第6章 办公室日常行政事务管理规章制度 (5)

第十七条 本规定从发布之日起实行。

◎ 印章使用规定

第一条 印章的种类

1通用印章

通用印章也称正式印章或公章，它是公司最重要的印章，代表公司的权力、凭信和职责，由上级机关颁发，或者由上级机关正式批准后，公司才能刻制的。它所刻的内容即是它所代表的机构和单位。通用印章又可分为企业印章、部门印章。企业印章代表企业和整体，是企业法人的象征。部门印章，企业下属的各部门也需要用章，以代表本部门的权力。部门印章由企业颁发，主要在企业内部使用，对外没有法律效力。

2专用印章

专用印章是企业的领导机构为了使下属机构或部门能履行自己的某些专门性的业务，而颁发给所属机构或部门使用的印章。这种印章一般刊有企业名称及印章的专门用途。专用印章只能在其规定的使用范围内使用，它不代表企业法人，在其他范围之外就没有法律效力。但专用印章在专门性业务中，则具有企业授之的权力，经其盖章后的各种证件、票据就得到了承认，其有效性也是由企业的权威性及合法性来保证的。

3领导人名章

领导人名章可分为两种，一是领导人的签名章，它是以领导人手写体刻制的个人印章。领导人的名章和企业印章一样具有权威性，企业法人代表能代表企业，因此其名章也具有法人的合法地位。企业领导人名章盖后的文件、合同就表明它代表了领导机构的意见和态度。

4其他印章

其他印章指的是钢印、缩印、个人名章、戳证等。钢印是专门用来加盖各种证件的模印，它用钢质材料制成，如盖证件时都盖在相片与证件的骑缝上，以表明证件确能代表照片上之人身份。钢印不得用于文件、介绍信及其他票据凭证。缩印就是按比例缩小的正式印章和专用印章，主要用于各类票券上作凭证，不能作为正式印章使用，现在企业中也很少使用。个人印章指企业一般干部的印章，如文秘人员、出纳员、会计，他们在工作中也需要对自己负责的事加盖个人印章，以表示对自己经手的文件、票据、报表等负责。戳证是指为了指示名称、性质、作用、注意事项和其他内容的印章，其包括的内容很多，所用的范围也很大，如校对章、密级章都属于此类。

第二条 印章的使用

1对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题，或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司章。

2以公司名义对国家机关团体、公司核发的证明文件及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。

3以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名，盖经理职衔签字章。

4各部门于经办业务的权责范围内及对于民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

第三条 印章的监印

1总经理印章及特定业务专用章由总经理指定本公司的监印人员。

2总经理职衔签字章的监印人员为管理部主管。

3经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。

第四条 印章盖用

1用印前，先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

2监印人除在文件、文稿上用印外，并应在“用印申请单”上加盖使用的印章存档。

第五条 各种印章由监印人负责保管，如有遗失，由监印人负全责。

第六条 监印人对未经刊行文件，不得擅自用印，违者予以处罚。

第七条 印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。

第八条 本办法经总经理核准后施行，修改时亦同。

◎ 介绍信管理制度

第一条 介绍信的种类

1行政介绍信

行政介绍信主要出于企业工作人员的调动需要而开的，证明被介绍人的姓名、职务、行政级别、调往何单位任何职务等。

2业务介绍信

企业对外进行业务联系，需要用到业务介绍信。业务介绍信通常是为某件需要进行业务联系的事而开的，它通常所需的文字较多，因此通常不采用印制的介绍信，而是用信笺抄写或打印，并装入信封。

3专用介绍信

专用介绍信用于某种特定事务办理，如购买飞机票介绍信、办理出国手续介绍信等。企业的各业务部门也常有自己的专用业务介绍信，用于本部门经常需要办理的业务的介绍办理。专用介绍信有特定的内容和式样，可一次印制多张，使用时填号、盖章后即有效。

4存根介绍信

带存根的介绍信一般是铅印的，它有两联，一联是存根，另一联是外出时使用的介绍信。存根介绍信的两联都有号码，可用以查对。两联之间有一条缝，开出介绍信时，应在缝上盖章(骑缝章)，从而便于核对。

5证明信

证明信可以企业、机关、团体、个人的名义开出，以确凿的证据来证明某个组织、团体个人或有关来件的真实情况。如果证明信是以个人名义发的，信上除了应有个人的签字或盖章以外，还得由其所在的组织盖章以证明该人的身份。

第二条 印制的介绍信应由专人负责保管。以企业名义开的介绍信由企业办公室的文秘人员保管；以部门名义开的介绍信由部门内指定的人保管，企业和部门不得分发空白介绍信，也不得私拿空白介绍信。

第三条 开介绍信应注意介绍信的格式。介绍信一般应有标题、称呼、正文、礼仪性用语及出具介绍信单位的落款、出具时间和生效期限。存根介绍信还应有骑缝章，存根部分除同持出部分有相同内容外，还应有批准领导签字和经办人两项。介绍信在内容上应写明具体用途，不得用“联系业务”等模糊字眼代替。

第四条 严格开具介绍信的手续。需要开具单位介绍信者，应在单位介绍信签批单上填好各项内容，再上报主管领导批准。秘书再根据此单填写介绍信，并盖章，然后发给需用人。开具介绍信必须履行签批手续，从而使单位领导掌握介绍信的使用情况，并可防止乱用介绍信。一般是哪一级的介绍信，就由哪一级的领导人签批。

