如何规划日程？
你怎么填写你的日程表？是看看每周或每月接到哪些工作，然后一项一项填入，逐步把页面空间塞满？还是在年初或季初，就先想好于公于私要完成哪些重大目标，然后以倒推法排定各阶段进程，以便如期达成？
前一种是多数人的做法，这样的日程表，只能发挥“避免遗漏”的消极功能；如果采用第二种做法，日程表则创造出更积极的“行动规划”意义，而这也是绝大多数记事本达人与时间管理专家推荐的做法。
日本时间管理顾问水口和彦指出，许多人在年底都会为自己拟定来年的愿望，例如度假、运动或进修，但事后却又发现自己每天工作满档，根本没有时间去落实。“然而‘有没有时间’不是结果，而是选择。”水口表示，一般人都是依照事情的紧急程度来安排工作，重要度高但紧急度低的工作则先延期再说，但“重要的事比起紧急的事，应该要更优先去做”。
他举例，许多人都知道“锻炼身体真的很重要”，于是年初时记事本上也写着“今年来跑马拉松吧！”但往往只有3分钟热度。“这就是因为事情不紧急之故。”水口表示，想要改变这种情况，就必须一开始便将“重要的事”填入3个月与每周日程表中，及早为重要的工作腾出落实的时间，才不会被各种紧急或突发的琐事所排挤。
Step1：厘清不急迫却重要的事
成功学大师史蒂芬·柯维（Stephen Covey）在经典著作《高效能人士的7个习惯》中提出“要事第一”的概念，强调必须将时间分配给重要的事，而非忙着完成紧急的事，才能真正掌握时间。
柯维以“急迫/重要矩阵”将生活事物分为4类，一般人常忙于急迫的事（第一、三象限），而忽略了“不急迫但重要”的事（第二象限），甚至在劳累之下逃避去做些不急迫又不重要的事（第四象限）。然而那些“不急迫但重要”的事，例如健康维持、人脉经营、学习进修等等，才是对人生真正有价值的工作，一定要想办法先排入日程表中，才能有效提升自我。
Step2-1：拟定一周日程明细
水口表示，所有工作都可分为“完成时间自由的工作”“指定时段完成的工作”和“临时插进来的工作”，将前两者妥善排进日程表，然后保留两成空档给后者灵活应变，就是最基本的周日程规划方式。
首先将会议、商谈等“指定时段完成的工作”（急迫的事）填入周日程表中，尤其务必记得将交通时间也计算在内。然后从开始时刻到完成时刻画上直线，不仅一周工作一目了然，剩余的自由时段也能轻易掌握。
接着将“完成时间自由的工作”（不急迫但重要的事）填入自由时段内。如果自由时段很分散，将工作拆成几个区段，分别填入不同的自由时段中也可以；而工作的开始与完成时刻也不必一定要标明，只要衡量整体自己能够负荷，制定一个完成日期即可。例如想要一周读完一本书，可以拆开来分别在每天的自由时间阅读，不必硬性限定，只要到周五前能读完就好。
另一个周日程规划窍门，则是“保留工作时段的两成，以便灵活运用”，避免因为临时插入紧急事项，而让自己在时间管理上发生破绽。
Step2-2：拟定3个月长期计划
长期计划的拟定，水口建议，以3个月（13周）为单位最恰当，因为半年或一年，由于时间延续太长容易让人松懈；1个月或双周，常常还看不到明显成果，容易让人气馁；3个月是最能让人有明确掌握进度的紧张感，又能看见成果的最佳时间长度。
做法上和周日程相同，先纵向列出1～13个格位，然后排定想要完成的不同计划，再依照开始时刻和完成时刻画上直线，就能一目了然自己在接下来3个月内的重点工作了。
