Google日历使用入门3堂课
谈到日程表的数字化，不管是国内还是国外，几乎所有的数字生活相关著作都一致推荐使用“Google日历”（Google Calendar）。
它和传统记事本日程表几乎大同小异的版面设计，让习惯使用纸质的人可以无缝接轨，但只要一按就能任意调整颜色、格式和内容，在使用自由度上更胜纸张；云端功能，让人不管走到哪里，资料都不会漏接，随时可以更新信息；浏览权限设定，不只可以在同一个页面上展示多个不同用途的日程表，还可将不同任务的阅览权限指定给不同人，做到信息共享，又能保有隐私；而可以整合各种在线文件与网页资料，更让所有任务相关信息一手抓，丝毫不占空间。
正如《云端工作术》中所说：“Google不会加快我们的工作速度，也不会让我们生活变美好。但Google却提供了让我们达成这些目标所需要的工具。”Google日历不会自动帮你排行程，但却能让你在整理、编辑与汇整各种日程表信息时，省去涂涂改改、文件附加的麻烦，变得轻松无比，这正是它大受欢迎的原因。
入门第一课：建立你的Google日历
《云端工作术》指出，Google日历最棒的一点，就是让用户能针对不同用途与需求增加许多日程表。但是这个特点要小心使用，不可滥用，毕竟日程表管理要有效率，就要“第一眼就能看到重要事项”。所以书中建议，最好以单纯化的原则分类，例如只区分为“工作”和“家庭”两类，就足够一般人使用所需。
Step1.建立新日程表
在左方“我的日历”的下拉菜单中，选择建立新日程表，并填写此一日程表的名称，再按“建立日历”就完成了；如要删除日程表，可到右上方齿轮图示中点选“设定”，到“日历”分页中选择删除特定日程表。
Step2.日程表的颜色管理
Google日历可以为每个日程表预设不同颜色，使用者也可以自行更换颜色，方便区别。此外，使用者也可以在左方“我的日历”清单中，选择取消显示某个日历，方便专注阅读某类别行程。
入门第二课：建立你的日程表活动
直接在Google日历每天的纵向时间轴页面上点击，就可轻松建立新活动。若想进一步整合多方信息，可进入“编辑活动”页面，除了最基本的名称、时间、颜色的修改外，还可善用“附件”功能，附加文件或上传档案，链接该活动相关的文件或照片，做好信息整合。
Step1.建立日程表活动
点选日程表上的时间轴，建立新活动，跳出选单后再点选“编辑活动”，可以编辑活动名称和时间，以及进一步的地点、分类、颜色、相关附件、提醒通知，还可邀请特定人士参与这项活动。
Step2.运用颜色标注活动重要性
若想让某个重要活动一眼就能在日程表中凸显，可善用Google日历中的“特别色”功能，在“编辑活动”页面中，通过“活动颜色”功能选择一个特别的颜色，如此在日程表中这个活动就变得特别鲜明了。
Step3.运用短信提醒活动
在Google日历右上方齿轮图示中点选“设定”，到“行动设定”分页，依指示先输入手机号码进行认证。认证后，回到Google日历，在“编辑活动”页面中的“提醒”选项，就可选择“SMS”，进行短信通知。
入门第三课：用Google工作表设定ToDoList
《云端工作术》强调，Google日历所附加的Google工作表（Google Tasks），具备了待办事项的核心3大要素：检核（Checkbox）、到期日和附注，即便界面相较其他专业云端ToDoList服务略显不足，但功能简单易用，还与Gmail整合，可说是Google日历使用者的最佳帮手。
Step1.在Google日历或Gmail点击打开Google工作表
在Google日历左方“我的日历”点击显示“工作表”，或在Gmail左上方“邮件”的下拉选单中点击“工作表”。工作表跳出后，点选其右下方的“切换清单”，可建立新的清单，方便工作归类。
Step2.设定工作名称、到期日与附注内容
直接在工作表中输入工作名称，并可点击左方“>”图示编辑详细资料，设定工作名称、到期日与附注。设定完成后，该待办事项会直接显示在Google日历上。
Step3.工作做完后打钩确认完成
工作完成后在该待办事项的“□”图示中打钩，Google工作表会自动划掉该项事务，以示完成。
善用软件整合，再多信息也能一把抓
黄钟毅
*PCuSER电脑人主编
*博客“计算机玩物”（http：//playpcesor.blogspot.com/）博主
PCuSER电脑人主编黄钟毅会选择使用数字日程表，看中的正是数字工具的强大整合力。