第五条 填写介绍信应按规定的内容填写，持出部分和存根部分内容要一致。

第六条 介绍信应用毛笔和钢笔书写，字迹要工整、准确，不得涂改。如有涂改应加印公章，以示非私自改动。

第七条 先开介绍信后用印，不得在空白介绍信上预先盖印，更不得把空白介绍信发给外出人员自行填写。对非开空白介绍信不可的，应控制空白介绍信张数，并将期限填上，出差人员返回后应及时收回未用完的空白介绍信。

第八条 秘书人员不得私自为他人开具介绍信。

第九条 接待外单位人员，应认真核查来人的介绍信。事情办理完毕后，应留下来人的介绍信，并请其在介绍信反面签注办理情况，以便日后查对。如发现介绍信有问题，应与来人单位取得联系，核查介绍信和来人的真伪。

第十条 企业不得将介绍信开往外国驻华机构商谈业务，而应通过外贸部门办理。

第十一条 开出但因情况变化未能使用的介绍信，应及时收回，并注明未使用的原因。

第十二条 妥善保管介绍信存根，及时归档。

第十三条 填错的介绍信，应标出作废符号。

第十四条 介绍信丢失应及时上报。

◎ 凭证管理规定

第一条 凭证包括介绍信、工作证、发票等票证。

第二条 未盖公章或专用章的空白凭证，虽然还不具备生效的条件，但仍应严格保管好，不得丢失外流。

第三条 加盖公章并已具有效力的凭证，应严格保管和使用。

第四条 凭证管理要做到：

1严格履行验收手续；

2建立凭证文书登记；

3选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存；

4定期进行检查，若发现异常情况，要随时提出处理意见；

5严格出库登记。对于有价证券和其他主要凭证，应参照国家规定的金库管理办法进行管理。

第五条 一切有关凭证的正件、抄件、存根、复写件，以及文稿、草图、签发、资料都应该及时整理，妥善保存，并按立卷归档的规定，随时分类入卷，定期整理归档，不得随意丢失，更不准自行销毁。

◎ 公章管理办法

第一条 公印的种类

1公司印、会长印、经理印、副经理印、董事印、监察印。

2存款等票据上使用的可行使股东权利的专用公司印章及经理名章。

3表现公司所有的股东权利的专用经理章。

4股票、债券专用章。

5现金收据专用章(总店、分店、分公司、营业所)。

6经理室印、秘书岗位印、计划岗位印、考核岗位印、部门印、部长印、技术研究所印、技术研究所长印、分公司的部门印、分公司的部长印、处室印(限于有必要强调的总店、分公司、分店的某些处室)、处长印(参照前项)。

7分店印、分店经理印。

8存款专用分店印、分店长印。

9分公司及分公司领导印。

10存款专用分公司及公司经理印。

11职工培训处、营业所、经营部(需特别认定的)印及各领导印。

12存款专用职工培训处、营业所、经营部印及各领导印。

所列之第2、第8、第10及第12项中各印统称为存款专用公章。

第二条 前项所列第2类印章用于支票的背书、存款的支取、票据的发行、背书的认可等一切以经理名义行使本公司股东权限之行为时。

股票及公司债券专用会长印章，用于股票发行、抵押权登记(取消)、财产信托(取消)及发行公司债券时使用。

现金收据专用印章在收取现金(支票及票据等)，发放收据时使用。

存款专用分店印及该分店主管印在分店支票运转、支票背书以及存款支出时使用。

第一条所列第10及第12项印章的用途参照前项。

第三条 前条各项所列公章不得在前条各项所定用途之外使用。

第四条 本规定所称“公章管理人”指每一种公章的直接管理者。

“管理代行者”代行公章管理职责。

“施印责任者”负责公章的施印。

“施印代行者”代行盖印业务。

第五条 第一条第1项所列各种公章的管理人、代行管理人、施印人和代行施印人另表规定。

除存款专用公章外，表上没有规定的公章代行管理人、施印管理人、代行施印人，应由公章管理者事先指定。

第六条 公章管理者依照前项指定的代理人有变更时，应向分管公章管理的总店部长(以下称主管部长)报告变更情况。

总店的部、分店、分公司及其直属的业务机构和业务所的公章管理人，在处理上述第五条、第六条所列情况时，应各自向总店部长、分店经理、分公司经理或业务所负责人汇报执行经过。

第七条 公章施印注意事项

1公章施印时，由施印人办理。施印人不在时，由代行施印人办理。公章管理者任何时候都可施印。

2各级公章代理人在经总店、分店、分公司及直属机构各级主管领导批准后可以施印。当公章管理人、施印人和施印代行者不在时，为使业务正常进行，公章代理人也可以使用存款专用公章。

3在专决权和特定管理权限中有关代理的规定，不适用于公章代理。

第八条 在文件上盖印时，要注意以下各方面：

1以何种名义行的文盖何种公章。

2董事或监察发的文件应分别盖董事或监察印。

3除以上两条外，其他文件的公章参照第一条，股票、股权名义文件、抵押权的登记(注销)及财产信托的表示(注销)等文件应盖股票、债券专用公司经理章。公司内部使用的文件，除特殊要求外，一般可省去公章。

第九条 向公司外部发制的文件需盖公章时，应有对盖章文件的决议，并参照第七条第2项的规定向施印人出示有关证明。

公司内部文件特别需加盖公章的也照此办理。

施印人在给前述发往公司内外的文件盖章时，要在盖章决议上签注，并在公章使用登记簿上记录必要事项。特殊文件除外。

第十条 支票发行、背书、存款的支出及票据的发行时，须加盖能反映公司股东权利的专用章及经理名章，此时须在支票账、存款提取单及票据账中记入必要事项，同时附加会计传票向施印者出示。

票据担保须盖经理名章以行使股东权利时，须向施印人出示盖有公章的有关决定、委托状。

使用标志行使股东权利的专用会长章时依照上述原则办理。