纸质日程表进阶：多色笔、图形化、便利贴
《超完美工作规划术》作者神谷一博表示，一个有效的日程安排，一定是从工作的轻重缓急来思考，这也是为什么几乎所有的时间管理书籍，在建议工作排程时，都会推荐用“急迫/重要矩阵”作为思考的出发点，因为无法分辨事情的优先级，就不可能规划有执行可能的日程表。
厘清了工作的优先级后，接下来则可用时间单位由大到小来决定排法，照着“几月？”“哪一周？”“哪一天？”“午前/午后？”“几点几分？”的顺序思考，再依据工作内容属性，是需要花费时间做统整的工作？还是分开来做也没关系的工作？考虑两者之间的差异，便能安排出既实用又具有灵活的日程表。
知道了规划的原理和原则，但如何有效应用在实践上？除了选用一本适合自己工作习惯的记事本，其实运用多色笔、图形化和便利贴，就能提高自己安排工作时的优先级意识，让行程规划变得更具意义。
多色笔运用术：4色分类，一眼检视工作“急迫/重要”度
著有《画出答案来》的日本图解与时间管理专家池田千惠会在早上7点前完成当天行程规划，并运用不同颜色标示出事项的紧急与重要程度，等9点开始工作，便按先后顺序逐一执行，有效完成一天工作。工作完成后，池田则会学习日本和民集团创办人渡边美树的做法，用红笔把该事项划掉，这样只要看到还没有被划掉的项目，便会恨不得赶快将它们消灭掉，特别具有激励效果。
另外，有“关西文具王子”美称的日本文具达人高桥拓也，则以色笔框线法作为时段运用的提醒。例如已知但尚未确定细节的重要工作，或是无法挪作他用的会议时段，都会预先用红笔将该时段框线保留下来；而休息时段或休假日，则用绿色框线在日程表上框出，这是不能让工作侵占的领域。
图形管理法：工作安排视觉化，掌握时间意识
为了更有效管理行程与时间，著有《文具的风格》（暂译，原书名《文具の流仪》）的日本文具专家土桥正选择“让工作属性与分派视觉化”。首先，在填写月日程时，他会用4种不同形状的框线来区隔不同属性的工作，让自己一眼便知道自己每天要做的工作是什么，又该做哪些准备。
落实到每天的待办事项管理，土桥则特别设计了一款“时钟式ToDo管理便笺”。他在《THE21》中表示，传统待办事项清单，若能搭配时钟式管理便笺，便能一边对照清单，一边依照优先级排入时钟内，让日夜行程管理视觉化，彻底强化对工作时间与空余时间的掌握感。通过这两个方法，土桥每天6点就能准时下班。
便利贴提醒术：3重提醒，避免工作遗漏
便利贴具有轻松复制与移动的功能，只要书写→排列→撕下就能轻松活用，扩充原本有限的页面空间，可说是纸质记事本的最佳配件。
《不加班的便利贴工作术》作者岛裕之表示，使用时，一定要掌握“一张便利贴只写一件事”的原则，才能方便进行各式各样的移动与修改。写时可将信息分为“ToDo”（短期内该做的事）、“计划”（预计的活动）和“创意”（想到的点子）3种，搭配“急迫/重要矩阵”分类，便能快速确认工作排序方式。
使用时，暂订计划先用便利贴贴在记事本上，等确认后，再将便利贴内容用铅笔转填在日程表上，岛裕之建议，可累积多张便利贴后再一口气填写，以便集中行程，制造出空闲时段，避免一天时间被切割得过于零碎。
而有截止日期的工作，则可在截止日当天页面上贴上一个便利贴，然后在截止日前3天也贴上一个便利贴，并分解出该工作的待办事项，以倒推法在应该启动的日子也贴上便利贴，以3重提醒的方式避免遗忘。
十字象限区分一天工作时段，达成最佳工作配置
林珮玲（Ada）
*著有《笔记女王的记事本活用术》。
*博客“有容乃大”（tw.myblog.yahoo.com/adalin-70/）。
