小心偷走时间的“窃贼”
一位管理学家针对繁忙的经理人行为进行了超过十年的观察与研究，得到了这样一个令人惊讶的结论：90％的经理人都把时间浪费在了各种形式无效的行为上。为什么有的经理人能在极短的时间内处理好工作，有的却在面对相同工作量的情况下拼命争取时间而仍显得碌碌无为，他们的不同之处就在于对时间的管理。没有很好地管理时间的人，就像无头苍蝇一样没有方向地到处乱飞，自然谈不上什么工作成就。而那些懂得管理时间的人，则能够很好地掌控他们的工作和生活。
在工作中，不管是总经理还是普通员工，要想高效率地做好工作，要想使工作和生活达到平衡，保持和谐，就得在工作中提防八大时间“窃贼”。
1.时间“窃贼”之一：办公室杂乱不堪。
日本著名的时间管理专家保进在《别再说时间不够用》一书中指出：办公环境杂乱无章，办公桌面上的资料随意乱放，抽屉里塞满办公用品，会使人平均每年浪费掉六个星期的时间，这意味着，他们每年要损失10％的时间。办公环境杂乱无章主要表现在办公桌上，有的经理人没有随手整理文件、计划书的习惯，看完的文件随手丢在桌子上，时间一长，这些东西就会在办公桌上堆积成山，当需要某个文件时，只好到处翻找，而且越急越找不到，越出乱子，这样就更耽误时间了。所以，防止这一时间“窃贼”的最佳方法是：没有用的东西扔掉，有用的东西就分门别类地整理好。
2.时间“窃贼”之二：没有明确的工作目标。
在工作中，需要经理人亲自决策、管理、调查的事情很多，而且有的事情比较急。面对这些状况，部分经理人心浮气躁，失去目标。比如想到车间去检查工作，走到半路上又决定回去写一份计划书，计划书写了一半，又放下准备召开一个会议……结果一天内做了很多事情，可一件事也没有做完，一件事也没有落到实处。防止这一时间“窃贼”的最佳方法是：集中精力，专注地把一件事情做好后，再着手处理下一件事情。
3.时间“窃贼”之三：不做任何准备。
准备与否是影响工作品质的重要因素，没有准备就贸然行事，结果必然不佳。因此，经理人有必要力行“准备八分，当日二分”的工作方法，也就是说任何工作都先准备好八成，当日执行时只要做好剩下的两成就可以了。比如，一位经理想在周末会议上给员工讲讲公司产品和市场上同类产品的差异，可是，由于会议仓促，他没有整理出有关数据，结果他的讲话就没有说服力，这次会议就成了一次失败的会议。
4.时间“窃贼”之四：缺乏沟通。
事前不沟通，重大事件发生时，就难以让下属理解和接受。如某公司经理突然作出有关公司三名中层干部职务调整的决定，但他事前没有和这三名中层干部进行沟通，而是让人事经理直接公布了调整决定，结果这三名中层干部很难接受突然调动的决定，为此产生抵触情绪，致使工作一下子陷入僵局。工作中缺乏沟通最容易造成时间的无谓浪费，因为缺乏沟通，彼此无法配合而增加了等待时间；因为缺乏沟通，对下属的情况了解不够，前边已经做过的工作又要花时间修正；因为缺乏沟通，对公司已有的情报又需要重新收集……这些都是因为缺乏沟通而导致的时间浪费。
5.时间“窃贼”之五：成为电话的奴隶。
改变电话的使用方式。有一部分经理人成了电话的奴隶，而不是把电话作为有效工具使用。要避免这种现象发生，就不要把电话直接接入办公室，可以事先告诉秘书，哪些电话秘书可以直接接，哪些电话由秘书问明事情的重要程度后，根据重要程度，再转告经理本人。另外，一天当中划出一段时间专门用于接打电话。记住：电话是为了方便自己的工作设置的，而不应该本末倒置。
6.时间“窃贼”之六：消极情绪。
情绪波动能使人失去干劲，工作效率下降。如果一个人怀有戒心、妒忌、愤怒及其他消极情绪，就难以把精力都用在工作上，这样就把本来有所作为的时间浪费掉了。因此，要学会管理自己的情绪，不要随便发脾气，不要随便动怒，不要没有限度地批评下属等等。当一个人心情愉快时，他的工作效率也会随之提高。
7.时间“窃贼”之七：拖沓的习惯。
许多经理人在工作中拖沓成了习惯，本来一个小时可以处理完的事情，他可能会拖一天，甚至下属送来的销售报告等着签字，他也可能一放就是一个星期。当经理人发现自己有拖沓的毛病时，就要静下心来想一想，确定自己的改进方向，定出一个最后期限，然后努力遵守。渐渐地，经理人的工作效率就会大大提高。
8.时间“窃贼”之八：对问题缺乏正确的认识。
有的经理人在获得解决某个问题所需要的足够资料之前，就试图着手解决这个问题，他们的工作作风与拖沓者正好相反。想迅速解决问题的愿望是好的，但行动显得太匆忙。这样匆忙作出的决定在执行过程中很难保证不出偏差，一旦出了偏差，只好推倒重来，这就容易给工作带来麻烦。防止时机未到之前就开始行动的最好方法是在得到足够资料之前耐心等待，积极思考，全面剖析问题的实质，当准备工作全部就绪，就一定能找出行之有效的应对方案。
