虽然职场上流行这样一句话:领导靠嘴,下属靠腿。可是,现代企业对员工也有新的要求。如果你期望快速提升,你的沟通情商就要提高。
在领导和下属的互相配合中,领导不可能对下属都事事兼顾,下属也不可能对领导布置的任务都能理解到位,相互之间产生矛盾是不可避免的。那么,解决矛盾的途径,只有多沟通。如果不懂得怎样和领导沟通,就会相互之间产生隔阂,也不利于工作的执行和落实。
可是,领导有许多事务缠身,不会主动找下属沟通,因此,在沟通中,下属更应该主动一些。下属要主动寻找领导,尽量多掌握沟通的技巧,清除沟通障碍,用不同的棒槌去敲响不同的鼓。
1、有效沟通是职场利器
职场中,很多人都认为沟通是一件非常简单的事情,甚至没有人会承认自己不会沟通。在他们看来,沟通不就是说话吗?说话谁不会?也有些人认为,沟通就是发个邮件,打个电话,留个言或者发个短信。其实这些远远不是沟通的真正含义,在一个组织中,下属和领导之间要想沟通到位,并没有想象的那么简单,只是大多数人意识不到沟通的复杂性而已。
比如,很多公司都经常出现这样的问题:领导把任务交代给下属,下属说知道了,没问题,可是在执行环节出现了偏差,为什么?因为下属是按照自己的理解来进行的。这样既耽误工作效率,也会引起上下级之间的抱怨,进而产生隔阂和矛盾。因此,在和领导的工作配合中,正确理解沟通十分重要。
那么真正意义上的沟通意味着什么呢?
第一,下属要清楚领导告诉自己的是什么信息。
第二,如果下属理解并且清楚领导发布的信息后,要对领导做出一个回应或者给出一个明确的答复。比如:是否认同,是否接受这个信息。这样领导就可以及时知道下属的态度,便于下一步工作的安排。
第三,下属如果接受领导发布的信息,要给出一个承诺。比如对工作的安排要告知领导什么时间完成,让领导对这个工作有一个相对的可控性。如果下属只是接受了这个信息而没有告知领导何时能完成,领导就无法控制下属的工作进度,安排下一步的工作。
第四,如果在完成任务中,需要其他人员配合,需告知领导;如果不能按要求完成任务,也要告诉自己的上司。
第五,汇报总结。在工作完成后要向领导汇报总结。
由此可见,沟通涉及到很多步骤,特别是在规模较大的组织中,沟通不仅要面向领导,还需要和同级、其他部门的领导和同事进行沟通,必须有来有往,形成互动。如同握手关系一样,需要双方共同努力。如果你认识不到这一点,在这方面是职场菜鸟,那么,的确应该端正自己的认识,掌握一些有效沟通的技巧。
(1)约定沟通的具体时间
沟通时不要心血来潮,要径直走进领导的办公室,开始滔滔不绝地讲。最好提前与领导预约,以便确保他有正式的时间和你会谈,以便得到最佳的反馈。
(2)谈话前做好充分的准备
为了达到沟通的效果,你需要做好充分的准备,因为领导的时间都是宝贵的,你如果啰啰嗦嗦半天说不到正题,他们会厌烦。因此,要做好沟通的充分准备,必要时要有针对性地收集相关信息,对现有的材料进行取舍,以便找到具有说服力的论据来支持你的观点。
(3)有的放矢
有些人在与领导进行沟通时,常常会出现以下情况:领导一边干别的工作一边听你讲,表现得心不在焉或显得不耐烦或是以理由不充分拒绝接受建议。遇到以上情况,你不妨想一下:你所说的是否正是领导所想的?如果不是,要考虑一下领导最关注的是什么,他想从你这里了解些什么,甚至会提出哪些理由来反驳你。经过了全面的考虑之后,明白了领导最关注什么,你就说什么的话,沟通才会有的放矢。你沟通的内容都要领导关注的主题进行。
(4)用自己的语言把领导的话复述一遍
如果领导是发布指令、布置任务,那么,用自己的语言把领导的话复述一遍是必不可少的。
