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第10章 基本行政公文(9)

(3)语气要谦和得体

函主要是不相隶属的平行机关之间使用的公文,因此,语气要谦和委婉、礼貌得体,忌用命令性的语气。

(二)填空式模板

1、商洽函

(发文机关)关于_____________(事由)函(此为函的标题,一般由发文机关、事由和文种组成)__________(主送单位):

按照_____________________________________________________________________________________________________________________(发函缘由)

_____________________________________________________________________________________________________________________(函的具体内容)

妥否,请函复。

(以上为商洽函的正文,一般应说明函的缘由,写明要商洽的事项,使用习惯用语结尾)

____________(发函单位)

____________(发函日期)

2、询答函

(发文机关)关于_____________(事由)函(此为函的标题,一般由发文机关、事由和文种组成)__________(主送单位):

_____________________________________________________________________________________________________________________(发函缘由)

关于_____________________________________________________________________________________________________________________(函的具体内容)

请予答复。

(以上为询答函的正文,一般应说明函的缘由,写明要询问的事项,使用习惯用语结尾)

____________(发函单位)

____________(发函日期)

3、请批函

(发文机关)关于_____________(事由)函(此为函的标题,一般由发文机关、事由和文种组成)__________(主送单位):

为了_____________________________________________________________________________________________________________________(发函缘由)

请求_____________________________________________________________________________________________________________________(函的具体内容)

请批准为盼。

(以上为请批函的正文,一般应说明函的缘由,写明要请批的事项,使用习惯用语结尾)

____________(发函单位)

____________(发函日期)

4、答批函

(发文机关)关于_____________(事由)函(此为函的标题,一般由发文机关、事由和文种组成)__________(主送单位):

你《关于的函》收悉。现对问题_____________________________答复如下:(发函缘由)

一、_____________________________________________________________________________________________________________________(函的具体内容)

二、_____________________________________________________________________________________________________________________(函的具体内容)

三、_____________________________________________________________________________________________________________________(函的具体内容)

特此函告。

(以上为询答函的正文,一般应说明函的缘由,写明要询问的事项,使用习惯用语结尾)

____________(发函单位)

____________(发函日期)

三、常用语汇

1、商洽函正文常用语汇

为做好××××工作,及时××××,我们组织了××××,但由于××××不足,不能满足××××的要求,特请贵×派出××××支援我××××工作。请复函,以便办理有关手续。

我××为了进一步提高××人员××能力,推进××××的发展,特请贵×办理×××事宜。不知贵×意见如何,请函告。

近年来,我们××与贵××在一些××上互相支持,取得了令人满意的成绩,建立了良好的写作基础。为了巩固已取得的成果,取得更大的成就,建议我们双方今后能进一步在××××、××××等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:××××××××。以上各项,如蒙同意,建议互派××人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。特此函达,请即研究函复。

2、询答函正文常用语汇

×××××的比赛,分散在各地举行,拟让你×承办×××、×××项目的比赛,能否承办,希于×月×日前答复。

你×《关于×××××的函》收悉。经××××慎重研究,判断意见如下:×××××××。特此函复。

3、请批函正文常用语汇

根据×××、×××《关于××××××××》规定,我们对拟录用到我×工作的××××按规定程序进行了××××××。经××××研究,拟录用××××××人员×名。现将有关××××材料报上,请审批。

4、答批函正文常用语汇

你×《关于×××××的函》收悉。根据×××、×××《关于×××××》的规定,经考核合格,批准录用×××等×名同志为××××。特此函复。

你们关于××××××的请示收悉。经×××批准,现函复如下:×××××××。

第十五节 会议纪要:记录会议精髓,传达会议宗旨

一、概述

(一)会议纪要的概念

会议纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。既可以反映有关情况和问题,又可用以指导工作和统一协调各方面的步调。

(二)会议纪要与会议记录的区别

二者的主要区别是:第一,性质不同。会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档。会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

(三)会议纪要的种类

根据具体用途的差别,会议纪要可分为以下两大类:

1、决定性会议纪要。主要用来传达议定事项,供有关单位共同遵守执行。

2、消息性会议纪要。主要用来传达会议精神,供有关方面了解情况。

(四)会议纪要的特点

1、内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。

2、表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水账。

3、称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

二、写作模板

(一)写作格式

1、会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

(1)标题

由会议名称和文种组成。如《国务院第三次协调领导小组全体会议纪要》。

(2)文件日期

成文日期通常写在标题之下,位置居中,并用括号括起,也可在文末右下角标明日期。

(3)正文

正文可写三部分,也可只写前两部分。

①在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

②主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

主体部分一般有三种写法:

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起,概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序,摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时,可根据表达内容的需要,分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之,无论是哪种写法,都要围绕会议中心和目的选材、剪裁,突出重点。

③结尾的内容通常是提出希望、号召,要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

(二)填空式模板

_____________(会议名称)会议纪要(此为会议纪要的标题,一般由会议名称和文种组成)

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