照惯例由员工自付品，如计算器、圆珠笔等）。
采购管理手册里倘若对方针的基础、该方针的目标等予以了说明，则可作为教育培训用的教材或管理用的指南。必要时，采购管理手册的内容可概括为：与顾客的关系、部门间的关系、伦理上的考虑事项、团队力量与协调，适当的品质、数量、价格，以及有关价值的原则判断基准、规范的使用方法、与采购有关的法律基础、商业行文、报告的举例等。
三、采购管理手册制定的方式
1.采购管理手册的制定要求
采购管理手册可依公司的大小、业务范围以及不同的需求而有许多不同的形式，但是不管何种形式，采购管理手册的内容必须根据公司整体的政策而制定。一般的公司都把采购政策建构在总公司的制度中，而分布在各地区的采购部门则可依据当地的实际情况对总公司的政策作适当的调整与修正，而且这项修改要报总公司获得同意才可施行。
2.采购管理手册的架构
采购管理手册并没有一套标准的架构，不同的公司有不同的形式。完整的采购管理手册应该包括组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、指示、规范和有关公司特殊事项的指导原则。每一个企业或机构的采购管理手册，都是依据组织的特定需求来设计的。
3.采购管理手册的格式
采购管理手册的格式应该依据个别的需求而量身定做。一般而言，采购管理手册都会以活页的方式装订起来，方便人们翻阅。现在则因为电脑的使用普及，许多公司都把政策、制度在电脑中建档，这样更方便需求者能立即调用，也方便公司在修改制度时以更快的速度更新，而不必像印刷品花较多的时间去重新排版印刷。
四、采购管理手册制定的步骤
采购管理手册制定的步骤主要包括以下几点：
第一，获得采购和高层主管的支持与认同。包括对提供资源的承诺、跨部门之间沟通的协助。这一步骤对于政策和制度的制定、修正与执行有很大的帮助。
第二，收集并整理相关的资料，包括政策、制度程序的范本。典型的来源有：公司的同事、朋友、专业顾问以及图书馆。
提醒您
现在网上也有大量的管理制度、程序范本，有些须付费，有些可免费下载，其中不乏经典之作，因而网上搜索也是寻找范本的一个极好的途径。
第三，收集并整理公司内部相关的资料，包括备忘录、组织图、工作说明书以及现行的政策与程序。这些资料可帮助企业在采购政策、规章制度和公司整体政策与其他部门政策之间建立相互合作的关系。
第四，列出一份暂时性的政策、制度、程序内容大纲的清单，如果每一个部门都能把大纲先列出来，对于整体政策的设计将有很大的帮助。即使是一份粗糙的架构草案也有助于在一开始就有方向可以依循。
第五，考察目前的政策、程序和制度。这可以从个人的观察与经验得到，也可以向部门内的管理阶层与其他部门较有经验的人请教。收集的资料可使采购部门对公司政策的全貌有一个初步的了解。
第六，对现行的采购政策、程序、制度进行检视，判断目前的政策、制度是否达到专业化水平和与公司的政策是否相配合、是否符合其他部门的需求以及适用性如何。因为部门之间必须相互合作才可以使整个组织的动作顺畅，因此，若各部门的政策、制度彼此相抵触或无法配合，将会使组织花费许多的时间在部门之间的协调上。
第七，准备开始草拟采购政策与程序。由部门内的管理人员与其他部门的关键人员开始对草案进行审查，有时候也可以邀请重要的供应商一起参与草拟过程。对于政策、制度的基本架构必须反复地检视，直到各方面都获得共识，这样在推行上会比较顺利。
第八，对先前获得共识的草案作进一步整理，拟订正式的政策、制度。
第九，提出正式的采购政策、制度，并获得高层主管的认同与签字。
第十，经由高层主管的协助将采购政策、制度宣传给每一个有关的人员，让他们都能了解在新的制度之下各自的责任以及被期许的事情。
采购方式的选择
不同的采购项目、不同的采购金额、不同情形下采取的采购方式可能会不一样，比如金额在30万元以上的采购项目可采用招标采购方式，而且常用办公用品或紧急物料常采用现货采购方式。作为采购经理往往要对采购方式做出决定，所以对各种采购方式的特点、条件、适用范围及运作步骤都要熟练掌握。
一、招标采购
招标采购是一种特殊的交易方式，有广义、狭义之分。广义的招标采购是指招标人发出招标公告或通知，邀请潜在的投标商进行投标，最后让招标人通过对各投标人提出的规格、质量、交货期限及该投标企业的技术水平、财务状况等因素进行综合比较，确定其中最佳的投标人为中标人，并与之签订合同的过程。狭义的招标是指招标人根据自己的需要提出一定的标准或条件，向指定投标商发出投标邀请的行为。
1.招标采购的特点
（1）公开性
公开性是指整个采购程序都在公开情况下进行。公开发布投标邀请，公开开标，公开示招，投标商资格审查标准、最佳投标商评选标准事先公布。
（2）竞争性
招标的竞争性充分体现了现代竞争的平等、信誉、正当和合法等基本原则。采购单位通过招标程序，可以最大限度地吸引和扩大投标人的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需物料或服务，充分获得市场利益，有利于其经济效益目标的实现。
