安排工作的能力对管理者而言是至关重要的，如果管理者对工作安排得合理得当，那么执行者就能顺利地执行，也能有效率地完成各种指示，在这种情形下，管理者就会有更充裕的时间去安排下一项工作，形成一个良性循环，使企业更有效率地运转。否则，一旦管理者安排欠妥，就会影响执行，导致错误频频发生，良性循环也会转变成一个恶性循环。
决策者是企业的引领者，但同时也是企业的筹划者，应该注重整体考虑。如果管理者也和执行者一样，经常为具体工作疲于奔命的话，那么就会忽略从整体上去安排工作，导致企业的效率低下，竞争力低下。
很多时候，决策者的忙碌正是因为不能良好安排工作的缘故，是一种无事忙。这种忙碌是因为管理者不能辨明工作的轻重，而将时间浪费在一些琐事上，因此使得自己很忙碌，工作也因此效率低下。对于这些领导，他们所缺乏的正是合理安排并处理工作的能力。而善于安排工作的管理者，他们首先会拟订一个工作表，然后按照工作表上的安排按部就班地处理工作。
一家公司的广告部有两位科长，他们每天都有许多工作，经常要参加许多会议或是出差，他们的日程表总是排得满满的。但是不同的是，如果有员工要和A科长谈谈，A科长马上就能抽出时间和他面谈，而B科长却做不到这点，顶多他能让你站着和他说上两三分钟。
产生这种情况的原因很简单，就是因为A科长善于合理安排工作，并把能下放的工作全部交给员工去做。而B科长则恰恰相反，他对员工的工作没有什么安排，总是把所有工作由自己全权掌控，这样一来，他的下属就会变得愈发无能。
一个真正善于安排工作的决策者，什么时候看到他都是轻松自在的，因为他的时间经过合理的分配得到了很好的利用；而愚拙的决策者，由于不擅长安排工作，总是让自己处在一种忙碌且混乱的状态之中。这样的决策者是一个不称职的领导者，更不能带领企业在竞争中立足。
卓有成效管理者不能做“无头苍蝇”
有这样一个总经理，他真似一只“没头的苍蝇”，不管你在什么时候去，总能看到他忙得喘不过气来。他只能抽出几分钟的时间来同你谈话，假使你显出要同他长谈的姿势，他会用他的手表来提醒你，他的时间是宝贵的。他公司的业务做得很大，但开支更大。他不懂得人工成本的原理，只想雇佣更多的人以补救他的凌乱，补救他系统的缺乏。
结果，他的事务一团糟，他的办公室如一间杂货铺。他老是忙碌，甚至没有时间把手头的事情处理好。
这位总经理自己的工作毫无计划和安排，却只知道催促他的下属，督促他们更加努力地工作。于是，一切尽在混乱中：做完一件事后都不知道应该再做些什么，假如去向总经理请示，总经理只会催他们尽力去干；他不能发出固定、具体的命令，没有工作计划，没有工作纲领；下属们各做各的事，各不相干，除了他常要去催促他们以外。
还有一个与他同行业的竞争者，这位总经理却从来不表现出很忙碌、紧张的样子。他总是平静安详，永远不会慌张。不管业务怎样繁忙，他总有时间可以从容地招待你。在他的公司办公室中，一切都有条不紊。大家似乎个个不忙碌，然而事务却进行得很顺利，没有混乱，没有矛盾，也没有不必要的重复工作。
他每晚清理他的写字桌，重要的信立刻答复，定货单赶快填发，所以他的业务情况非常好，然而别人从外表看来，总是意想不到的。一切事务的进行，整齐得像钟表的转动一样，因为他能用他的头脑；他能指挥他的职员，能系统化地安排公司中的工作；下属们都照着一定的程序工作，因此一切都井井有条。
时间没有浪费，人工没有浪费，办公室中不慌张、不凌乱，这位条理井然的总经理，给人以一种力量、平衡、安详的印象。他不是常常埋头劳累不堪地傻干，一切琐事也不是事事亲为。
工作愈有系统，则愈能有效利用时间。他的事务按照程序进行。他的业务成功，不在于他每时每刻都去监察、督促他人，而在于他能支配指挥他人，在于他能订下工作计划，然后由别人来执行。
有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行，他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划性的人，其生活只有“混乱”二字。
工作有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多成功人士指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，也会使个人的能力得到大幅的提高。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。
只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打仗现象。
填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按照工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己：“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后。这样，自然就按照重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种高效的时间管理措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同之处在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是因为他们不善于制订日程表。他们安排不好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。
工作没有系统程序的总经理，常因办事方法的不妥当而蒙受损失。他们不懂怎样去处理和安排事务，他们往往作出重复矛盾的事、不切合实际的事。他们不能改进这种糟糕的状况，使一切都处在混乱中。
有一位著名管理专家，曾将“缺乏系统性”列为许多公司失败的重要原因。
工作缺乏系统，而同时想要扩大经营规模的总经理，总是抱怨人手不够。他们以为只要人雇佣得多，事情就可以办好了。其实他们所缺少的不是更多的人，而是更有效的工作程序。他们办事不得当，工作没有计划，没有系统的程序，因此浪费了下属大量的精力与体力。
指挥失调、毫无步骤和计划的工作，决不能使任何机关、企业的业务有效率、有起色。而精细的计划、简单而有效的系统，却能使中等的人才成就巨大的事业。
在竞争日益激烈的今天，只有沉着稳健的思想家、能订立计划并有力执行的计划家、可以运筹帷幄的谋略家才能得到成功。头脑不清楚、办事无方法的人没有立足之地，决策者必须有系统计划。