树立现代管理的时间观念
时间是宝贵的，它转瞬即逝，永不返回。美国当代最著名的成功创业家及战略顾问安东尼·罗宾指出：“作为一个经理人，要管理好资金、设备和人，然而，最棘手的还是如何管理时间。”做好时间管理，对于经理人而言，不仅意味着丰厚的经济利益，更彰显了出色的经济意识。
1.时间管理法则一：认清工作的特性。
每件工作都有它时间上的特性。有些工作要花很长一段时间并持之以恒才会有结果，例如学习一门语言；有些工作则能在短时间内完成，例如学习某种机器操作。因此，必须认清这些工作的时间特性，如学习一门语言，想在短时间内获得成果，恐怕很难办到，其结果往往是会半途而废，结果浪费了原先投入的时间。最好是每天花一个半小时来学习，并持之以恒才能见到效果。
2.时间管理法则二：专注如一，远离琐碎。
很多经理人都习惯一边打电话一边翻看手中的文件，或是向进来汇报工作的秘书打着各种发号施令的手势……当然，一心多用是一种了不起的工作能力，但这往往会使经理人不知不觉地在琐碎小事上浪费了很多时间。有这样一句俗语：“该干什么的时候就干什么”，这句话非常有道理。所以，经理人在处理一件事情的时候要尽可能专注，一次只做一件事情，一个时期只有一个重点，切忌只顾追求表面上的高效率，不停地盲目加速，而忘记了自己的工作重心。如果学会了专注于做重要的事情，就能掌握主动权，提高工作效率，并最终为自己赢得时间。
3.时间管理法则三：创造有效的时间。
每人每天所能支配的时间是固定的，但可通过下列手段，创造出更多的有效工作时间。
（1）让工具为自己工作。在工作中，不只是下属能够分担工作任务，还有各种工具也能够承担并完成工作任务。如使用计算机、复印机、传真机等机器设备及自动化或半自动化测定仪器等，都能节省工作时间，获得更多的有效工作时间。
（2）采用格式化信函。许多商业信函和表格都可以借助计算机将其格式化，格式化的信函和表格只需几秒钟就可以输出。电子邮件的地址列表也有类似的功效。
（3）运用现有的经验、情报。同样的工作，如果运用已有的工作方法或标准，能节省经理人重新思考该工作的时间，运用公司已有的情报也能省下自行收集的时间。
4.时间管理法则四：善用“旅途”时间。
经理人几乎每年都有一段时间在飞机、火车、轮船、汽车等交通工具上度过，他们在旅途中度过的时间比普通人多，有些经理人非常善于利用这段时间。
艾米丽是一家咨询公司的总经理，她平均每年要负责处理20宗大案件，而且她的大部分时间都是在飞机上度过的。
艾米丽认为和客户保持良好的关系非常重要，所以，她经常在候机时给她的客户发电子邮件。她说：“我已经习惯这种工作方式，时间是宝贵的，我没有理由浪费时间。”
5.时间管理法则五：随时“盘点”时间。
为了使时间的使用更趋合理，使用时间也需定期“盘点”。盘点，始于计划。
管理大师奥格·曼狄诺指出：“制订计划有两种情况：一种是漫不经心的，好比业余摄影爱好者随便捕捉几个镜头就匆忙冲洗照片，结果往往令人沮丧；另一种是严肃认真的，如同专业摄影师不但事前认真选择镜头，而且冲洗照片后还要仔细研究，经过剪切、曝光等一系列程序，从中选出几张最好的照片予以再加工，终于成为获奖照片。”有了计划之后，就要“盘点”可以投入的时间，确定处理问题的先后次序，规定出完成的最后期限。每隔一段时间，就要主动对计划进行重新评价和对投入的时间进行“盘点”。时间是常数，只要运用得当，就能从时间中产生巨大的经济效益。
时间的价值与人生的发展和成功密切相关。一个人如果在时间面前是一个弱者，那他将永远是一个弱者，因为放弃时间的人，时间也放弃了他。一个人如果在时间面前是一个强者，那他将是一个真正的成功者。
6.时间管理法则六：根据工作的重要程度分配时间。
重大事情分配较多的时间，不特别重要的事情分配较少的时间，但在实际工作中不少人却做不到，往往花费较多的时间处理小事情或别人请求协助帮忙的事情，反而把重要的事情一拖再拖。
7.时间管理法则七：适时休息。
身体会疲劳，精神也会疲劳，盲目地死拼硬干并不能保证优异的工作质量。因此，当感到精神不佳或提不起劲儿时，最好先休息一会儿，然后再继续工作。适当休息有利于身心放松、陶冶精神和人际交流。在感到疲劳时休息片刻，既可以避免因疲劳过度而导致的各种疾病，又可使自己始终保持较好的“竞技状态”，进而大大提高工作效率。