船员们都有这样的经验,在海上航行时,船长发指令说:左满舵,轮机手会回答:满舵左,后者并不是重复上司的指令,而是从另外一个角度去表达自己的理解。因此,当领导向你或者你的发布决策时,做下属的要用自己的语言和思维去把领导的话重复一遍。因为你所在的岗位不同,你身边的员工文化水平和理解能力有他们的标准,因此,领导的话需要你根据实际需要去翻译过来,就像中国的普通话在中国各地流行需要翻译成各地方言一。只有下属把理解的意思能用不同的方式反馈回来,这样领导才知道下属是否真正理解了自己的意思。
(5)克制情绪冲动
在和领导的沟通中,有些话可能会让你感觉无法忍受。此时,千万要克制自己冲动的情绪。如果一遇到事情就不假思索、脱口而出,在领导看来是很愚蠢的表现。对此,“两秒钟原则”是一个不错的办法。和领导谈话时,开口之前在心里默数到二。在表述完你的观点之后,停二秒钟再说话,以避免你会不自觉地说出一些不必要的或者离题的言语。
总之,沟通包括很多方面,也有许多技巧需要掌握。如果你在工作中想引起领导的重视,一展才能,就必须重视并且运用好这个职场利器。
2、掌握汇报的基本技巧
在和领导的工作配合中,作为下属,不论是向主管自己的上司还是与其他领导沟通,汇报都是比较重要的一种方式。汇报不仅显示出下属对领导的尊重,也是领导了解员工的工作进度、安排下一步工作的一种方式。对于员工来说,要和领导的思路保持一致,也要勤于汇报。如果不经常汇报工作,不仅会埋没你的成绩,而且还会让领导无法掌控工作进度。既然汇报如此重要,做下属的就要很好地运用这个武器。
有些人可能会认为,汇报有什么难?不就是工作完成后实话实话吗?非也!汇报也大有技巧。原则上说,只要是领导交办的工作,无论大事小事,无论工作的结果是否圆满,员工都应向上司如实汇报。可是,有些汇报既不能实话实话也不是都要等工作完成后才向领导汇报,需要掌握一定的技巧。具体来说,汇报的技巧包括以下几方面:
(1)端正汇报态度
汇报首先需要端正汇报态度,既然是下对上,要显示出对领导的尊重,既不能打断领导话,也不能自顾自一气说完了事,要注意配合领导思考问题的节奏。如果能把自己遇到的问题和不懂之处记在笔记本上,在汇报时借机请教领导,这一举动也会给领导留下了深刻的印象。
(2)掌握汇报时机
向领导汇报也要掌握一定的时机。如果能在他心情比较好的情况下去汇报,你的心情也会随之开朗起来。
(3)不能事无巨细
领导的时间都是有限的,员工汇报时不是像记流水账一样地汇报上来,要主次有序,重点突出、简明扼要。领导最注重结果,而不是过程。
(4)事中汇报
原则上说,员工要养成每完成一项工作之后向上司递交工作小结的习惯。可是,如果你接手的繁杂、耗时比较长的工作,哪怕你只是完成了整个工作的一小部分,也要及时汇报和沟通,以便于领导及时掌握工作进度及管理的运行状况。特别是当你的工作出现了差错,或因为其他的某些原因不能按时完成的时候,要及时向领导汇报,这时千万不能只想着靠自己的努力去解决问题。
如果遇到困难和麻烦,主管还可在人力、物力上支持你,比你闷着头自己干要强上千百倍。如果事后汇报,你完成了工作却有领导不满意的地方,那么你就更会受到质询。
(5)让领导有心理缓冲空间
当工作不顺利时,汇报起来更要讲究方法。当然,这不是让员工只报喜不报忧,但是也不能一开口就是惊人的坏消息,那样领导没有心理准备,说不定会被你一闷棍打晕。此时就需要讲究方式和技巧,不能实话实话。
比如,某化工厂的推销员推销洗涤灵时由于竞争对手太多,很不理想。回厂后的一天,他敲响了经理的门。
“情况怎样?”急性子的经理见到他劈头就问。
这种洗涤灵是工厂新上的产品,经理当然关心。可是,如果开口就直接将不利的情况汇报给经理,经理肯定会不高兴,搞不好还会认为推销员没尽力去办。此时,推销员没有急于回答经理的问话,而是显出一幅心事重重的样子。
经理见到推销员这幅模样,已经猜到了出师不利,于是改用关切的口气问道:“情况糟到什么程度,有没有挽救的可能?”
看到经理反而安慰自己,此时推销员自信地回答“有!”
