一、性质和类型
函，俗称信件。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。
（一）函的性质
就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。
（二）函的种类
依据行文内容，函可分为三种：
1.便函
便函，一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。
2.商洽函
主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。
3.问答函
主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文，但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。
4.请批函
用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。
二、写作格式
函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
（一）标题
函的标题通常有两种结构形式：
1.由“事由 文种”构成。
2.由“发文机关 事由 文种”构成。
（二）正文
函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。
1.原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“关于……的函收悉”。商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。
2.事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。
结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。
（三）发函单位。加盖单位公章。
（四）发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。
三、范文
例一：
请求函
敬启者：
谢谢贵方索取本铬镍钢公司新型手袋目录一函。贵方所需目录分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。
订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单使用。在通常情况下88页～98页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时兴，敬请贵方注意。
因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。
发函者
例二：
商洽函
敬启者：
我方在《化学杂志》，得到贵公司名称和地址，盼与贵公司建立商务关系，特函奉告。
本公司系中国化学产品最大的出品商之一，具有五十年的商务经验，商誉驰名。我方的服务和产品品质保证会使贵方满意。
对我方的信用，如需作进一步的了解，请向中国银行深圳分行直接查询。
盼尽速回音。
敬上
发函者
例三：
××县第四中学关于请求在师资方面给予协助的函
××中学：
我校根据县教委要求，在各班级开设了计算机课程，然而师资力量严重不足。欣闻贵校计算机师资力量雄厚，因此，特提出请求，希望贵校能够给予大力协助，选派二名计算机教师，来帮助我们搞好计算机课程的教学。
如贵校同意，即请函复，我们当派专人前去洽谈有关事宜。
××县第四中学
二〇〇×年×月×日
例四：
询问函
敬启者：
我方在凤凰卫视上看到贵公司的广告，对贵公司的金属箱及各类刀具，甚感兴趣。
请贵方附表内之项目，以CIF新加坡报价函告，并将最早交货日期、付款条件及经营订购的折扣，亦一并予以说明。
本公司对各类金属日用杂货每年需求量甚大，请贵方惠赠一份目录及详细说明。
敬上
发函者
例五：
联系函
敬启者：
贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢。
此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天通过中国银行，本公司将函以电报发出，贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。
敬上
发函者
例六：
告知函
敬启者：
贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物将于八至十天内制造完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撤消信用证时付款。
我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结账凭据。
敬上
发函者
例七：
答复函
敬启者：
××先生对因时间原因无法接受贵公司邀请参加8月8日星期二举办的上市路演冷餐会，表示遗憾并致歉意。
诚挚地祝贺贵公司上市成功。
××先生的秘书（签名）
二〇〇×年八月二日
§§第二章 事务类文书写作