（3）公平性
所有感兴趣的供应商、承包商和服务提供者都可以进行投标，并且其地位一律平等，不允许对任何投标商进行歧视。评选中标商应按事先公布的标准进行。投标是一次性的，并且不准同投标商进行谈判。所有这些措施既保证了招标程序的完成，又可以吸引优秀的供应商竞标。
2.招标采购的条件
招标采购的条件包括：
有完善的招标法律保障及道德和信誉保证，并已形成有效的监督机制；
有良好的经济环境秩序及基础，有足够的供应渠道和能力；
有社会认同的技术规范和标准作为依据，并有检测度量方法；
有良好的专业技术及业务能力的招标投标、评标机构队伍以及评标专家库；
有足够的媒体传播。
3.招标采购对物料供应的影响
招标采购对物料供应的影响有：
周期较长，对于急需供应的物料不宜采用；
签约后对供应商产生约束力，能确保材料按时到位，确保配套供应；
出现品质问题易于解决；
因为供应数量已经确定，对于意外损失不易补充，易造成物料缺失。
4.招标采购的分类
招标采购又分公开招标采购和邀请招标采购。
（1）公开招标采购
公开招标采购是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商（统称投标人）投标的采购方式。
（2）邀请招标采购
邀请招标采购指经批准以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。
5.招标采购的程序
（1）招标的准备阶段
成立招标机构，编制招标文件，确定标底。
（2）发出采购招标公告
在报纸、电视等媒体上刊登招标公告，或电话邀请通知。
招标公告或招标邀请函的格式为：
招标邀请书格式
（招标机构）受委托，对项目所需的货物及服务进行国内竞争性招标。兹邀请合格投标人前来投标。
1.招标文件编号：
2.招标货物名称：
3.主要技术规格：
4.交货时间：（见标书要求）
5.交货地点：
6.招标文件从年月日起每天（公休日除外）工作时间在下属地址出售，招标文件每套人民币元（邮购另加元），售后不退。
7.投标书应附有元的投标保证金，可用现金或按下列开户行、账号办理支票、银行自带汇票。投标保证金请于年月日时（北京时间）前递交到。
开户名称：（招标机构）
账号：
开户银行：
8.投标截止时间：年月日时分（北京时间），逾期不予受理。
9.投递标书地点：
10.开标时间和地点：
11.通信地址：
邮政编码：
电报挂号：
电话：
传真：
联系人：
e-mail：
（招标机构）
年月日
实例1
招标邀请函
集团、公司：
AAA国际服务中心（中国）有限公司就《AAA商情通报》（以下简称通报）经贸资讯，广告信息代理项目进行公开招标和邀请招标，欢迎中国各省、市、自治区具有独立法人资格的广告、文化传媒机构前来参与投标。
1.购买标书时间：2006年11月10日至2006年11月19日。标书售价壹仟元人民币，售后不退。
2.购买标书地点：AAA国际服务中心（中国）深圳代表处。
地址：中国××市××区建设路东方广场18B09
3.投标文件递交截止时间与投递地点：2006年12月8日上午8：30前送（寄）至AAA国际服务中心（中国）深圳代表处。
4.计划开标时间：2006年12月20日（具体时间以本公司书面通知为准）。
5.开标地点：××××广场大会堂。
6.请欲参与投标的单位在收到“招标邀请函”后10日内向我社反馈回函。并将购买标书的壹仟元人民币汇入我公司指定账户，将汇款底单传真至我社，我们将在3日内寄送招标须知及投标书文件。
7.联系信息。
公司名称：AAA国际服务中心（中国）深圳代表处
地址：中国××市××区建设路东方广场18B09
联系人：×××、×××、×××、×××
电话：0755-×××××××××××××××
传真：0755-×××××××
邮编：××××××
电子邮件：[email protected]
AAA商情通报杂志社
地址：香港北角英皇道268号××大厦1005-1008
电话：00852-××××××××××××××××
传真：00852-××××××××
网址：www.AAALN.com
我社将在公司网站中的“公司俱乐部”提供在线咨询服务。
8.汇款银行。
户名：AAA INTERNATIONAL SERVICE CENTER（CHINA）CO.，LTD
开户行：中国银行（香港）上水分行
账号：××××××××××××××
户名：AAA世界贸易组织国际服务中心（中国）有限公司深圳代表处
开户行：深圳发展银行车公庙支行
账号：××××××××××××××
AAA商情通报杂志社
AAA国际服务中心（中国）有限公司
2006年10月
意向回执
愿意参与《AAA商情通报》的投标，并已向贵公司的指定账号汇去人民币壹仟元整，请查实，并寄送标书给我司。
投标单位名称：
投标单位地址：
法定代表人：（签字、盖章）
联系电话：
传真：
e-mail：
开户银行名称：
银行账号：
开户行地址：
汇款单号：
年月日