“那谈谈你的看法吧!”经理求之不得。
这时,推销员开始把自己构思好的推销计划一步步汇报给经理,当然,其中夹杂着自己了解到的市场情况。
经理听后频频点头:“嗯,不错。你找到了问题的症结所在,还想出了解决的办法,这件事就交给你全权处理吧。”
这位推销员能够将不利的工作情况成功地汇报给经理并得到称赞,是因为他掌握了汇报的技巧,利用自己的肢体语言引起了经理的关注。这种先企业之忧而忧的神态比起自己先汇报不利情况更会得到经理的同情,占据主动。
就这样,通过巧妙的汇报,推销员受到重用,公司的洗涤灵销量也节节上升。
(6)拿出解决问题的办法
汇报并不是只上交困难,如果通过对问题进行较为深入地分析总结,还提出了解决问题的方法,就像上面那个推销员那样,这些当然令领导刮目相看。
(7)在汇报后总结
汇报需要和总结相配合。只有在总结中领导才能看出你有什么进步,有什么值得吸取的教训。因此,在工作结束之后,先不要沉浸在喜悦之中,要先给领导做一个总结汇报,内容可以包括取得的成果、目前还存在的问题、对这次任务的一些看法等。有时,还要叙述你的工作方案,看领导对你的方案有什么不同意的地方和补充的地方,让领导给提供一些解决的方法。
总之,在工作的进程中,汇报是你和领导沟通的桥梁。及时的汇报会让你给领导留下深刻的印象,也会让领导详细了解工作的完成情况,对工作做出一定的评价。因此,掌握一定的汇报技巧,相信在和领导沟通中就会心有灵犀一点通,让你受益匪浅。
3、请示要有备选方案
在下属和领导的沟通中,请示是必不可少的,特别是当下属需要上级支持时。那么,请示就是单纯地说明问题,伸手向上级要钱要物要一起可以得到的资源吗?不是,要充分发挥下属的聪明才智,把解决问题的方案一一列出,让领导考虑定夺。因为对于基层的情况,领导比不上员工熟悉。因此,如果员工能够从本部门的实际出发,提出几种方案,让领导比较筛选,领导感到有一种方案可行时,自然会调拨一切可以利用的资源。
在这方面,美国的国务卿基辛格是个很典型的例子。
基辛格曾经担任纳尔逊·洛克菲勒的外交政策顾问,尼克松上台后也曾担任总统国家安全事务助理,他对里根政府和布什政府的外交政策均发生过重要影响。基辛格的独特之处就是在说服每一位总统时,绝对禁止自己只推荐一个方案。他总是精心地列举各种方案,列出每个可行的方案并且认真地写下它们所有的优点和缺点及可能性,供领导们筛选参考斟酌。
从管理的角度来看,这种方法的优点是显而易见的,它综合反映了许多观点。尽管其中有些观点时他人以前曾经提出过的。但是,重要的是,对这些方案进行优劣对比和分析,这才是最难能可贵的。因此,在请示中提出多种方案可以有效地帮助领导决策。不仅是在处理宏观事务时,即便是在处理相当细微的琐事的时候,也可以有效地使用它。
比如,你是一家小公司的员工。这家公司接受了大量的订货任务。为了完成任务,曾一度宽绰的公司停车场现已变得拥挤不堪;而且,各部门为了争夺有限的停车场甚至动手打架。此时,你觉得这个问题应当引起上司的重视,怎么办呢?
那么,你可以列出一些可供选择的方案劝他采纳,而不是把这件事情往领导身上一推了事。
这种可供选择的方案或者是扩大停车场,或者是让安排仓管人员有重点有次序地管理货品,而不是各部门任意摆放;或者是租赁其他附件地段做停车场。所有这些方案各有利弊,拟定方案时,你要仔细但简要地说明这些利弊。比如,每项方案所需资金多少、人员多少、时间多长,哪些资源是本单位拥有的,哪些是需要外借的。这样,你提交的方案才能引起领导注意。
另外,请示中提交的方案并不只是为了引起领导的重视。如果因为自己工作失误为单位造成损失时,要在请示中先向领导做一个深刻的检讨说明一下自己的错误,然后,还要提出解决问题的方案,让领导对方案做一个评价。这样会让领导觉得你是勇于承担责任的,也只有这样领导才会放心地让你继续完成工作。
当然,请示中包括多种方案的确有它的局限性和不利因素。显而易见,这会花费领导一些时间和许多精力。因此,如果有些问题比较单一,不值得花费那么多的时间去解决,可以只提一个可行方案。
但是,当事情比较复杂,涉及面很广,涉及部门很多时,就需要在请示中列出多种方案。尽管这样有一些潜在的缺点,但是,这种方法可以让领导对问题作出最后的决策,从而使其发挥作为上司应起的作用。而且很清楚,这种方法能促使下属全面、深入地思考问题。这样的结果对上下级都是有利的。