黄钟毅强调，日程表主要是协助当事人提高工作效率，必须要能让人一眼看清短、中、长期行程安排，提供清单，让人可以逐一完成后打钩，并方便链接各种相关文件信息。这也是他在多方了解后，决定选择以Google日历和工作表作为自己日程表管理工具的主因。这两者界面清爽，功能完备，还可搭配同为Google所提供的Gmail与云端硬盘，再加上在线笔记本工具Evernote，不只信息整合能力强大，云端特性更可以随时随地编辑与检视，在手机与平板电脑日渐普及的现在，正适合忙碌且到处移动的现代工作者。
Google日历和工作表：
一次规划“双周间”的日程表
Google日历预设是以“一周”为检视单位，不过黄钟毅习惯把检视自订为“双周”。他表示，以月来安排行事规划，常会不容易准确估算月中、月底的工作进度；以周为单位，期间较短会比较不容易掌握具体成果。用“双周”来检视，才能够方便随时检视当周进度，然后调配下周行事安排；此外，工作若发生提前或延后，也都大约会是在两周内调度，是一个非常方便调度活动的检视区间。
不过黄钟毅也特别提醒，规划日程表时切记不必过于拘泥于细节，只要善用倒推法，从截止日期抓好进度即可，就不会变成忙于规划时间，而不是完成工作。
Step1.进入Google日历设定页面
从Google日历右上方齿轮图示点进“设定”中。
Step2.选择日程表的检视时间范围
找到“自订检视”选项，然后选择想要的时间范围，就能更改检视的时限。
Step3.选择“双周”检视
从表单中选择“2周”，改为双周检视模式。
Evernote：编写与整理工作内容和资料
Evernote是目前最流行的在线笔记本工具之一，可以随意剪贴各种网页、图片、文字、影音信息。黄钟毅在《Evernote超效率数字笔记术》中强调，只要通过有效分类与标签各种记事本，再搭配日程表记下各种活动所需资料与讯息，就可立即强化执行力。
他建议，分类时一定要掌握“确认这个分类一定用得到”以及“看到时马上知道怎么依据分类来行动”两大原则，例如利用现在与未来工作项目当作记事本分类的依据，就是一个好办法。接着，再利用“标签”功能标注不同笔记的执行时间，例如今天、明天等，便能将笔记与日程表有效结合运作。
Step1.在Evernote内建立不同分类的记事本
Evernote的“记事本”，就等于Windows中“文件夹”的概念，可针对不同需求，建立不同的记事本，然后放入各自相关的资料内容，就能方便在需要时直接储存或捞取所需资料。
Step2.建立时间概念的标签
利用Evernote的“标签”功能作为记事的时间管理系统，区别什么时候该执行哪些记事。例如“today”表示这两天需要完成、察看的记事；“tomorrow”表示过几天会用到的笔记；“review”表示完成后过几天要回顾检视一下；“plan”表示还在计划中等。
Step3.为常用工作建立流程或细节清单
由于很多项目工作流程具有重复性，建立好固定工作的流程与待办清单，就能有效减少重新编辑活动与工作表的时间。例如出书是一套每次流程都很类似的项目，只要建立好流程细节表单，日后规划日程表时，直接取用修改，就不必每出一本书就重建一次流程。
RescueTime：分析个人电脑使用时间效率
明明订好的计划，却往往时间透支，计划赶不上变化。黄钟毅强调，很多人常觉得自己在计算机前的时间与工作效果不成正比，那是因为在不知不觉间浪费太多时间在无谓的网站和软件上。要真正做好时间管理，必定得从“记录时间”开始，找出时间浪费的症结点，才能对症下药去“安排时间”。
对此，黄钟毅选择安装RescueTime时间记录软件，它除了会记录一个人所有使用软件、文件和浏览各种网页的时间，还可通过统计分析功能，协助检视时间运用情况。通过这个方法，黄钟毅大幅减少自己胡乱上网、收发邮件的时间与频率，让自己更专注于原有的工作安排上。
Step1.安装RescueTime开始记录时间
安装RescueTime时间记录软件（https：//www.rescuetime.com），完成后程序便会开始自动进行时间记录，将使用者在各种软件与网页的停留时间，上传到专属数据库。要产生足够有意义的资料，大约要累计1天至1周时间。
Step2.累积资料后进行分析
1天至1周后，点击RescueTime图示进入“Dashboard”察看数据库网页：“Efficiency Summary”了解“效率摘要”，看看自己在电脑前是否在做正事；“Catagories”检视各类型活动比例；“All Activities”分析在各别网页与程序的使用时间等等。然后针对自己的时间使用方式，进行自我提醒与修正。
实用技巧
1.以双周作为日程表检视单位，方便掌握与调动进度。
2.利用云端笔记整合日程表安排的各种相关资料。
3.分析自己的电脑使用习惯，抓出时间浪费症结点。