“要让记事本成为好帮手，最重要的，就是要了解自己要记些什么？要怎么记？”著有《笔记女王的记事本活用术》的笔记女王林珮玲（Ada）强调，日程表不只是用来记录要做的事、要开的会，更重要的，是通过“整体鸟瞰”的概念，掌握自己生活与工作的平衡。通过规划，让自己在工作休闲与社交间保持平衡；借由记录，检视感情与财务这两本存折，持续累积存款。
林珮玲强调，日程表记录不用太在乎美观与否，也不用怕反复修改，只要掌握“把想到的事写下来，把写下的事都做完”这个原则，日程表就会成为督促自己行动的助力，累积进展，持续提升人生。
年日程：6种颜色一眼掌握工作与生活的均衡度
年日程最主要的功能，是计划与记录这一年有哪些重要活动，通过分析自己不同活动发生的频率，可以对自己生活安排方式进行总体检。
林珮玲会在年日程表最上方的空白处，用6种不同颜色笔写下各种不同活动的代表色，例如学习是紫色、演讲是黑色、活动是绿色等等，记录时就以此为依归。
如此一来，年日程表只要一摊开，一眼就能看出自己每个月每种颜色的多少，例如要是一整个月橘色都没有出现，就是一个警讯，自己可能放太多时间在工作上，而忘了与朋友聚会相处，这样下个月就要提醒自己主动去关心朋友。
而选用6种颜色做区别，林珮玲解释，这是因为“6”是统计研究中一般人能有效分辨与记忆颜色的最高限制，若使用超过6种颜色，版面很容易变得过花，不只降低一眼辨识的能力，也会造成记录上的不便。
周日程：以“急迫/重要矩阵”十字切分一天工作时段
林珮玲所设计的周日程表上，最大的特点就是利用成功学大师史蒂芬·柯维（Stephen Covey）所提出的“急迫/重要矩阵”，搭配个人一天生理变化曲线，来切割一天上午8点～下午6点的工作时段。
早上8～10点的刚上班时段，精神最好，适合处理“急迫又重要”的工作，及早完成必须交办与联络的工作，以便下午还有时间进行后续追踪；10～12点时段，由于都是开会，或是处理外部电话，多是些“急迫但不重要”的工作；而吃完午餐睡过午觉后的14～16点，不仅精神重新充电完毕，多数庶务也已在早上处理完成，刚好用来处理“不急迫但重要”的思考工作；最后零碎的一些“不急迫也不重要”杂务，则留待下班前的16～18点处理。
身为秘书的林珮玲，采用蓝、黑双色填写内容，蓝色代表自身工作，黑色则是老板的行程，如此一眼便能区别哪些时段自己有事、哪些时段老板有活动，避免工作安排时发生冲突。
林珮玲填写各时段工作时，前方一定依“急迫/重要矩阵”画一个方格，以便完成后可以打钩，将日程表与检核表结合，确保工作完成不漏接。
用颜色标签一次完成同性质工作
林珮玲强调，只要赋予不同颜色标签不同意义，例如绿色代表“要出门”、红色代表“用电脑”，就能快速统整类似属性的工作，在一次行动中一口气做完。
用便利贴扩充写下详细工作内容
由于页面空间有限，林珮玲只会在日程表上写下例如“导读”一事，其下相关细节，则用便利贴列出，附加在该项工作旁，方便逐一检核。
月日程表：随手记账与生活记录的好用工具
以工作排程来说，多数需求只要运用“年日程表”和“周日程表”就能有效完成，因此对于记事本上的“月日程表”，林珮玲转而作为“记账”和“记录”之用。
林珮玲解释，记事本除了作为行动的预先规划，也是生活各种重要信息的良好记录平台。例如记账可以帮助一个人了解自己的开支模式，避免在不知不觉间花费过多，有助于个人理财，将记账整合进随身携带的记事本中，不只方便，也会避免遗忘的可能，页面格式也十分方便比较与检视资金运用情形。
另外，林珮玲还会利用月日程表的左侧空白栏，记录这个月自己读了哪些书、看了哪些电影，作为生活学习与休闲的记录。月底看着自己这个月读完了哪些书或看了哪些电影，感觉特别充实。
实用技巧
1.善用色彩进行视觉化整理，让不同的活动一目了然。
2.十字切割一天工作时段，做好“急迫/重要”行程管理。
3.利用记事本随身携带特性，协助记账与生活记录。