当然,这种请示需要下属主动去做,特别是在重要问题上,要努力向他们提供许多可能性以便他们选择。因此,在组织需要的时候,不妨主动向领导毛遂自荐把你的才能完全展示给领导看,那么就不会坐等时机浪费你的才能了。
4、批评尽量用“糖衣”
在工作中,批评和被批评都是不能回避的,什么时候提出批评,如何在必要的时候提出批评,怎样让领导更容易接受你的批评,都有其一定的规律可循,需要讲究一定的技巧。虽然在行政部门,党内提倡批评和自我批评,领导要接受群众的监督。尽管领导有错误需要下属指出来,领导也希望下属能够及时纠正他们的某些错误,帮助他避免工作的失误。可是,批评领导就像是老虎头上挠痒痒。如果不分场合、方式,总是用激烈的方式表达不满,上来就是一顿狂轰滥炸或者针锋相对地顶撞,领导焉能接受?那样的话,一怒之下也许会让下属吃不了兜着走。
某公司的小王,曾经在国内一些著名的大公司任过职,能力众所周知,就是性格直率,即便是对上级,如果发现他们有失误之处也会丝毫不留情面地当面指出来。他认为这是对上级负责。
在一次营销方案分析会议上,经理公布完一份自己的营销计划后,请众人都发表一下意见。众人纷纷附和,只有小王看出这个方案没有很多针对性,于是,他第一个站出来直率地指出了这个方案的漏洞。尽管经理解释说:“这只是初步计划,有很多地方尚需修改。”但小王不知是听不出经理的弦外之音还是怎么回事,毫不顾忌,依旧大声地争辩。
最后,有些乖巧的员工便借机先溜走了。小王看到会场上剩下没几个员工了,一顿狂轰滥炸才罢休。可是,仅过了几个星期,领导就找理由把他调去了其他部门,薪水和福利都有所下降。可是,领导的理由很充分:“像你这样的优秀人才,应该到那里去大展身手啊!”
小王直接批评,不但没有效果,还会给自己埋下祸患!这就是在指出上司错误时不讲究策略的结果。由此可见,下属要批评上级领导时,要把提出批评和建议上升到聪明的程度,要巧妙地沟通。
其实,要让批评这个良药不再苦口,可以裹上糖衣。我们都知道黄连最苦,可是如果用胶囊和糖衣裹上之后,比捏着鼻子硬灌更容易为患者接受。同样的,对领导的建议和批评,如果能用糖衣包裹后再传递给他们,他们的感受与态度也会完全不一样。因此下属批评上级时不妨采取这种方式,根据领导的性格和当时场合、气氛的不同,采取最合理的表达办法,让领导心甘情愿把批评这味“苦药”喝下去,以柔代刚获得双赢的结果!
(1)给你的批评裹一层蜜
春秋时期,晋灵公奢侈腐化。一天,他心血来潮下令兴建一座九层高的楼台。这种举动无疑于劳民伤财,因此,群臣纷纷劝阻。这下,激怒了晋灵公,他扬言谁敢再说三道四就斩首示众。
这样一来,便没人敢说话了。可是,孙息却对晋灵公说:“灵公,你的主意很妙啊!他们不理解你,真是太笨了。”晋灵公听孙息这样说,感觉很受用。
孙息看到晋灵公的脸色由怒转喜,说道:“大王,我这里有个奇妙的游戏,我能把九个棋子摞在一起,上面还能再摞九个鸡蛋,你想看一下吗?”
晋灵公一听很感兴趣,立即要孙息露一手。于是孙息开始表演,结果越摞越高。这时,晋灵公忍不住冲孙息大声叫道:“危险!”孙息掂了掂手中的鸡蛋慢吞吞地说:“这算是什么危险,大不了摔坏几个鸡蛋,还有比这更危险的事哩!”晋灵公就问:“什么事比这还危险呢?”
孙息回答说:“建九层台。三年中男人不能耕地,女人不能织布,老百姓没有收成,外国也会趁机打进来。你说这不比棋子上摞鸡蛋更危险吗?”
晋灵公一听这话,吓出一身冷汗,立即下令停工。
在这个例子中,孙息就是用在苦药上裹一层糖的方法,先赞美晋灵公,让先尝一点甜头,稳定情绪后他才能听进自己的话,然后用做游戏的办法作比喻让晋灵公明白此道理。这样比直来直去、当面鼓对面锣地否定他人的效果要好得多。
职场中,下属在批评领导时,要想既达到批评的目的,关系也不弄僵,可以借鉴一下这个智慧。
(2)正话反说——先赞美,后批评
有一次秦始皇异想天开,要修一座世界上最大最美的御花园,其中要多盖楼阁,广种奇花异草,以供游玩消遣。
满朝大臣面对这种荒唐的建议,只有目瞪口呆,谁也不敢劝阻,只有优旃自告奋勇说他要去见秦始皇。众大臣们搞不清他能否说服皇上,都抱有疑惑的目光。
优旃来到秦始皇面前时,满脸喜庆的表情。他兴冲冲地说:“听说陛下要修一座很大很大的御花园,我听了真是太高兴了。我有一个建议可以让御花园锦上添花啊!”
秦始皇一听,在众人的反对声中优旃居然赞成自己,急忙催问:“什么建议,不妨说说。”
优旃说:“希望您最好在大花园中再多畜养各种飞禽走兽,特别是要多养麋鹿,越大越好。”
秦始皇问:“为什么麋鹿养得越多越好呢?”
优旃眉飞色舞地说:“麋鹿是很稀奇的动物,特别是它那尖尖的角很锐利,东方那些诸侯谁都没看过麋鹿。一旦有他们反叛,您就可以驱赶着这些麋鹿去顶他们,一定战无不胜。……”
秦始皇刚开始还觉得优旃的话可笑,可是听到最后明白了优旃话中有话,不像是简单地赞美他。当然,他更明白优旃这样说代表了很多大臣的意见,只是表达方式不同而已。终于,经过一段时间的思考后,秦始皇放弃了修御花园的念头。
不论古代还是现代,不论是专制的领导还是大度的领导,毫无疑问,下属当着领导的面直接严厉地批评,肯定无法接受,同样也不利于下属以后开展工作。因此,遇到这种情况,可以事先给他一些赞美,然后婉转地指出他所犯的错误。比如,正话反说就是先赞美,之后在不显山不露水中让领导自己去体会下属说话的含义。这种温和的态度,间接的批评,不仅可以让领导意识到他自己的错误,还可以为自己换来好感和尊重。因为你给了领导很大的面子,领导会感觉到你是出于关心他考虑,就是批评也能让人听着舒服。
(3)检讨自己,抬高领导
人无完人,每个人都会犯错误。因此,当你指责领导的错误时,不要着急给他指出来,可以先检讨一下自身的不足,坦率承认自己也并非完美。这样等于也是在抬高领导,领导也会打消对你的排斥和拒绝。如此一来,领导也会比较容易接受你的批评。
(4)发现领导闪光点
其次,如果能够在批评领导时,发现对方的闪光点,并先对这些闪光点进行一番褒奖,也会取得很好的效果。
对于任何人来说,毕竟挨批评都不是一件令人高兴的事情,何况领导?因此,批评领导的确是一门应该掌握的沟通艺术,让批评裹上一层糖衣,批评就不会变成你与领导继续交流的障碍。如果不了解这一点,领导即便是做错了事,也不会承认。
5、迂回表达分歧意见
在工作中,因工作而产生的上下级之间的冲突和分歧本来是很正常的事情。可是,有些下属,明明知道领导的指示是不正确的,但认为天塌下来由领导顶着,为了给领导留下听话的好印象,便去执行了。有些下属,和领导意见不一致时争论的面红耳赤、唇枪舌剑,这实际这已是关系破裂、矛盾激化的兆头。我们知道:“两虎相斗必有一伤”,试想一下,争论的结果无论准输谁赢,最终在感情上都很有可能造成两败俱伤。一旦出现这种兆头,你要再说服他恐怕就难上加难了。
那么,不争论顺从上司吗?顺从等于纵容;不顺从,会给上司留下不好的印象,自己的工作也将出现被动局面。此时,如何才能既表达自己不同的观点又让领导接受呢?可以迂回表达自己的分歧意见。
曾经,乔治六世国王的秘书阿南就用这种方式说服了丘吉尔。
1944年6月,盟军决定在诺曼底登陆,进攻日子定在6月6日。在这前一天,丘吉尔面对着激动人心的历史时刻,突发奇想:要是能够邀请国王一道随部队渡过英伦海峡,亲眼目睹这次具有历史意义的战役,将是多么难忘的人生经历啊!于是,他向国王发出了一起观战的邀请。
当时,乔治六世国王也有与丘吉尔相同的想法,他也很希望能像古代国王那样亲自率领军队投入作战,于是,当即表示赞同。
这时,国王的私人秘书阿南·拉西勒斯听说英国两位最高层政要——国王与首相决定去经历一场生死难料的风险考验,惊骇不已。万一国王、首相一同遇难,国家如何收拾?阿可是,国王正在兴头上,正面直接劝阻难以奏效,于是阿南对国王说:“陛下,我想知道,您对伊丽莎白公主还有何吩咐?万一有什么不测,王位将由谁来继承?首相的候选人是谁?”阿南的话恰似一副清醒剂使国王顿时醒悟,自己同首相的想法确实太草率了。于是,他立刻给丘吉尔写信,宣布撤销成命,并劝丘吉尔也不要去冒险。
就这样,阿南秘书在紧要关头巧妙地用“以迂为直”的策略,从国王最关心的人开始,用间接的提问打动国王,从而阻止了一次不必要的冒险行动。如果他直接去阻止,国王肯定不会接受。
另外,在对待分歧时,不妨虚心地向上司请教:“这个问题这么办,您看是否可行?”与领导一起商量对策,拿出方案,这样不仅为领导解了忧,也能在领导面前为自己留下好印象。
另外,如果领导安排的工作自己确实无法完成,也要婉转地表达自己的意见,比如“这件事通过努力是可以做到的,但其中有一些具体的困难,需要得到你的帮助”。这种留有余地的说法,给领导的感觉是:下属确实很想将这件事做好,但真的存在些困难,我得想办法帮助他。这样建议就成了求援。
企业中,有些员工在与领导的相处中就很懂得使用这种迂回表达建议的方式。
小华是某广告公司的策划人员。本来,春季就是各公司销售宣传的旺季,他们部门人手不多,已经很繁忙了,但是公司领导却将其他部门的工宣传文案工作也交给他们做。这下,他们既要对外部的客户负责,又要忙于内部各部门的宣传工作,有些力不从心。每天加班到深夜,甚至周末也不能休息。在这种情况下,小华他们几个心里很不舒服。于是他们一合计,还是找上司谈谈吧!
可是,如果直接说上司分工不正确,肯定上司会一口否认,该如何是好呢?经过合计,他们决定派一个代表,将工作计划报给上司,然后分析时间问题,让他自己去分析员工能否完成工作任务。于是,小华被派上“前线”!
当小华敲开上司门后,非常抱歉地说:“经理,我不得不打扰您一下,您交代完任务后,我做了个详细的工作计划表,想给您看看。”上司有点不耐烦地说:“不用了,只要你们完成任务就行了!”但是,小华停顿了一下,怯怯地说:“我们倒不怕加班,只是担心按照我的计划表,即使完成了也不能保证质量,所以希望得到您的支持和指教。”
上司一听,马上眉开眼笑,他仔细看了看报表后说:“谢谢你的提醒。这样吧,这个表我收下,我打个报告给老板,让市场拓展宣传部分分给销售部门吧!”
小华一听,微笑着离开了。
当下属在工作中与领导发生分歧时,最好是避免与之发生正面的冲突,自以为是顶撞上司不但无法为他分忧,反而为上司施加了更多的压力。领导与下属需要合作,即便有分歧也不能放下工作,因此,重在沟通达成一致。而迂回表达不但可以让决策失误的领导及时悔悟,也有利于和领导达成一致意见,争取他们的支持,步调一致,共赴成功。
6、听懂领导的潜台词
领导都喜欢与自己配合默契的下属,要配合默契首先需要当然要明白领导的语言乃至动作行为意味着什么。
说话是人与人之间传递思想、交流感情最基本的手段,但真正的说话技巧不仅是会说,还要会听。可是,由于领导和下属的身份、地位和工作内容不同,有时候出于某种需要,不可能把自己心中所想的明白无误地告诉下属,有些含义,需要下属去用心揣摩。如果你不明白这一切,事事都要领导去点明,就会像小熊一样最终会“笨死”。如果领导总抱怨下属不明真自己在说什么,那就是危险的信号。这样的下属就很难得到领导的重用。因此,和领导相处,一定要明白他们的潜台词。
有时,领导碍于自己的地位,不便随便表态,这时你应该比较乖巧,要替领导说出他们心中想说的话,千万不要歪曲他们的意思。那样就会吃不了兜着走了。
某文化馆的馆长到了退休年龄,可是他还希望自己能再任一届。因为这个文化馆是他千方百计跑上级部门、找企业筹措资金创办出来的。论功劳、论人品,没有人不佩服他。只要他不提出辞去馆长职务,谁也不会接替他的职务。
可是,近来市政府三令五申要提拔重用年轻人,馆长也很为难。于是,在一次会议中,他提出自己希望自己如果提出辞去馆长的职务。本来,他希望会有很多人挽留他再任一届,可谁知,年轻的办公室主任竟然信以为真了,他听完馆长的话后,就向馆长提出了新的馆长候选人名单。
馆长一看,气不打一处来,这小子分明是早就预谋好了啊!于是,馆长借机先上厕所去。
20分钟后,事情出现了转机,一个老书法家缓缓地站起来说:“我说两句,不知是否合适。诸位都知道,没有馆长就不会有现在这样颇具规模的文化馆,更没有我们这些人的用武之地。虽然,现在我们馆人才济济,但是提到管理,可不是绘画描鱼那么轻松。我觉得,年轻人约提拔还需要一段过程。”
听到老书法家的这番话,馆长的心中长出了一口气。后来,办公室主任被安排了一个有名无权的虚职。而老书法家却被提升到了重要的管理岗位。
很多时候,领导并不会把所有的事情都说透说破,特别是涉及到自己的切身利益和在公众中的形象时,他可能只是试探性地询问,或者巧妙暗示,如果听不懂领导的弦外之音,很可能误解他们的用意,错失自己晋升的大好时机。这个办公室主任就说没有听懂领导潜台词,把馆长的退让假戏真做了。他不明白,对于领导来说,还有什么比权利更让他们恋恋不舍呢?不到万不得已,谁都不会轻易放弃。而这个道理老书法家明白,他能及时地接收到领导的暗示信息,并能作出反应,促进与领导的沟通。因此,馆长才对他委以重用。
虽然这个馆长的做法不可仿效,但是也说明,和领导相处听懂他们潜台词的重要性。如果不能正确理会领导意图,就更谈不上贯彻领导的意图了。
那么,怎样听出领导的潜台词呢?
(1)听话听音
隋末唐初时期,封伦从隋朝的大臣摇身一变投靠了李渊。
一次,他随李渊出游途经秦始皇陵。李渊看到这座曾经极为宏伟的陵园经过战争的劫难只剩下残砖碎瓦,不禁十分感慨地说:“古代帝王耗尽国力,大肆兴建自己的陵园,到头来却成了黄土一抷……”
这个时候,封伦不失时机地说道:“自秦汉以来,帝王实行厚葬,官吏和百姓也竞相仿效。若是人死而地知,厚葬全都是浪费;若是人死而人知,被人盗掘,那只会是更加难堪。”
李渊听到这样的话,觉得很合心意,于是就下令“从今以后,自上至下,全都实行薄葬,不许铺张奢侈。”
封伦为什么悟性如此好,能猜透李渊的心思呢?中国有句俗语:“看人看相,听话听音。”因此,我们在听话的时候,要善于从领导的谈话里听出言外之意、弦外之音。在这里,李渊对始皇陵的感叹不是惋惜,而是批评。他肯定是不赞同厚葬。因为李渊的话中有“耗尽国力”这一句。如果是惋惜,他就会责骂那些战争杀手不注意保护文物了。但是,他感叹的是“耗尽国力”。因此,封伦才提出“厚葬全都是浪费”的观点。代李渊说出了他想说的话。当然,封伦如此机灵,他自己的前途也大放光芒。
(2)试探法
有时领导面临一些难以处理的局面,不好直接言明。比如,对于企业的领导来说,直接说缺钱是很没面子的事情。可是,下属的积极性又不能打击,只得找理由搪塞。此时,下属要机灵点儿,把握领导的说话的语气和表情,去捕捉、判断其意图和潜台词。不妨用自己想出的办法试探他们。如果你看到领导眉头舒展,就证明你的试探有针对性。
小王成为一家服装设计公司的主管后,兴奋极了,本想把自己的创意大大发挥一番。可是,没想到自己的独特创意只得到了老板口头表扬,市场成交率很低。原来公司营销推广不到位。
得知这个原因后,小王向领导建议一个很好的宣传计划。起初领导听得眉飞色色舞,后来听到请众多大牌明星和媒体炒作后,态度渐渐冷淡下来。钱从哪来?可是,老板又不便说明。
小王看到这个情况,试探着说:“我们不妨邀请几家服装厂家来赞助。他们正好借这个机会让模特穿上我们设计的服装宣传自己。”领导一听,顿时眉开眼笑。
(3)读懂委婉的语言
有的领导很温文尔雅,也很注意员工的脸面,不愿用直接的方式来询问,常常用一些看来比较关切的委婉的语言来安排工作。此时,下属需要仔细琢磨上司的“话外之音”,做出正确的应对之策。
一次,老板突然问外贸学校毕业的小刘:“你的英语和外国人交流没问题吧?”虽然小刘对自己的口语能力不那么自信,但他觉得老板的意思是:如果口语水平高,就可以一起去。于是,小刘自信地回答:“没问题”。之后又利用下班时间去新东方狂补几个月的了口语。果然,半年后,他获得了这次机会。
比如,领导比较关切地对你说:“你办公室的光线是不是太暗了?”其实意思是批评你文件起草的太潦草了,希望你改进。又如,当你们正在为一个问题激烈争执的时候,领导挥挥手说:“你看着办吧。”此时,你千万不要以为领导心甘情愿把决定权交给你,而是指他对你的迟钝感到厌烦。其实,他的潜台词是:“我的意思你回去好好想想,想清楚再谈。”
总之,领导的话外音远远不止这些,能不能琢磨明白,关键是看个人的悟性。“看云识雨、见微知著”是一个聪明下属的标志,更是良好的职场沟通能力的体现。要想听懂领导的潜台词,需要经常和他们交流,平时深入观察,仔细揣摩,熟谙领导的习性。相处的时间长了,你对他们的行为习惯和表达方式可能就会有更多的了解。
7、用不同的棒槌敲响不同的鼓
沟通也需要因人而异,对于性格不同、爱好不同的领导,不能都用千篇一律的沟通方式。如果领导水平有限,你非要咬文嚼字;如果领导文雅,你却像猛张飞一样上来就动粗。如此,沟通的效率就会大大降低。因此,沟通也需要掌握不同的方式,用不同的棒槌敲响不同的鼓。
小王的顶头上司是80后,家族企业接老子的班。也许是因为他没有尝到过创业的艰苦,经常不是飙车就是去舞厅,因为精力不足工作常常丢三落四。比如昨天还说今天的工作是通知应聘者来参加面试,可是,今天早上就忘光了,让人力资源部门的人措手不及。结果上司还埋怨小王不提醒。
这样的事情多了,小王总结出一套经验,基本可以应付上司了。比如,那天去给这位贪玩的上司送材料,小王专门选了一个上司办公室人多的时候,将材料放在他的桌子上,认真地说:“这是董事会让下发的材料,请您看后和我沟通一下。”上司“嗯”了一声。
小王担心上司又会束之高阁,进一步解释说:“里面有一条人事管理方面的规章,是大老板亲自交代的,关系到我们部门相关人员的调整,您一定要重视啊!”
“是吗?”上司一听小王这几句关键的话,赶紧离开电脑,拿起文件看了起来。
“您看后注上自己的意见,我好下发啊”小王看自己这招见效了,才放心地离开办公室。
像小王遇到的这种领导,如果担心他们会延误工作,与他们沟通最好的方法就是,故意提出他最感兴趣或者他最担心的话语来加深上司的印象。最后,还可以用简短的语言提醒上司,让他们牢牢记住。
还有一种领导在遇到难处理的问题或者涉及到员工利益的问题时不知出于什么原因考虑,总是一副模棱两可的态度。这时候,员工又不能自作主张,就需要巧妙地进行沟通,明白上司的意图。
在某企业,小段负责汽车维修。可是,一个月来,他遇到了十分棘手的问题,七家客户要求他们上门维修。本来这些客户的车是过了保修期的,厂家也没有义务随叫随到。可是,客户不明白这些,非要他们赔偿。于是,小段把事情向主管反映了。
谁知主管听后只是点点头,没有说话。
但是小段必须在下午回复客户,否则客户会亲自上门来要求赔偿。看到主管这种不知可否的态度,小段进一步说道:“客户要求我们今天就要修好。但是,他们又过了保修期,再说上门维修所需要的材料客户自己不愿意承担的话,怎么办?”
此时,小段不能不考虑自己的利益。如果今天上门维修,就意味着他要加班了。再者,如果客户不买维修材料,厂里也不报,就意味着自己掏钱来买。这种工作简直没法做。
看到主管还是含含糊糊的态度,小段干脆点明了。他问:“我现在想知道,这个维修是否在我们的制度规定之内?”
主管说:“虽然不在制度之内,但是如果客户投诉厂家对我们也不利。”
小段听到这里后继续问:“既然这样的话,我出去的费用自理还是免费?”
此时,主管不能不表明态度了,他说:“费用暂时你出,回来后凭发票报。”
在得到主管清晰的答复后,小段才开始去执行任务。
如果遇到这种有意打马虎眼的领导,员工要采取主动的态度和领导沟通。一方面是因为事关自己的利益,另一方面,也是出于为客户、为企业负责的出发点考虑。如果不和领导沟通好,自以为是,好心也许会办错事。
当然,在和领导的沟通中,员工要注意方式方法,要因人而异,因时而异,因事而异,就好不要在领导休息、吃饭或者睡觉的时间去打扰他们。那样他们情绪受到影响就不会达到自己的目的。